Hóa đơn điện tử (HĐĐT)hiện trở thành một trong những yếu tố cốt lõi hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý - kế toán. Với những lợi ích vượt trội, HĐĐT đã và đang thay thế hóa đơn giấy truyền thống tại Việt Nam. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn thắc mắc: “Hóa đơn điện tử là gì? Sử dụng HĐĐT có bắt buộc không? Làm thế nào để triển khai HĐĐT hiệu quả?” Bài viết này, Accnet sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện, từ khái niệm, lợi ích, đến quy định pháp luật, hướng dẫn chi tiết cách áp dụng HĐĐT trong doanh nghiệp.
Bài viết cùng chủ đề:
|
1. Hóa đơn điện tử là gì?
1.1. Định nghĩa
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lập, phát hành, lưu trữ trên hệ thống điện tử theo quy định của pháp luật. Khác với hóa đơn giấy, HĐĐT không cần in ra mà được truyền tải, lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử như email, phần mềm quản lý hóa đơn, hệ thống của cơ quan thuế.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, HĐĐT là tài liệu pháp lý được sử dụng trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, có giá trị tương đương hóa đơn giấy.
1.2. Đặc điểm của HĐĐT
- Dạng điện tử: Được lập, lưu trữ dưới dạng tệp dữ liệu (PDF, XML).
- Có mã xác thực: Đối với hóa đơn có mã, cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi hóa đơn được gửi đi.
- Truy xuất nhanh chóng: Người mua, người bán có thể dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn.
1.3. Phân loại hóa đơn điện tử
Các loại hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hóa đơn có mã xác thực: Do cơ quan thuế cấp mã, đảm bảo tính pháp lý cao.
- Hóa đơn không có mã xác thực: Do doanh nghiệp tự phát hành, áp dụng với một số đối tượng đặc thù.
1.4. Thống kê liên quan đến HĐĐT
Theo báo cáo của Tổng cục Thuế, tính đến cuối năm 2023:
- Hơn 90% doanh nghiệp tại Việt Nam đã chuyển sang sử dụng HĐĐT.
- Tỷ lệ phát hiện hóa đơn giả giảm hơn 60% so với trước đây.
2. Lợi ích của hóa đơn điện tử là gì?
2.1. Đối với doanh nghiệp
- Không cần in ấn hóa đơn giấy, giảm chi phí vận chuyển, lưu trữ
- Theo báo cáo của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp sử dụng HĐĐT có thể tiết kiệm đến 30-50% chi phí so với hóa đơn giấy.
- Tích hợp trực tiếp vào phần mềm kế toán, giảm sai sót nhập liệu.
- Tự động hóa quy trình hạch toán, báo cáo, tiết kiệm thời gian.
- Các giao dịch được quản lý đồng bộ, minh bạch hơn nhờ hệ thống HĐĐT.
- Chuyển đổi hóa đơn điện tử nhanh chóng
2.2. Đối với cơ quan thuế
- Tất cả hóa đơn được lưu trữ trực tuyến, dễ dàng kiểm tra, xác minh.
- Giảm tình trạng trốn thuế thông qua việc sử dụng hóa đơn giả.
2.3. Đối với môi trường
- Với hàng tỷ hóa đơn được phát hành mỗi năm, việc chuyển sang HĐĐT góp phần giảm đáng kể lượng giấy tiêu thụ.
- Giảm khí thải từ việc sản xuất, vận chuyển hóa đơn giấy.
3. Quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử
3.1. Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Nghị định này quy định chi tiết về việc sử dụng HĐĐT, yêu cầu:
- Tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022.
- Các hóa đơn phải được mã hóa, xác thực bởi cơ quan thuế trước khi phát hành.
3.2. Thông tư 78/2021/TT-BTC
Thông tư này hướng dẫn cụ thể cách thức triển khai HĐĐT:
- Yêu cầu doanh nghiệp: Đăng ký, thông báo sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế.
- Định dạng HĐĐT: Hóa đơn phải được lưu trữ dưới định dạng XML, đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật dữ liệu.
3.3. Trách nhiệm của doanh nghiệp
- Doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- HĐĐT phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định.
- Doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp bảo mật để tránh rò rỉ thông tin hóa đơn.
3.4. Các hình thức xử phạt khi không tuân thủ
Doanh nghiệp không tuân thủ quy định về HĐĐT có thể bị:
- Phạt hành chính: Từ 10-20 triệu đồng đối với hành vi không sử dụng HĐĐT theo quy định.
- Thu hồi mã số thuế: Nếu doanh nghiệp cố tình sử dụng hóa đơn giả, sai lệch.
4. Cách triển khai hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
4.1. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT uy tín
Một số tiêu chí quan trọng khi chọn nhà cung cấp:
- Hỗ trợ giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
- Khả năng đồng bộ hóa dữ liệu với hệ thống phần mềm kế toán của doanh nghiệp.
- Nhà cung cấp phải được Tổng cục Thuế công nhận.
- Dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, đặc biệt trong giai đoạn cài đặt, vận hành.
4.2. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Việc đăng ký sử dụng HĐĐT cần tuân thủ các bước sau:
Bước 1 - Chuẩn bị hồ sơ đăng ký:
- Mã số thuế doanh nghiệp.
- Chữ ký số (Token) hợp lệ.
- Mẫu HĐĐT dự kiến sử dụng.
Bước 2 - Gửi thông báo đăng ký đến cơ quan thuế: Thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
Bước 3 - Nhận thông báo chấp nhận: Sau khi xét duyệt, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 4 - Cài đặt hệ thống: Nhà cung cấp hỗ trợ doanh nghiệp cài đặt phần mềm, bắt đầu phát hành HĐĐT.
4.3. Đào tạo và triển khai hệ thống
Doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên kế toán được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng hệ thống HĐĐT.
- Thực hành lập, gửi và lưu trữ hóa đơn.
- Theo dõi quá trình vận hành, khắc phục lỗi kịp thời để tối ưu hóa hiệu quả.
5. Những lưu ý khi sử dụng HĐĐT
- Khi phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra: Mã số hóa đơn đã được xác thực bởi cơ quan thuế hay chưa. Thông tin trên hóa đơn có khớp với hợp đồng, đơn đặt hàng không.
- Thời gian lưu trữ: Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm.
- Biện pháp bảo mật: Sử dụng hệ thống mã hóa để bảo vệ dữ liệu hóa đơn. Thường xuyên sao lưu (backup) để tránh mất mát dữ liệu.
- Khi hóa đơn không khớp thông tin: Liên hệ nhà cung cấp để chỉnh sửa, gửi lại hóa đơn mới.
- Khi bị lỗi kỹ thuật từ hệ thống: Nhờ đội ngũ kỹ thuật của nhà cung cấp hỗ trợ khắc phục ngay lập tức.
6. Tương lai của HĐĐT tại Việt Nam
Hóa đơn điện tử là một phần trong bức tranh chuyển đổi số của ngành kế toán - tài chính tại Việt Nam. Doanh nghiệp áp dụng sớm HĐĐT sẽ có lợi thế trong việc:
- Tăng cường khả năng cạnh tranh thông qua việc số hóa toàn diện.
- Ứng dụng công nghệ mới vào HĐĐT như Blockchain, AI (Trí tuệ nhân tạo):
- Với sự hỗ trợ từ công nghệ, chính sách thúc đẩy từ chính phủ, HĐĐT sẽ trở thành tiêu chuẩn chung
7. Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử nào tốt nhất?
Phần mềm xuất hóa đơn điện tử LV eInvoice là một giải pháp của Công Ty Cổ Phần Tin Học Lạc Việt. Một trong những đơn vị uy tín, tiên phong trong lĩnh vực CNTT tại Việt Nam.
- Được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm với tiêu chí tuân thủ chặt chẽ với các thông tư, nghị định của pháp luật.
- Bên cạnh đó phải giúp người dùng dễ sử dụng nhất, dễ dàng tương thích với các thiết bị chữ ký số, các phần mềm kế toán khác.
- Phần mềm hóa đơn online LV eInvoice được tích hợp sẵn sàng với Phần mềm kế toán online Accnet Cloud giúp hỗ trợ tối ưu cho người sử dụng.
PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LV-EINVOICE
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử LV eInvoice tích hợp đầy đủ các tính năng từ lập hóa đơn, ký số, lưu trữ, cho đến việc tự động gửi hóa đơn đến khách hàng chỉ trong vài giây. Hệ thống bảo mật cao cấp của công ty cổ phần tin học Lạc Việt đảm bảo mọi dữ liệu của doanh nghiệp được bảo vệ an toàn
Lợi ích khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử LV e-Invoice bao gồm:
- Không tốn chi phí in ấn, lưu trữ giấy tờ
- Tự động tạo lập, ký số, gửi và lưu trữ hóa đơn
- Hoàn tất quy trình phát hành hóa đơn trong vài giây
- Luôn cập nhật theo quy định pháp luật mới nhất
- Tích hợp linh hoạt với các hệ thống kế toán và ERP
- Dễ sử dụng với mọi đối tượng người dùng
- Công nghệ mã hóa tiên tiến bảo vệ dữ liệu trước mọi nguy cơ mất mát
Với LV e-Invoice, việc quản lý hóa đơn chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trong hành trình số hóa doanh nghiệp, tạo ra giá trị bền vững. Chọn Lạc Việt - Chọn sự tin cậy và chất lượng hàng đầu.
Điểm nổi bật của LV eInvoice so với một số phần mềm hóa đơn điện tử khác:
- Phát hành hóa đơn online trực tiếp hoặc thông qua kết nối với các phần mềm tác nghiệp của Lạc Việt. Điều này giúp cho khách hàng chỉ làm việc với 1 đối tác duy nhất, không phải trả thêm phí kết nối giữa 2 phần mềm.
- Lựa chọn sử dụng bản Online, bản khách hàng tự cài đặt. Đối với các doanh nghiệp có số lượng hóa đơn phát hành lớn, có đội ngũ tin học riêng thì có thể lựa chọn bản cài đặt.
- Lựa chọn ký số bằng Token, HSM. Đối với các doanh nghiệp có số lượng hóa đơn phát hành lớn thì có thể lựa chọn ký số bằng HSM.
- Cho phép người bán khai báo quyền tra cứu hóa đơn, quản lý hóa đơn điện tử đầu vào cho khách hàng, không giới hạn số người dùng truy cập.
Một số thành tựu mà LV eInvoice đạt được
- Giải thưởng do hiệp hội các CIO Đông Dương bình chọn: 1st Indochina CIO's Choice Awards 2006 cho sản phẩm AccNetERP.
- Sản phẩm ưa chuộng nhất do Tạp chí PCWorld bình chọn đối với sản phẩm AccNetERP.
LV eInvoice được Tổng cục Thuế chứng nhận là tổ chức nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn, cũng như cung cấp giải pháp HĐĐT đáp ứng Thông tư 78 về hóa đơn điện tử.
Tóm lại, hóa đơn điện tử là gì? Đây chính là xu hướng, là giải pháp bắt buộc trong thời đại số hóa. Với những lợi ích vượt trội về chi phí, hiệu quả quản lý, tuân thủ pháp luật, việc triển khai HĐĐT là bước đi quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần thực hiện. Hãy bắt đầu chuyển đổi ngay hôm nay với giải pháp LV eInvoice – công cụ hỗ trợ toàn diện giúp bạn tối ưu hóa quy trình hóa đơn!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: