Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì: Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về việc bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.

Hóa đơn điện tử gồm các loại như sau: Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: Tem, vé , thẻ, phiếu thu bảo hiểm,…;

Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử phải được đảm bảo nguyên tắc: Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Và theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP Hóa đơn điện tử được pháp luật quy định khá cụ thể.

Theo đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Trong đó, hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo chuẩn định dạng dữ liệu của cơ quan thuế.

Điều kiện được sử dụng hóa đơn điện tử:

Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC thì người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng 6 điều kiện sau:

• Thứ nhất: Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Thứ hai: Phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
• Thứ ba: Là có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
• Thứ tư : Là có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Thứ năm: Là có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán ví dụ như Phần mềm kế toán AccNet, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Cuối cùng là có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố.

Các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử:

• 1.Muốn phát hành hóa đơn này, doanh nghiệp phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (soạn thảo theo mẫu số 1, ban hành kèm thông tư 32).
• 2.Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, gửi tới cơ quan quản lý (chi cục thuế nơi đơn vị lập trụ sở ), gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế (theo mẫu số 02 ban hành kèm thông tư 32).
• 3.Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế (Chi cục thuế)

Hướng dẫn thực hiện lập hóa đơn điện tử:

1.Lập hóa đơn điện tử:

• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán.
• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.
• Người bán hàng hóa có thể lập hóa đơn điện tử trên phần mềm kế toán AccNet hoặc phần mềm hóa đơn điện tử của Lạc Việt LV-E.Invoice.

2.Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn điện tử từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa dịch vụ:

• Gửi trực tiếp: Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm lập hóa đơn điện tử, ký điện tử hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa hai bên.
• Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trinh hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn bằng chương trình lập hóa đơn điện tử vào hệ thống sau đó, gửi cho người mua hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán.

3.Xử lý đối với hóa đơn điện tử lập sai

• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của hai bên.
• Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
• Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,… Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử nào phù hợp:

Phần mềm hóa đơn điện tử LV-E.Invoice là một giải pháp của Công Ty Cổ Phần Tin Học Lạc Việt. Một trong những đơn vị uy tín và tiên phong trong lĩnh vực CNTT tại Việt Nam. Được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm với tiêu chí tuân thủ chặt chẽ với các thông tư, nghị định của pháp luật, bên cạnh đó phải giúp người dùng dễ sử dụng nhất, dễ dàng tương thích với các thiết bị chữ ký số và các phần mềm kế toán khác. Phần mềm hóa đơn điện tử LV-E.Invoice được tích hợp sẵn sàng với Phần mềm kế toán AccNet giúp hỗ trợ tối ưu cho người sử dụng.

Phần mềm kế toán AccNet được Lạc Việt cho ra đời từ năm 1995, trải qua hơn 25 năm không ngừng phát triển, đáp ứng phù hợp với hầu hết các quy trình và nghiệp vụ từ đơn giản đến phức tạp của doanh nghiệp, đã được hàng nghìn đơn vị có tên tuổi trên thị trường tin dùng trong suốt thời gian qua như TMF Group, Toyota, Tập Đoàn Khatoco, Metan, KingsMen, Antesco,..