Các hoạt động kinh doanh ngày càng diễn ra trên môi trường trực tuyến – từ marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng cho đến kế toán, tài chính. Một trong những thay đổi lớn mang tính bước ngoặt trong quản trị tài chính doanh nghiệp là chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, đặc biệt là hóa đơn thương mại điện tử (TMĐT) – loại hóa đơn đang dần trở thành quy chuẩn bắt buộc cho các giao dịch qua sàn TMĐT, website hoặc các nền tảng trung gian thanh toán.
Không chỉ là yêu cầu pháp lý từ cơ quan thuế, việc triển khai hóa đơn TMĐT còn giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm rủi ro, tăng độ minh bạch trong giao dịch. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thực sự hiểu rõ bản chất của loại hóa đơn này, dẫn đến triển khai thiếu chính xác, gây ra rủi ro về thuế, pháp lý. Trong bài viết này, AccNet sẽ giúp bạn:
- Hiểu đúng bản chất của TMĐT
- Nắm rõ các loại hóa đơn cần dùng
- Cập nhật quy định pháp lý mới nhất
- Hướng dẫn cách triển khai hiệu quả, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, tuân thủ pháp luật.
1. Hóa đơn thương mại điện tử là gì?
Khái niệm hóa đơn TMĐT
Hóa đơn thương mại điện tử là loại hóa đơn điện tử được sử dụng cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ qua nền tảng thương mại điện tử, bao gồm: sàn TMĐT (Shopee, Lazada, Tiki…), website doanh nghiệp, ứng dụng mobile hoặc các nền tảng trung gian như ZaloPay, MoMo…
Loại hóa đơn này có đầy đủ tính pháp lý tương đương như hóa đơn điện tử thông thường (được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC), nhưng được triển khai, tích hợp đặc thù theo quy trình bán hàng TMĐT. Hóa đơn có thể được tự động khởi tạo ngay khi đơn hàng được xác nhận, hoặc liên kết trực tiếp với phần mềm quản lý bán hàng, kế toán của doanh nghiệp.
So sánh với hóa đơn điện tử thông thường:
| Tiêu chí | Hóa đơn điện tử truyền thống | Hóa đơn thương mại điện tử |
| Hình thức | Có thể dùng cho bán trực tiếp, truyền thống | Dành riêng cho bán hàng online |
| Cách khởi tạo | Thủ công hoặc bán tự động | Tự động qua nền tảng TMĐT |
| Kết nối hệ thống | Có thể không tích hợp hệ thống | Yêu cầu tích hợp chặt chẽ với website/sàn |
| Quản lý dữ liệu | Chủ yếu kế toán nội bộ quản lý | Đồng bộ dữ liệu giữa sàn – phần mềm – thuế |
Hóa đơn thương mại điện tử áp dụng trong những trường hợp nào?
Hóa đơn TMĐT được áp dụng bắt buộc trong các tình huống sau:
Giao dịch trên sàn TMĐT (Shopee, Lazada, Tiki…)
Doanh nghiệp bắt buộc xuất hóa đơn cho mỗi giao dịch phát sinh. Cơ quan thuế hiện đang phối hợp chặt chẽ với các sàn để đối soát dữ liệu hóa đơn, đảm bảo nghĩa vụ thuế được thực hiện đầy đủ.
Bán hàng trực tuyến qua website, fanpage, ứng dụng
Khi người mua thanh toán online, nhận hàng từ xa, doanh nghiệp phải đảm bảo có hóa đơn hợp lệ đi kèm – đây là yêu cầu bắt buộc từ Cục Thuế, đặc biệt với những ngành có tỷ lệ hoàn thuế cao.
Bán hàng qua nền tảng trung gian thanh toán (ZaloPay, MoMo, VNPay…)
Trong trường hợp giao dịch phát sinh qua các cổng thanh toán, doanh nghiệp vẫn phải chủ động khởi tạo hóa đơn thương mại điện tử để chứng minh doanh thu, hợp thức hóa chi phí.
2. Các loại hóa đơn thương mại điện tử doanh nghiệp cần biết
Trên thực tế, có nhiều loại hóa đơn điện tử được sử dụng trong thương mại điện tử, tùy theo mô hình kế toán, quy mô doanh nghiệp, phương pháp kê khai thuế và bản chất giao dịch. Việc phân biệt rõ các loại hóa đơn TMĐT là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp:
- Lập đúng loại hóa đơn theo quy định
- Tránh rủi ro bị xử phạt khi xuất sai
- Quản lý doanh thu, đối soát giao dịch chính xác
Dưới đây là ba nhóm chính mà doanh nghiệp cần hiểu rõ:
Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử (hóa đơn GTGT)
Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, chiếm phần lớn trong các tổ chức kinh doanh có quy mô vừa và lớn.
Đặc điểm:
- Phản ánh đầy đủ giá bán, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng giá thanh toán.
- Có thể có mã của cơ quan thuế hoặc không, tùy quy định, đăng ký.
- Dữ liệu phải được lập theo định dạng chuẩn XML, gửi về Cơ quan Thuế định kỳ hoặc theo thời gian thực (real-time).
Trường hợp sử dụng trong TMĐT:
- Bán hàng qua website có hệ thống thanh toán online (thẻ, ví điện tử, chuyển khoản).
- Giao dịch B2B giữa các doanh nghiệp (ví dụ: sàn TMĐT bán công cụ phần mềm cho công ty).
- Bán hàng cho khách tổ chức yêu cầu khấu trừ thuế GTGT.
Lưu ý: Nếu không lập đủ thông tin thuế suất hoặc lập sai mã hàng chịu thuế, doanh nghiệp dễ bị loại chi phí khi quyết toán thuế.
Hóa đơn bán hàng điện tử
Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo phương pháp trực tiếp, không được khấu trừ thuế GTGT.
Đặc điểm:
- Không có dòng thuế suất, tiền thuế GTGT.
- Chủ yếu ghi nhận doanh thu, tổng tiền thanh toán.
- Cũng phải lập theo mẫu chuẩn, ký số, gửi cơ quan thuế.
Trường hợp sử dụng trong TMĐT:
- Hộ kinh doanh online bán hàng trên sàn TMĐT (Shopee, Tiki, Lazada) nhưng không kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Các cửa hàng nhỏ bán qua Facebook, Zalo, TikTok shop...
- Doanh nghiệp siêu nhỏ hoạt động độc lập, không sử dụng phần mềm kế toán.
Lưu ý:
- Tuy không khấu trừ thuế, nhưng hóa đơn vẫn là cơ sở pháp lý để ghi nhận doanh thu hợp pháp, kê khai thuế TNCN/TNDN.
- Việc không xuất hóa đơn dù đơn hàng nhỏ cũng có thể bị truy cứu nếu sàn hoặc đối tác cung cấp dữ liệu cho cơ quan thuế.
Các chứng từ điện tử khác đi kèm với hóa đơn
Ngoài hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, một số chứng từ điện tử khác cũng đóng vai trò quan trọng trong thương mại điện tử. Tuy không thay thế hóa đơn, nhưng lại rất cần thiết để hoàn chỉnh quy trình kế toán – bán hàng:
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
- Ghi nhận việc hàng đã được giao cho bên mua.
- Rất quan trọng khi có phát sinh trả hàng, đổi hàng hoặc tranh chấp vận chuyển.
- Cần đồng bộ với dữ liệu hóa đơn về ngày tháng, số lượng, mã hàng.
Biên lai thu tiền điện tử
- Dùng trong trường hợp thanh toán trước (đặt cọc), thu hộ hoặc giao dịch dịch vụ online.
- Không phải là hóa đơn, nhưng vẫn cần lưu giữ để chứng minh giao dịch.
Phiếu giao hàng điện tử, phiếu bảo hành điện tử
- Được sử dụng khi đơn vị bán hàng có chính sách hậu mãi, đổi trả hoặc bảo hành điện tử.
- Giúp nâng cao độ tin cậy, tính chuyên nghiệp trong khâu chăm sóc khách hàng.
Hóa đơn điều chỉnh, thay thế, hủy điện tử
Đây là nhóm hóa đơn thương mại điện tử được lập trong các trường hợp:
- Xuất sai thông tin (tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, đơn giá, thuế suất…).
- Hủy hóa đơn cũ do giao dịch bị hủy hoặc thay đổi.
Phân biệt:
- Hóa đơn điều chỉnh: Dùng để điều chỉnh tăng/giảm giá trị, nội dung sai sót.
- Hóa đơn thay thế: Lập mới thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ (trường hợp sai toàn bộ).
- Hủy hóa đơn: Thực hiện đúng quy trình theo quy định, không được xóa tự ý.
Lưu ý: Hóa đơn TMĐT sau khi ký, truyền dữ liệu không thể sửa bằng tay hay Excel. Việc điều chỉnh phải có logic nghiệp vụ, báo cáo minh bạch với cơ quan thuế.
3. Quy trình triển khai hóa đơn thương mại điện tử hiệu quả
Dưới đây là 6 bước cần thiết để triển khai hóa đơn TMĐT hiệu quả, bền vững, áp dụng được cho mọi doanh nghiệp đang bán hàng online, qua sàn thương mại điện tử, hoặc hoạt động đa kênh.
Bước 1: Đánh giá hiện trạng quy trình bán hàng, xuất hóa đơn hiện tại
Trước khi bắt đầu triển khai, doanh nghiệp cần thực hiện bước phân tích nội bộ:
- Doanh nghiệp đang bán hàng qua những kênh nào? (sàn TMĐT, website, mạng xã hội, cửa hàng vật lý…)
- Việc xuất hóa đơn hiện tại được thực hiện như thế nào? Thủ công, trên Excel, hay qua phần mềm có sẵn?
- Luồng dữ liệu từ đơn hàng đến hóa đơn đang liền mạch hay bị rời rạc?
- Có đang gặp vấn đề với các tình huống như: xuất hóa đơn trễ, sai thông tin, khách không nhận được hóa đơn?
Mục tiêu: Hiểu rõ điểm yếu trong quy trình hiện tại để không “vá lỗi” mà xây hệ thống mới tối ưu hơn.
Bước 2: Xác định loại hóa đơn phù hợp với mô hình doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần rà soát:
- Phương pháp kê khai thuế: khấu trừ hay trực tiếp?
- Đối tượng khách hàng: chủ yếu là tổ chức (B2B) hay cá nhân (B2C)?
- Tần suất, giá trị giao dịch: có cần xuất nhiều hóa đơn/ngày không?
Từ đó xác định:
- Sử dụng hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng
- Có cần lập thêm hóa đơn điều chỉnh, biên lai điện tử, phiếu giao hàng hay không
- Có cần tách hóa đơn theo từng kênh bán (website, sàn, social) để dễ đối soát không?
Mục tiêu: Đảm bảo chọn đúng loại hóa đơn thương mại điện tử, lập theo mẫu đúng quy định, tránh bị phạt do sai loại.
Bước 3: Chuẩn hóa thông tin đầu vào phục vụ việc xuất hóa đơn
Đây là bước quan trọng nhưng hay bị bỏ qua, dẫn đến sai sót sau khi triển khai. Doanh nghiệp cần:
- Chuẩn hóa thông tin khách hàng: tên, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn.
- Chuẩn hóa mã hàng hóa, dịch vụ: tên hàng, mã nội bộ, đơn vị tính, thuế suất, mã ngành…
- Kiểm tra hệ thống nhập liệu: có bắt buộc đầy đủ trường thông tin không? Có đồng bộ giữa bộ phận bán hàng, kế toán không?
Mục tiêu: Tránh tình trạng lập hóa đơn sai thông tin hoặc bị lỗi khi truyền lên Cơ quan Thuế.
Bước 4: Kết nối hệ thống bán hàng – kế toán – hóa đơn điện tử
Đây là bước xương sống trong triển khai hóa đơn thương mại điện tử, đảm bảo dữ liệu “chạy mạch” từ lúc bán hàng đến khi phát hành hóa đơn. Cần thiết lập:
- Kết nối từ website/sàn TMĐT/app bán hàng → hệ thống hóa đơn
- Đồng bộ trạng thái đơn hàng (đã thanh toán, đang giao…) với trạng thái xuất hóa đơn
- Liên kết dữ liệu với hệ thống kế toán nội bộ hoặc phần mềm ERP (nếu có)
Có thể sử dụng API, module trung gian, hoặc nhập xuất file theo định dạng chuẩn (Excel/XML/CSV) nếu chưa tích hợp trực tiếp được.
Mục tiêu: Hóa đơn được xuất tự động, nhanh chóng, đồng nhất với dữ liệu giao dịch thực tế.
Bước 5: Đăng ký mẫu hóa đơn, cấu hình chữ ký số
Sau khi hệ thống đã sẵn sàng, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục pháp lý:
- Lựa chọn mẫu hóa đơn phù hợp (theo chuẩn Thông tư 78/2021/TT-BTC)
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế trên Cổng Dịch vụ Công
- Cấu hình chữ ký số: cài đặt chữ ký số hợp lệ để ký hóa đơn, đảm bảo tính pháp lý
Nên thiết lập:
- Mỗi kênh bán hàng sử dụng một mẫu hóa đơn riêng biệt (nếu cần phân loại)
- Ký số tự động khi hóa đơn được sinh ra
- Thời gian truyền hóa đơn lên Cơ quan Thuế không vượt quá thời hạn quy định (thường là ngay hoặc trong ngày)
Mục tiêu: Hóa đơn thương mại điện tử có hiệu lực pháp lý, được chấp nhận bởi Cơ quan Thuế, khách hàng.
Bước 6: Đào tạo nhân sự, kiểm thử quy trình
Trước khi “go live”, doanh nghiệp cần:
- Đào tạo cho bộ phận kế toán, vận hành, bán hàng cách sử dụng hệ thống mới
- Hướng dẫn xử lý các tình huống như xuất sai hóa đơn, điều chỉnh, trả hàng, hoàn tiền...
- Chạy thử nghiệm trong 1 – 2 tuần với lượng đơn hàng nhỏ để kiểm tra:
- Hóa đơn có xuất đúng thông tin không?
- Có bị lỗi khi truyền dữ liệu?
- Khách hàng có nhận được hóa đơn không?
Sau thử nghiệm:
- Ghi nhận vấn đề phát sinh
- Tối ưu quy trình, phân quyền hệ thống
- Chính thức áp dụng toàn bộ hệ thống vào vận hành
Mục tiêu: Đảm bảo mọi khâu trong quy trình đều vận hành trơn tru, không có “nghẽn cổ chai”.
4. Quy định pháp lý liên quan đến hóa đơn TMĐT
Việc triển khai hóa đơn thương mại điện tử không chỉ mang tính kỹ thuật mà còn liên quan chặt chẽ đến tuân thủ pháp luật, đặc biệt trong các giao dịch TMĐT vốn có rủi ro cao về gian lận thuế.
Căn cứ pháp lý mới nhất doanh nghiệp cần nắm
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ điện tử
- Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử theo lộ trình
- Thông tư 40/2021/TT-BTC: Bổ sung quy định cho cá nhân kinh doanh TMĐT phải nộp thuế, xuất hóa đơn
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Cơ sở cho việc đối chiếu hóa đơn TMĐT, trách nhiệm khai báo doanh thu
Các văn bản này ràng buộc trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc xuất hóa đơn đầy đủ, kịp thời, đúng loại cho mỗi giao dịch bán hàng qua nền tảng số.
Trách nhiệm của doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn TMĐT
- Xuất hóa đơn ngay khi hoàn tất nghĩa vụ giao hàng/dịch vụ
- Ký số đầy đủ, gửi hóa đơn cho người mua đúng thời hạn
- Chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo chuẩn XML
- Lưu trữ hóa đơn ít nhất 10 năm dưới định dạng có thể kiểm tra được
Doanh nghiệp không được lấy lý do như “chờ khách yêu cầu mới xuất”, “không có nhân sự kế toán online” hay “giao dịch nhỏ không cần hóa đơn”. Đây đều là vi phạm hành chính theo quy định mới nhất.
Xử phạt khi vi phạm quy định hóa đơn thương mại điện tử
| Hành vi vi phạm | Mức phạt áp dụng |
| Không xuất hóa đơn đúng thời điểm | 4.000.000 – 8.000.000 VNĐ |
| Xuất sai loại hóa đơn | 2.000.000 – 5.000.000 VNĐ |
| Không truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế | 5.000.000 – 10.000.000 VNĐ |
| Lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua | 4.000.000 – 8.000.000 VNĐ |
Case thực tế: Một cửa hàng online kinh doanh qua Shopee bị truy thu 380 triệu đồng do không xuất hóa đơn TMĐT đúng hạn trong 6 tháng. Các giao dịch được sàn báo cáo lại với cơ quan thuế, dẫn đến việc truy vết.
5. Lợi ích khi triển khai hóa đơn thương mại điện tử
Không chỉ là tuân thủ pháp lý, việc áp dụng hóa đơn TMĐT còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, bán lẻ online, phân phối đa kênh.
Tự động hóa quy trình kế toán – bán hàng
Hóa đơn TMĐT giúp doanh nghiệp:
- Tự động tạo hóa đơn ngay khi đơn hàng phát sinh
- Rút ngắn quy trình kế toán thủ công
- Tránh tình trạng “quên xuất hóa đơn” hoặc xuất sai thông tin khách hàng
Đặc biệt, khi tích hợp với phần mềm, doanh nghiệp có thể:
- Kết nối dữ liệu giữa website – phần mềm kế toán – hệ thống thuế
- Xuất hóa đơn hàng loạt chỉ với 1 thao tác
- Tiết kiệm 80% thời gian so với làm thủ công
Minh bạch tài chính – chống thất thoát doanh thu
Trong TMĐT, mọi giao dịch đều để lại “dấu vết” kỹ thuật số. Việc sử dụng hóa đơn TMĐT giúp:
- Ghi nhận đầy đủ doanh thu theo từng đơn hàng
- Hạn chế rủi ro thất thoát do nhân viên không kê khai đủ
- Tạo minh chứng hợp pháp khi cần đối soát nội bộ hoặc kiểm toán
Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp phát triển bền vững, minh bạch và sẵn sàng gọi vốn nếu cần.
Giảm thiểu rủi ro pháp lý – tuân thủ quy định thuế
Khi triển khai đúng quy trình hóa đơn thương mại điện tử:
- Doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của Cơ quan Thuế
- Tránh các xử phạt hành chính không đáng có
- Dễ dàng phối hợp khi bị thanh tra, kiểm tra thuế
Nếu doanh nghiệp của bạn đang kinh doanh online hoặc đa kênh, hãy ưu tiên triển khai ngay giải pháp AccNet eInvoice, không chỉ xử lý hóa đơn TMĐT hiệu quả mà còn kết nối với phần mềm kế toán, giúp vận hành xuyên suốt, chính xác.
ACCNET EINVOICE – XỬ LÝ HÓA ĐƠN NHANH, GỌN, KHÔNG LỖI Doanh nghiệp sử dụng AccNet eInvoice báo cáo: tiết kiệm từ 100–300 triệu đồng/năm so với quy trình hóa đơn truyền thống 👉 Mỗi sai sót trên hóa đơn có thể khiến bạn bị phạt đến hàng chục triệu >>> Chuyển sang AccNet eInvoice – xử lý đúng ngay từ đầu! ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
6. Sai lầm thường gặp khi doanh nghiệp triển khai hóa đơn TMĐT
Chờ khách yêu cầu mới xuất hóa đơn: Nhiều doanh nghiệp chỉ xuất hóa đơn khi khách yêu cầu hoặc bỏ qua đơn hàng giá trị nhỏ. Đây là vi phạm quy định thuế, dễ bị xử phạt.
Chưa tích hợp hệ thống – xuất thủ công gây sai sót
Việc dùng Excel hoặc phần mềm không tự động dễ gây:
- Trùng số hóa đơn
- Xuất thiếu hoặc sót đơn hàng
- Mất thời gian kiểm tra lại
Không truyền dữ liệu lên cơ quan thuế kịp thời
Doanh nghiệp thường quên bước truyền file XML lên cổng thuế, dẫn đến:
- Hóa đơn không có giá trị pháp lý
- Bị truy thu, xử phạt sau kiểm tra
Hóa đơn thương mại điện tử không còn là tùy chọn, mà đã trở thành nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực TMĐT. Việc chủ động triển khai hệ thống hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, mà còn tối ưu hóa vận hành, nâng cao năng lực tài chính, tăng mức độ minh bạch khi mở rộng quy mô.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp đáng tin cậy, dễ triển khai, tích hợp trọn vẹn với hệ thống bán hàng, kế toán, thì AccNet eInvoice chính là lựa chọn tối ưu dành cho doanh nghiệp thương mại điện tử.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: