Cách lập dự toán gói thầu mua sắm hàng hóa qua 6 bước đơn giản

banner gif AccNet ERP chuyển đổi đầu bài

Trong bất kỳ hoạt động mua sắm nào – từ tài sản công đến thiết bị phục vụ hoạt động sản xuất, hành chính – bước đầu tiên mang tính nền tảng là lập dự toán gói thầu. Đây không chỉ là con số để “ước lượng chi phí”, mà còn là căn cứ pháp lý bắt buộc để xây dựng kế hoạch lựa chọn nhà thầu, thẩm định gói thầu, xét duyệt kết quả mua sắm. Vậy cách lập dự toán gói thầu mua sắm hàng hóa như thế nào? Cần căn cứ vào đâu để lập cho đúng? Hãy cùng AccNet tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Dự toán gói thầu mua sắm hàng hóa là gì?

Dự toán gói thầu mua sắm hàng hóa là toàn bộ chi phí ước tính cần thiết để thực hiện việc mua sắm một danh mục hàng hóa cụ thể trong khuôn khổ một gói thầu.

Dự toán bao gồm:

Giá trị hàng hóa cần mua theo đơn giá thị trường.
Chi phí vận chuyển, lắp đặt (nếu có).
Thuế, chi phí dự phòng.
Đây là căn cứ quan trọng để:
Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Trình duyệt, phê duyệt đầu tư hoặc chi tiêu.
Đánh giá giá hợp lý trong hồ sơ dự thầu.

2. Cách lập dự toán gói thầu mua sắm hàng hóa trong 6 bước

Dưới đây là quy trình chi tiết, phổ biến nhất khi lập dự toán mua sắm hàng hóa cho một gói thầu:

Bước 1: Xác định nhu cầu, danh mục hàng hóa cần mua

Người phụ trách cần tổng hợp thông tin từ bộ phận sử dụng hoặc căn cứ trên kế hoạch mua sắm đã được phê duyệt để xác định:

Loại hàng hóa cần mua (tên, chủng loại, mô tả).
Số lượng cần mua.
Mục đích, thời gian cần sử dụng.

Xem thêm:

Quy trình thu mua hàng hóa nguyên vật liệu theo chuẩn doanh nghiệp

Hướng dẫn chi tiết quy trình mua sắm hàng hóa trên 100 triệu đồng

Bước 2: Thu thập đơn giá, xác định nguồn giá

Có thể sử dụng một trong các hình thức sau:

Lấy báo giá từ ít nhất 03 nhà cung cấp uy tín, cùng điều kiện giao hàng, thuế.
Tham khảo bảng giá công khai trên các website chính thức, sàn thương mại điện tử lớn.
Áp dụng đơn giá của Nhà nước nếu thuộc danh mục có đơn giá ban hành.
Sử dụng dữ liệu lịch sử mua sắm gần nhất (kèm minh chứng).

Lưu ý khi áp dụng bước này trong cách lập dự toán gói thầu mua sắm hàng hóa: Các đơn giá phải còn hiệu lực, không chênh lệch quá lớn để đảm bảo tính minh bạch.

Bước 3: Tính toán chi phí hàng hóa

Lập bảng chi tiết:

Tên hàng hóa, mã hiệu (nếu có).
Đơn vị tính (cái, bộ, ram...).
Số lượng × đơn giá = thành tiền.
Cộng tổng giá trị các mặt hàng.

Bước 4: Bổ sung các chi phí liên quan khác trong cách lập dự toán gói thầu mua sắm hàng hóa

Tùy tính chất gói hàng, có thể phát sinh:

Chi phí vận chuyển, bốc dỡ (đặc biệt khi giao tỉnh xa, số lượng lớn).
Chi phí lắp đặt, cấu hình, đào tạo vận hành (với thiết bị CNTT, y tế...).
Chi phí kiểm định, bảo hiểm (nếu yêu cầu).

Bước 5: Tính thuế GTGT, chi phí dự phòng trong cách lập dự toán gói thầu mua sắm hàng hóa

Áp dụng thuế GTGT đúng quy định (hiện hành phổ biến là 10% hoặc 8% theo Nghị quyết 43).
Tùy trường hợp, có thể tính chi phí dự phòng do trượt giá, rủi ro kỹ thuật hoặc chi phí khác theo tính chất đặc thù của gói thầu.

Bước 6: Tổng hợp thành bảng dự toán hoàn chỉnh

Tổng hợp lại các khoản chi phí, kèm theo ghi chú trong cách lập dự toán gói thầu mua sắm hàng hóa cần ghi rõ:

Thời điểm báo giá.
Căn cứ pháp lý áp dụng.
Người lập, kiểm tra, ký xác nhận.

MUA NGAY HÔM NAY

Đăng ký Demo

Bằng cách nhấn vào nút Đăng ký, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của AccNet.

If you are human, leave this field blank.

3. Căn cứ pháp lý khi thực hiện cách lập dự toán gói thầu mua sắm hàng hóa

Khi lập dự toán mua sắm, bạn cần đảm bảo các bước, dữ liệu sử dụng có cơ sở pháp lý rõ ràng. Những văn bản chính hiện nay bao gồm:

Luật Đấu thầu 2013 – Điều 35: quy định nguyên tắc xác định giá gói thầu.
Nghị định 63/2014/NĐ-CP – Hướng dẫn về lập, thẩm định, phê duyệt dự toán.
Thông tư 58/2016/TT-BTC – Hướng dẫn lập dự toán mua sắm tài sản nhà nước từ nguồn ngân sách nhà nước.
Nghị định 151/2017/NĐ-CP – Hướng dẫn chi tiết Luật Quản lý, sử dụng tài sản công.
Các văn bản giá thị trường, báo giá từ nhà cung cấp, hoặc đơn giá ban hành nhà nước (nếu có).

banner gif AccNet ERP chuyển đổi giữa bài

4. Những lưu ý quan trọng khi lập dự toán gói thầu mua sắm hàng hóa

Dự toán phải có căn cứ rõ ràng: không lập bằng cảm tính hay lấy giá quá chênh lệch giữa các báo giá.
Phải thể hiện rõ tính hợp lý, cạnh tranh để tránh bị loại bỏ khi thẩm định hoặc bị thanh tra sau này.
Thực hiện cách lập dự toán gói thầu mua sắm hàng hóa phải có đủ chữ ký của người lập, người kiểm tra, người có thẩm quyền phê duyệt.
Giá gói thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải bằng hoặc thấp hơn dự toán.

5. Tối ưu quy trình lập dự toán & quản trị toàn diện với AccNet ERP

Trong thực tế, việc lập dự toán gói thầu mua sắm hàng hóa thường gặp nhiều khó khăn như: dữ liệu phân tán, khó kiểm soát chi phí phát sinh, thiếu sự liên kết giữa các phòng ban (tài chính – kế toán – mua hàng – kho vận). Điều này khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian tổng hợp, dễ xảy ra sai sót, ảnh hưởng đến tính minh bạch của gói thầu.

Để giải quyết triệt để vấn đề này, AccNet ERP – Giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện mang đến một hệ thống tích hợp, hỗ trợ doanh nghiệp:

Quản lý xuyên suốt quy trình dự toán – đấu thầu – mua sắm: Toàn bộ dữ liệu từ nhu cầu mua hàng, báo giá, hợp đồng đến thanh toán đều được quản lý trên một nền tảng duy nhất. Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát từng khoản chi phí, hạn chế thất thoát, minh bạch ngân sách.
Tự động hóa kế toán - tài chính: Khi phát sinh gói thầu mua sắm, các bút toán liên quan sẽ được ghi nhận tự động vào hệ thống kế toán, giúp kế toán viên giảm đến 70% thời gian xử lý chứng từ, đồng thời cung cấp báo cáo chính xác tức thì cho ban lãnh đạo.
Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng bằng dữ liệu: AccNet ERP tích hợp sẵn hệ thống báo cáo, phân tích đa chiều. Nhà quản trị có thể xem chi tiết chi phí theo từng gói thầu, theo dõi tiến độ thanh toán, so sánh dự toán, thực chi… từ đó đưa ra quyết định kịp thời, tối ưu hơn.
Kết nối chặt chẽ các bộ phận: ERP không chỉ dừng lại ở quản lý tài chính mà còn liên kết với các phân hệ khác như mua hàng, kho, nhân sự… Nhờ đó, quy trình lập dự toán gói thầu không bị rời rạc mà trở thành một chuỗi quản trị thống nhất, giảm tối đa rủi ro chồng chéo hoặc sai lệch dữ liệu.

Với AccNet ERP, doanh nghiệp không chỉ lập dự toán gói thầu nhanh hơn, minh bạch hơn mà còn xây dựng được một hệ thống quản trị tài chính – kế toán bền vững, hỗ trợ ra quyết định chiến lược, nâng cao hiệu quả vận hành lâu dài.

ACCNET ERP – NỀN TẢNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TOÀN DIỆN

TÍCH HỢP TRỢ LÝ PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH THÔNG MINH HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP PHÂN TÍCH SÂU, ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH ĐẦU TƯ NHANH - CHÍNH XÁC - CÓ CƠ SỞ

✅ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CHỦ ĐỘNG – KHÔNG CÒN “BƠI TRONG SỐ LIỆU RỜI RẠC”

Tự động hóa 80% nghiệp vụ kế toán chuẩn theo quy định Bộ Tài chính

AI hỗ trợ phân tích báo cáo tài chính - Financial Dashboard theo thời gian thực

Đồng bộ & mở rộng linh hoạt, kết nối ngân hàng, hóa đơn điện tử, vận hành đa nền tảng

✅ HIỆU QUẢ RÕ RỆT KHI ỨNG DỤNG AI TÀI CHÍNH

Giảm 20–30% chi phí vận hành nhờ kiểm soát ngân sách theo từng phòng ban

Tăng 40% hiệu quả sử dụng dòng tiền, dòng tiền ra/vào được cập nhật theo thời gian thực

Thu hồi công nợ đúng hạn >95%, giảm thất thoát và nợ xấu

Cắt giảm 50% thời gian tổng hợp & phân tích tài chính

Doanh nghiệp tiết kiệm từ 500 triệu đến 1 tỷ đồng/năm, tăng hiệu quả sử dụng vốn khi triển khai AccNet ERP

Xem chi tiết tính năng AccNet ERP

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY

Đăng ký Demo

Bằng cách nhấn vào nút Đăng ký, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của AccNet.

If you are human, leave this field blank.

Cách lập dự toán gói thầu mua sắm hàng hóa là bước đầu tiên nhưng cực kỳ quan trọng để đảm bảo gói thầu của bạn được phê duyệt nhanh chóng. Nếu bạn lập sai, thiếu căn cứ, hoặc không đầy đủ chi phí – toàn bộ quy trình lựa chọn nhà thầu sau đó có thể bị ảnh hưởng, thậm chí bị đánh giá là sai phạm trong kiểm toán. Hãy luôn cập nhật chính sách mới, sử dụng mẫu biểu chuẩn, có hệ thống lưu trữ báo giá, minh chứng rõ ràng.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: