Bảng cân đối số phát sinh là gì? Cách lập bảng chi tiết theo TT 200

Trong kế toán bảng cân đối số phát sinh là một loại tài liệu quan trọng nằm trong bộ báo cáo tài chính của doanh nghiệp, vì vậy kế toán trong doanh nghiệp phải thực sự hiểu rõ về nó. Hãy để AccNet giúp bạn hiểu rõ hơn về bảng cân đối phát sinh là gì cũng như cách lập bảng cân đối số phát sinh chi tiết theo thông tư 200, theo dõi ngay dưới đây nhé.

1. Bảng cân đối số phát sinh là gì?

Bảng cân đối số phát sinh là một tài liệu bắt buộc phải nộp đối với doanh nghiệp được áp dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTC.

1.1 Khái niệm bảng cân đối số phát sinh

Bảng cân đối số phát sinh là bảng phản ánh tình hình cũng như những biến động tài chính trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm: Số dư đầu kỳ, số dư phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. 

Bảng cân đối tài khoản vô cùng quan trọng vì nó là cơ sở để lập nên 2 báo cáo chủ lực của doanh nghiệp đó là bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh.

1.2 Mục đích và ý nghĩa của bảng cân đối

Như đã nói ở phần trên, bảng cân đối phát sinh rất quan trọng đối với báo cáo tài chính doanh nghiệp. Mục đích và ý nghĩa của bảng cân đối phát sinh cụ thể như sau:

• Bảng cân đối số phát sinh được lập nhằm mục đích đối chiếu, kiểm tra số liệu ghi trên sổ sách, chứng từ nhằm xác định tính chính xác của số liệu và các nghiệp vụ kinh tế trước khi lập bảng cân đối kế toán và báo cáo hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.
• Bảng cân đối phát sinh phản ánh tổng quát nhất về tình hình tài chính của doanh nghiệp trong năm báo cáo.
• Ngoài ra, bảng cân đối phát sinh còn là cơ sở để xây dựng bảng cân đối kế toán và báo cáo hoạt động kinh doanh.

>>> Tìm hiểu thêm: Mẫu thuyết minh báo cáo tài chính theo thông tư 133

2. Bảng cân đối số phát sinh khác gì với bảng cân đối kế toán?

Có rất nhiều người nhầm lẫn bảng cân đối số phát sinh và bảng cân đối kế toán là một, cùng xem chúng có gì giống và khác nhau để sử dụng đúng trường hợp nhé.

Giống nhau

• Có thể kiểm tra và xác thực tính chính xác của việc nhập và xử lý các số liệu kế toán trong kỳ.
• Đều là những báo cáo quan trọng và cần thiết cho các nhà quản lý quy trình sản xuất, kinh doanh.
• Đều cung cấp số liệu về tài sản và nguồn hình thành vốn của công ty tại thời điểm nhất định.

Khác nhau

>>> Có thể bạn muốn biết: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Hạch toán trích lập đúng luật

3. Cách lập bảng cân đối tài khoản theo thông tư 200

Để lập được bảng cân đối tài khoản đúng và dễ dàng, mỗi kế toán phải “nằm lòng” cách xây dựng bảng cân đối. Dưới đây là cách lập bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 200/2014/TT-BTC:

• Cột 1: Số hiệu tài khoản

Nhập số hiệu của các tài khoản cấp 1 (hoặc có thể cả tài khoản cấp 1 và cấp 2) được doanh nghiệp sử dụng trong báo cáo.

• Cột 2: Tên tài khoản

Tiếp theo nhập tên cho mỗi tài khoản tương ứng với số hiệu tài khoản doanh nghiệp sử dụng trong báo cáo.

• Cột 3, 4: Số dư đầu kỳ

Bao gồm số dư Nợ đầu kỳ và số dư Có đầu kỳ. Số liệu được căn cứ trên sổ cái hay sổ nhật ký chung hoặc cột 7, cột 8 của bảng cân đối kế toán năm trước.

• Cột 5, 6: Số phát sinh trong kỳ

Số phát sinh trong kỳ được căn cứ vào tổng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của từng tài khoản trong kỳ. Số liệu được lấy từ tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có ghi trên sổ cái hoặc nhật ký chung trong năm báo cáo.

• Cột 7, 8: Số dư cuối kỳ

Số dư cuối kỳ phản ánh số dư Nợ cuối năm và số dư Có cuối năm của từng khoản mục trong năm báo cáo.

Số liệu của số dư cuối kỳ được tính theo công thức sau:

Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm

>>> Xem ngay:

• Bảng hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư 200
• Bảng hệ thống tài khoản theo thông tư 133

4. Bảng cân đối số phát sinh – Tải mẫu file Excel

AccNet mời bạn tham khảo mẫu cân đối số phát sinh theo thông tư 200/2014/TT-BTC.

4.1 Mẫu bảng cân đối số phát sinh

Mẫu bảng cân đối phát sinh theo thông tư 200

Mẫu bảng cân đối phát sinh theo thông tư 133

4.2 Giải thích thuật ngữ ký hiệu bảng

Trong bảng cân đối số phát sinh bao gồm:

• Cột số 1 (Số hiệu tài khoản): Để ghi số hiệu từng tài khoản từ loại 1 đến loại 9 (1XX -> 911)
• Cột số 2 (Tên tài khoản): Diễn giải tên tài khoản tương ứng với số hiệu tài khoản
• Cột số 3 (Số dư đầu kỳ): Dùng để thể hiện số dư Nợ đầu kỳ và số dư Có đầu kỳ của doanh nghiệp theo từng tài khoản
• Cột số 4 (Số phát sinh trong kỳ): Là khoản phát sinh Nợ trong kỳ và khoản phát sinh Có trong kỳ lấy từ sổ cái và sổ chi tiết của các tài khoản tương ứng.
• Cột số 5 (Số dư cuối kỳ): Dùng để phản ánh số dư Nợ cuối kỳ và số dư Có cuối kỳ.

5. Cách tính toán và xử lý số liệu trên bảng cân đối

Dưới đây là cách tính toán và xử lý số liệu trên bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 200/2014/TT-BTC:

Kế toán tạo thêm cột cho tài khoản cấp 1 bằng cách sao chép cột tài khoản cấp 1 vào danh mục tài khoản trên nhật ký chung. Tiếp theo sử dụng hàm LEFT cho cột tài khoản cấp 1 để lấy tài khoản cấp 1 từ cột tài khoản Nợ / tài khoản Có.

•  Cột số hiệu và tên tài khoản

Kế toán có thể Copy hoặc sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel để có danh mục các tài khoản, sau đó tiến hành hết tài khoản chi tiết (ngoại trừ tài khoản chi tiết của TK 333)

•  Cột số dư nợ và số dư có đầu kỳ

Đối với cột số dư đầu kỳ, sử dụng hàm VLOOKUP tìm số liệu tại cân đối phát sinh tháng 1 hoặc số dư cuối kỳ năm trước.

•  Cột số phát sinh nợ và số phát sinh có trong kỳ

Sử dụng hàm SUMIF tổng hợp ở nhật ký chung về (điều kiện vẫn là cột tài khoản Nợ / tài khoản Có).

•  Cột số dư nợ cuối kỳ và số dư Có cuối kỳ

Tính toán cột số dư cuối kỳ như sau:

Số liệu cột Nợ = Max (Số dư Nợ đầu kỳ + Số phát sinh Nợ trong kỳ – Số dư Có đầu kỳ – Số phát sinh Có trong kỳ,0)

Số liệu cột Có = Max (Số dư Có đầu kỳ + Số phát sinh Có trong kỳ – Số Dư Nợ đầu kỳ – Số phát sinh Nợ trong kỳ,0)

Cuối cùng, tính mục “tổng cộng” để hoàn thành việc lập bảng cân đối số phát sinh, kế toán sử dụng hàm SUBTOTAL để tính tổng cho các tài khoản cấp 1 có chi tiết phát sinh. Cú pháp SUBTOTAL (9, dãy ô cần tính tổng). Xem thêm những thông tin chuyên ngành tại đây.

Một số lưu ý sau khi tính toán:

• Tổng giá trị bên Có phải bằng tổng giá trị bên Nợ.
• Tổng số dư Có trên nhật ký chung phải bằng tổng số dư Có trên bảng cân đối phát sinh.
• Tổng số dư Nợ trên nhật ký chung phải bằng tổng số dư Nợ trên bảng cân đối phát sinh.
• Tài khoản loại 1 và loại 2 không có số dư Có, ngoại trừ các tài khoản 331, 3331, 421,…
• Tài khoản loại 3 và loại 4 không có số dư Nợ, ngoại trừ tài khoản 331, 3331, 421,…
• Tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9 không có số dư cuối kỳ.
• Tài khoản 112 phải khớp với sổ ngân hàng.
• Tài khoản 133, 3331 phải khớp với chỉ tiêu trên tờ khai.
• Tài khoản 156 bắt buộc khớp với hàng tổng cộng trên báo cáo Nhập – Xuất – Tồn kho.
• Tài khoản 142, 242 phải khớp với hàng tổng cộng trên bảng phân bổ 142, 242.
• Tài khoản 211, 214 phải khớp với hàng tổng cộng trên bảng khấu hao 211.

6. Bảng cân đối số phát sinh không cân – cách xử lý đơn giản

Trong bảng cân đối số phát sinh phải cân bằng giữa các số dư nợ và số dư có. Tuy nhiên, trong quá trình tính toán, xử lý số liệu, kế toán có thể mắc một số sai sót dẫn đến bảng cân đối phát sinh không cân. Khi gặp phải trường hợp trên, kế toán phải tìm ra nguyên nhân và cách xử lý ngay. Một số nguyên nhân và cách khắc phục cho vấn đề bảng cân đối tài khoản không cân.

Trên đây là tổng hợp những kiến thức về bảng cân đối số phát sinh cũng như cách lập bảng cân đối số phát sinh theo thông tư 200. Để các nghiệp vụ được thực hiện nhanh chóng, chính xác, các doanh nghiệp nên tích hợp sử dụng các phần mềm kế toán thuế hiện nay. Đây là phương pháp được rất nhiều doanh nghiệp thực hiện nhằm thực hiện công tác chuyển đổi số theo yêu cầu của chính phủ. Hy vọng với những chia sẻ của AccNet có thể giúp bạn xử lý công việc kế toán chính xác và dễ dàng. Để xem thêm những kiến thức hữu ích về kế toán, mời bạn truy cập vào https://accnet.vn nhé.

>>> Tin liên quan:

• Hướng dẫn lập báo cáo tài chính theo thông tư 200
• Quy trình kế toán bán hàng
• Kế toán công nợ là gì
• PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG MIỄN PHÍ