Không chỉ cá nhân mà doanh nghiệp cũng dần chuyển sang mua sắm online qua các sàn thương mại điện tử (TMĐT) như Shopee. Nhanh chóng – tiện lợi – giá rẻ là những điểm cộng khiến Shopee trở thành lựa chọn phổ biến cho các khoản chi văn phòng phẩm, thiết bị IT, thậm chí cả nguyên vật liệu đầu vào.
Tuy nhiên, điều ít doanh nghiệp để ý là: không phải giao dịch nào trên Shopee cũng có hóa đơn VAT. Khi mua hàng mà không có hóa đơn hợp lệ, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT, không được tính chi phí vào báo cáo tài chính, dẫn đến nhiều rủi ro thuế nghiêm trọng khi thanh – kiểm tra.
Vậy “xuất hóa đơn VAT Shopee” là gì? Có thể xuất không? Xuất như thế nào? Làm sao để kiểm soát chứng từ đúng quy định? Bài viết này sẽ phân tích toàn diện từ góc độ kế toán doanh nghiệp, gợi ý giải pháp kiểm soát hiệu quả.
1. Xuất hóa đơn VAT Shopee là gì?
Tại sao “xuất hóa đơn VAT Shopee” lại trở thành từ khóa được doanh nghiệp tìm kiếm? Bởi vì bản chất Shopee là nền tảng TMĐT trung gian, nên không phải tất cả giao dịch trên Shopee đều được cấp hóa đơn VAT hợp lệ.
Định nghĩa “hóa đơn VAT Shopee” trong doanh nghiệp
- Hóa đơn VAT (hay hóa đơn GTGT) là chứng từ pháp lý quan trọng, được cấp bởi doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đã đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, theo quy định tại Luật Quản lý thuế, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Trong khi đó, Shopee là nền tảng kết nối người bán, người mua. Trên Shopee có:
- Nhà bán cá nhân (không có mã số thuế – không xuất VAT)
- Nhà bán doanh nghiệp (có thể xuất VAT nếu được yêu cầu)
- Vì vậy, “hóa đơn VAT Shopee” là hóa đơn được cấp bởi nhà bán hàng (không phải Shopee) nếu, chỉ nếu họ là doanh nghiệp có đăng ký VAT.
Doanh nghiệp cần hiểu rõ điều này để tránh nhầm lẫn khi nghĩ rằng Shopee là bên bán hàng, phải xuất hóa đơn, trong khi thực tế Shopee chỉ là sàn kết nối giao dịch.
Shopee có phải là bên xuất hóa đơn không?
Không. Shopee không xuất hóa đơn VAT cho sản phẩm của nhà bán. Tuy nhiên, Shopee có thể xuất hóa đơn VAT trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp chạy quảng cáo qua Shopee Ads
- Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ vận chuyển tích hợp của Shopee
- Doanh nghiệp mua gian hàng Shopee Mall / dịch vụ đăng ký gian hàng
Trong các trường hợp trên, hóa đơn được phát hành dưới tên Công ty TNHH Shopee – là pháp nhân điều hành sàn TMĐT Shopee tại Việt Nam.
Tóm lại: Nếu doanh nghiệp mua sản phẩm vật lý trên Shopee, người xuất hóa đơn là nhà bán hàng, không phải Shopee. Nếu mua dịch vụ Shopee cung cấp trực tiếp, có thể yêu cầu Shopee xuất hóa đơn VAT.
Vì sao nhiều doanh nghiệp quan tâm đến xuất hóa đơn VAT Shopee?
Shopee đang trở thành kênh mua hàng phổ biến của doanh nghiệp
Theo báo cáo iPrice 2024, Shopee dẫn đầu thị trường TMĐT Việt Nam về lượt truy cập, với trung bình hơn 60 triệu lượt/tháng. Doanh nghiệp ngày càng có xu hướng đặt mua vật tư – thiết bị tiêu hao trên Shopee thay vì mất thời gian đi khảo giá, thu thập báo giá từ các nhà cung cấp truyền thống.
Tuy nhiên, chính vì quá tiện lợi, nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước kiểm tra chứng từ hợp lệ, khiến sau này khi quyết toán thuế mới phát sinh vướng mắc. Đây là điểm đau lớn mà các CFO, kế toán trưởng cần nắm rõ từ đầu.
Không có hóa đơn VAT – Doanh nghiệp thiệt đơn thiệt kép
Khi doanh nghiệp mua hàng nhưng không có hóa đơn GTGT hợp lệ:
- Không được khấu trừ thuế đầu vào
- Chi phí không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN
- Rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán
- Dễ bị phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (phạt 3–5 triệu cho hành vi sử dụng chứng từ không hợp lệ)
Giải pháp là gì? Kiểm soát hóa đơn từ đầu, kể cả khi mua trên Shopee – lý tưởng nhất là tích hợp hệ thống hóa đơn điện tử, cho phép quản lý toàn bộ hóa đơn đầu vào, tự động cảnh báo hóa đơn không hợp lệ, lưu trữ dễ dàng, chuẩn hóa quy trình kiểm soát chứng từ.
2. Hướng dẫn doanh nghiệp kiểm tra & xuất hóa đơn VAT Shopee
Dù Shopee là một sàn thương mại điện tử lớn, nhưng không phải đơn vị bán nào trên Shopee cũng cung cấp hóa đơn VAT hợp lệ cho doanh nghiệp. Do đó, trước – trong – sau khi đặt hàng, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện 4 bước kiểm tra, đảm bảo sau để tránh rủi ro mất thuế GTGT đầu vào:
Trước khi mua: Kiểm tra thông tin nhà bán có xuất hóa đơn VAT hay không
Cách làm:
- Truy cập vào trang chi tiết sản phẩm trên Shopee, kéo xuống phần thông tin Nhà bán hàng.
- Tìm mô tả có ghi: “Có xuất hóa đơn GTGT theo yêu cầu” hoặc tương tự.
- Nếu không thấy ghi rõ, chủ động nhắn tin cho shop qua tính năng chat Shopee để hỏi trước: “Bên mình có xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp không? Hóa đơn có thể hiện đầy đủ thông tin công ty được không?”
Lưu ý:
- Chỉ những shop đăng ký kinh doanh, khai báo thuế đầy đủ mới có thể xuất hóa đơn VAT hợp lệ.
- Nhiều shop cá nhân, hộ kinh doanh nhỏ chỉ cung cấp phiếu bán lẻ, không có giá trị khấu trừ thuế.
Khi đặt hàng: Ghi rõ yêu cầu xuất hóa đơn VAT trong ghi chú đơn hàng
Cách làm: Khi tiến hành thanh toán, ở bước cuối cùng có mục “Ghi chú cho người bán” → ghi cụ thể: “Vui lòng xuất hóa đơn GTGT cho công ty:
- Tên công ty: Công ty ABC
- Mã số thuế: 0123456789
- Địa chỉ: Số 1 Nguyễn Văn A, Q.1, TP.HCM”
Lưu ý:
- Đây là bằng chứng bạn đã yêu cầu xuất hóa đơn từ trước khi nhận hàng.
- Nếu shop không thực hiện đúng, bạn có quyền khiếu nại với Shopee.
Sau khi nhận hàng: Kiểm tra loại chứng từ nhận được
Cần xác minh:
- Hóa đơn VAT hợp lệ phải là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn có ký hiệu hợp lệ theo quy định.
- Kiểm tra các thông tin trên hóa đơn:
- Tên công ty – mã số thuế – địa chỉ phải đúng 100% theo đăng ký thuế.
- Có dòng thể hiện thuế suất VAT 8% hoặc 10%, tổng tiền, tiền thuế được tách riêng.
Không được chấp nhận:
- Phiếu giao hàng, biên nhận nội bộ, hay hóa đơn bán lẻ không mã số thuế.
- File excel/bảng kê tự tạo, hoặc chứng từ không hợp chuẩn.
Nếu không nhận được hóa đơn: Xử lý khiếu nại đúng quy trình
Cách xử lý:
- Nhắn tin lại cho shop để nhắc: “Shop vui lòng gửi hóa đơn điện tử như đã thỏa thuận. Nếu không cung cấp, bên mình sẽ báo với Shopee hỗ trợ.”
- Nếu shop không phản hồi hoặc từ chối:
- → Truy cập Shopee > Tôi > Đơn mua > Đơn hàng đã nhận > Trợ giúp
- → Chọn “Khiếu nại – Không nhận được hóa đơn VAT”
Lưu ý: Shopee hiện tại không bắt buộc mọi nhà bán hàng phải xuất hóa đơn GTGT, vì vậy chỉ những shop thuộc tổ chức/doanh nghiệp đăng ký đầy đủ mới có nghĩa vụ. Nếu bạn cần chứng từ đầu vào hợp lệ để kê khai thuế, tốt nhất chỉ nên chọn những shop được xác minh là doanh nghiệp, có cam kết xuất hóa đơn.
Tip: Nếu kế toán không trực tiếp đặt hàng, hãy đảm bảo có quy trình nội bộ rõ ràng giữa người mua hàng, bộ phận kế toán. AccNet eInvoice có thể tích hợp với các phần mềm mua hàng, kế toán để đồng bộ hóa đơn, cập nhật trạng thái theo luồng phê duyệt.
3. Các trường hợp doanh nghiệp có khả năng xuất hóa đơn VAT Shopee
Không phải giao dịch Shopee nào cũng giống nhau. Tùy vào loại nhà bán, nền tảng gian hàng, hình thức thanh toán, khả năng xuất hóa đơn VAT Shopee sẽ khác nhau. Phân tích theo từng tình huống sẽ giúp doanh nghiệp dễ áp dụng trong thực tế.
Doanh nghiệp mua hàng từ nhà bán là tổ chức kinh doanh có xuất hóa đơn
Đây là trường hợp lý tưởng nhất. Nhà bán là doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh, có mã số thuế, có phần mềm hóa đơn điện tử. Khi đó:
- Doanh nghiệp có thể yêu cầu xuất hóa đơn VAT cho đơn hàng.
- Cần chủ động liên hệ trước khi đặt hàng để xác nhận họ có xuất được hóa đơn hay không.
- Một số shop có ghi rõ trong phần mô tả: “Có xuất hóa đơn đỏ (VAT) nếu khách yêu cầu trước”.
Quy trình gợi ý:
- Chát với nhà bán qua Shopee Chat trước khi đặt hàng.
- Cung cấp thông tin xuất hóa đơn (Tên doanh nghiệp, MST, địa chỉ, email).
- Ghi chú “Yêu cầu xuất hóa đơn VAT” trong phần ghi chú đơn hàng.
- Sau khi nhận hàng, kiểm tra hóa đơn điện tử được gửi về email hoặc tài khoản.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu được cấp từ phần mềm hóa đơn điện tử hợp pháp, có mã cơ quan thuế, lưu trữ hợp lệ. Nếu doanh nghiệp có phần mềm, có thể:
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn (đối chiếu mã số thuế, định dạng XML, mã tra cứu).
- Lưu trữ tập trung toàn bộ hóa đơn đầu vào để phục vụ thanh kiểm tra thuế sau này.
Doanh nghiệp mua từ nhà bán cá nhân không có khả năng xuất hóa đơn VAT
Đây là tình huống phổ biến nhất nhưng cũng rủi ro nhất về mặt kế toán – thuế:
- Nhà bán là cá nhân, không có mã số thuế, không có phần mềm hóa đơn điện tử.
- Không thể xuất hóa đơn VAT theo quy định.
- Nhiều shop báo “có thể gửi phiếu thu hoặc hóa đơn bán lẻ viết tay”, nhưng đây không phải hóa đơn GTGT hợp lệ theo Thông tư 78.
Rủi ro:
- Không được khấu trừ thuế GTGT.
- Không được tính vào chi phí hợp lý nếu vượt ngưỡng 20 triệu đồng thanh toán tiền mặt.
- Khó chứng minh tính hợp pháp nếu bị kiểm tra truy thu thuế.
Khuyến nghị - Nếu hàng hóa có giá trị lớn hoặc mua định kỳ:
- Tìm nhà cung cấp khác có hóa đơn VAT (có thể bán ngoài Shopee).
- Dùng công cụ lọc shop có pháp nhân rõ ràng, có chính sách xuất hóa đơn ngay từ đầu.
Mua qua Shopee Mall – Có dễ lấy hóa đơn hơn không?
Shopee Mall là hệ thống các gian hàng chính hãng từ thương hiệu hoặc nhà phân phối được Shopee xác thực. Tuy nhiên:
- Không phải mọi shop Shopee Mall đều có hóa đơn VAT.
- Một số chỉ xuất hóa đơn bán lẻ hoặc yêu cầu liên hệ riêng để phát hành VAT.
Doanh nghiệp cần làm gì?
- Xem kỹ phần giới thiệu shop trên Shopee Mall (nhiều shop có ghi rõ điều kiện xuất VAT).
- Chủ động liên hệ qua hotline hoặc email của shop nếu không thấy phản hồi qua Shopee Chat.
- Kiểm tra kỹ thời hạn phát hành hóa đơn – thường là trong vòng 7–10 ngày sau khi giao hàng.
4. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi quyết toán thuế với hóa đơn từ Shopee?
Khi cơ quan thuế vào kiểm tra hoặc quyết toán, tất cả hóa đơn đầu vào đều phải được đối chiếu, chứng minh hợp lệ. Nếu doanh nghiệp không kiểm soát chặt các hóa đơn từ sàn thương mại điện tử như Shopee, rủi ro về mặt thuế sẽ rất lớn.
Không có hóa đơn VAT – có được tính vào chi phí hợp lệ không?
Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, một khoản chi được coi là hợp lý khi:
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp
- Khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh
- Có chứng minh thanh toán không dùng tiền mặt nếu > 20 triệu đồng
=> Nếu mua hàng Shopee nhưng không có xuất hóa đơn VAT Shopee hợp lệ, dù có hóa đơn bán lẻ hay phiếu thu cũng không đủ điều kiện đưa vào chi phí khấu trừ hoặc chi phí hợp lý để tính thuế TNDN.
Hậu quả:
- Bị loại chi phí khi quyết toán thuế, dẫn đến tăng lợi nhuận chịu thuế.
- Không được khấu trừ thuế GTGT nếu mua hàng có thuế đầu vào.
- Tăng nguy cơ bị truy thu thuế, xử phạt.
Rủi ro thường gặp nếu không kiểm soát hóa đơn khi mua online
Rủi ro 1: Bị xử phạt hành chính vì sử dụng chứng từ không hợp lệ
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt khi sử dụng hóa đơn không hợp lệ là từ 3 đến 8 triệu đồng mỗi trường hợp, chưa tính đến truy thu thuế, tiền phạt chậm nộp.
Rủi ro 2: Hóa đơn bị thất lạc – không lưu trữ đúng quy định
- Nếu doanh nghiệp lưu hóa đơn điện tử qua email hoặc in giấy rời, rất dễ bị thất lạc, sai lệch dữ liệu khi cần tra soát.
- Thiếu hệ thống lưu trữ tập trung, doanh nghiệp khó chứng minh tính hợp lệ của giao dịch khi bị thanh tra.
Rủi ro 3: Gian lận hoặc nhầm lẫn khi làm kế toán
- Không có công cụ kiểm tra mã hóa đơn, mã số thuế nhà cung cấp.
- Dễ bị gian lận chứng từ, sử dụng hóa đơn giả, ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.
5. Doanh nghiệp có nên tích hợp giải pháp hóa đơn điện tử để kiểm soát mua hàng Shopee?
Với tình hình mua hàng online ngày càng phổ biến, giải pháp kiểm soát hóa đơn đầu vào từ sàn TMĐT là bắt buộc. Thay vì xử lý thủ công, các doanh nghiệp nên triển khai hệ thống hóa đơn điện tử có khả năng kiểm tra – lưu trữ – đối chiếu tự động.
AccNet eInvoice – giải pháp kiểm soát hóa đơn Shopee hiệu quả. AccNet eInvoice là hệ thống hóa đơn điện tử dành cho doanh nghiệp Việt, giúp bạn:
Tự động kiểm tra hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp
- Nhập mã tra cứu hoặc đính kèm XML để xác minh hợp lệ.
- Kiểm tra mã số thuế, định dạng chuẩn Thông tư 78.
Quản lý hóa đơn đầu vào theo từng nhà bán hàng
- Phân loại hóa đơn theo sàn TMĐT, nhà cung cấp.
- Lưu trữ chứng từ trên nền tảng điện toán đám mây – truy cập nhanh mọi lúc.
Tích hợp với phần mềm kế toán, ERP
- Đồng bộ dữ liệu với hệ thống AccNet ERP hoặc phần mềm kế toán bên ngoài.
- Ghi nhận chi phí hợp lệ, khớp hóa đơn – bút toán kế toán.
Chuẩn hóa quy trình kiểm tra – lưu trữ – báo cáo
- Hạn chế tối đa sai sót trong kế toán thuế.
- Tự động cảnh báo hóa đơn trễ hạn, trùng lặp, sai dữ liệu.
ACCNET EINVOICE – XỬ LÝ HÓA ĐƠN NHANH, GỌN, KHÔNG LỖI Doanh nghiệp sử dụng AccNet eInvoice báo cáo: tiết kiệm từ 100–300 triệu đồng/năm so với quy trình hóa đơn truyền thống 👉 Mỗi sai sót trên hóa đơn có thể khiến bạn bị phạt đến hàng chục triệu >>> Chuyển sang AccNet eInvoice – xử lý đúng ngay từ đầu! ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
Mua hàng trên Shopee mang lại lợi thế về giá, tốc độ, nhưng doanh nghiệp không thể xem nhẹ việc kiểm soát, xuất hóa đơn VAT Shopee. Nếu bỏ qua bước này, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với:
- Truy thu, xử phạt thuế
- Không được khấu trừ thuế GTGT
- Không được tính chi phí hợp lý
Để đảm bảo an toàn pháp lý, minh bạch tài chính, giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp nên:
- Chủ động kiểm tra nhà cung cấp trên Shopee có xuất hóa đơn VAT không
- Thiết lập quy trình mua hàng – nhận hóa đơn rõ ràng
- Triển khai hệ thống hóa đơn điện tử chuyên nghiệp AccNet eInvoice để tự động hóa toàn bộ quá trình quản lý hóa đơn đầu vào
AccNet eInvoice không chỉ giúp kiểm soát hóa đơn từ Shopee mà còn phù hợp với mọi giao dịch mua sắm điện tử hiện đại – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp thời 4.0.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: