Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp, Quản Lý Bán Hàng, Kế Toán

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, những trường hợp sai sót dù lớn hay nhỏ như sai ngày tháng, sai tên công ty, sai số tiền,…đều cần phải thu hồi hóa đơn để điều chỉnh. Người bán cần phải lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử khi rơi vào những trường hợp này. Vậy mẫu biên bản thu hồi là gì? Hãy cùng theo dõi bài viết bên dưới của AccNet để được giải đáp chi tiết về loại biên bản này nhé.

>>> Bài viết cùng chủ đề

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo thông tư 78 mới nhất 2024
Hướng dẫn lập biên bản hủy hóa đơn điện tử chi tiết
Mẫu biên bản mất hóa đơn chuyên nghiệp, chuẩn nhất

Nội dung chính

1. Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử theo thông tư 78 mới nhất 2024

Biên bản thu hồi hóa đơn đã lập theo thông tư 78 phải đảm bảo về mặt nội dung và hình thức cũng như tính xác thực của biên bản. Sau đây, bạn có thể tham khảo ngay mẫu biên bản thu hồi mới nhất, đúng quy định pháp luật mà AccNet cập nhật bên dưới đây.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—oOo—

BIÊN BẢN THU HỒI HOÁ ĐƠN ĐÃ LẬP

Số 0123/BBTHHĐ

Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.

Hôm nay, ngày ……………/20…, đại diện hai bên gồm có:

BÊN A: ………………………

Địa chỉ: ……………………….

Điện thoại: ………………… MST: ………………………

Do Ông (Bà): ………………… Chức vụ: ……………………….

BÊN B: ……………………………………..

Địa chỉ: ………………………………………

Điện thoại: …………………………. ………..MST: ………………………

Do:…………………………………………………Chức vụ: ……………………………………..

Hai bên thống nhất lập biên thu hồi (Liên 2) hóa đơn 01GTKT3/001 đã lập, có ký hiệu: AA/13P số ………… ngày …………. để xóa bỏ theo qui định, và sẽ xuất thay thế bằng hóa đơn số 01GTKT3/001, ký hiệu: AA/13P số ………….. ngày …………………

Lý do thu hồi: ……………………….

Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn này.

Biên bản này lập thành 02 bản, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B

TẢI NGAY MẪU BIÊN BẢN THU HỒI HÓA ĐƠN

2. Biên bản thu hồi hóa đơn đã lập là gì?

2.1. Khái niệm

Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính quy định:

Biên bản thu hồi hóa đơn đã lập là biên bản do người bán và người mua lập ra nhằm mục đích thu hồi các liên của hóa đơn đã lập sai.

Đơn vị kinh doanh cần phải tiến hành lập biên bản thu hồi trong những trường hợp sau:

Trường hợp 1: Bên bán đã lập hóa đơn và giao cho bên mua nhưng bên mua chưa giao hàng, cung ứng dịch vụ thì phát hiện hóa đơn bị sai sót.
Trường hợp 2: Đối với hóa đơn đã lập và giao cho bên mua, song cả hai bên bán và bên mua đều chưa sử dụng hóa đơn đó để kê khai thuế.

Với cả hai trường hợp này thì mẫu biên bản thu hồi hóa đơn theo thông tư 78 phải trình bày rõ lý do thu hồi hóa đơn. Sau khi đã tiến hành lập văn bản để thu hồi hóa đơn điện tử sai sót, bên bán và mua sẽ phải hủy bỏ hóa đơn sai sót này và tiến hành lập hóa đơn mới theo quy định hiện hành.

2.2. Hóa đơn điện tử có áp dụng mẫu biên bản này được không?

Hóa đơn điện tử đã lập và gửi người mua nhưng chưa giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và gửi cho người bán, người mua và người mua chưa kê khai thuế, khi phát hiện hóa đơn có sai sót thì xử lý như sau:

Hủy hóa đơn điện tử sai sót khi có sự đồng ý và xác nhận của bên bán và bên mua. Hóa đơn điện tử đã hủy vẫn phải lưu trữ nhằm phục vụ việc tra cứu sau này.
Bên bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới theo quy định và gửi cho người mua. Lưu ý hóa đơn điện tử mới phải có ghi rõ “hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…,ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.

Theo thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC thì không có mẫu chuẩn đối với văn bản thỏa thuận về việc hủy / thu hồi hóa đơn điện tử giữa hai bên. Vì vậy, doanh nghiệp có thể tự căn cứ để lập mẫu văn bản thu hồi hóa đơn gồm đầy đủ thông tin và nội dung bắt buộc là được.

mẫu biên bản thu hồi hóa đơn

>>> Tìm hiểu thêm các bài viết cùng chủ đề:

Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử hiện đại nhất 2024
Tại sao quản lý hóa đơn điện tử hóa lại cần thiết cho doanh nghiệp của bạn?
Lợi ích không ngờ khi chuyển đổi hóa đơn truyền thống sang điện tử

3. Các trường hợp cần lập biên bản thu hồi hóa đơn

Dưới đây là tổng hợp các trường hợp bắt buộc doanh nghiệp phải lập biên bản:

Hóa đơn viết sai thông tin: Hóa đơn bị viết sai về số lượng hàng hóa, giá trị, tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, thuế suất, dẫn đến sự sai lệch trong báo cáo tài chính
Hóa đơn bị mất/rách: Trong quá trình lưu trữ, hóa đơn có thể bị mất, hỏng hoặc rách, nên thông tin trên hóa đơn không rõ ràng.
Hóa đơn bị trùng lặp: Hóa đơn trùng lặp làm cho các báo cáo tài chính bị sai lệch, gây ra rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp
Hóa đơn được lập nhưng giao dịch không diễn ra: Trong một số trường hợp, hóa đơn được lập nhưng giao dịch thực tế không diễn ra do các lý do như hủy bỏ đơn hàng, khách hàng từ chối nhận hàng hoặc thay đổi hợp đồng. Để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ kế toán, doanh nghiệp cần lập mẫu biên bản thu hồi hóa đơn đã lập theo thông tư 78.

4. Quy trình lập biên bản chi tiết nhất cho mọi doanh nghiệp

Chỉ với 5 bước dưới đây bạn có thể thiết lập được quy trình lập biên bản chuẩn xác theo pháp luật:

Bước 1: Xác định lỗi/lý do cần thu hồi hóa đơn, bao gồm việc kiểm tra lại thông tin hàng hóa, dịch vụ, khách hàng, các yếu tố khác liên quan đến hóa đơn.
Bước 2: Liên hệ với khách hàng/đối tác để thông báo về sai sót/lý do thu hồi hóa đơn
Bước 3: Lập biên bản với đầy đủ các thông tin cần thiết như trên mẫu biên bản mà Accnet đã trình bày tại phần 1. Biên bản phải được điền chính xác/chi tiết, tránh sai sót, nhầm lẫn sau này.
Bước 4: Ký xác nhận biên bản bởi các bên liên quan để xác nhận việc thu hồi hóa đơn và thể hiện sự đồng thuận, hiểu biết của cả hai bên về sai sót.
Bước 5: Lưu trữ mẫu biên bản thu hồi hóa đơn đã lập theo thông tư 78 cùng với các hồ sơ kế toán liên quan để dễ dàng kiểm tra/đối chiếu sau này. Doanh nghiệp cần thực hiện các điều chỉnh cần thiết trên hệ thống kế toán/thuế để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.

5. Những lưu ý khi lập biên bản thu hồi

Các doanh nghiệp, tổ chức cần phải lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây khi lập mẫu biên bản thu hồi hóa đơn đã lập theo thông tư 78 nhằm đảm bảo thực hiện đúng theo quy định pháp luật và tránh những sai sót về sau. Khi lập biên bản thu hồi cần lưu ý những nội dung sau:

Ngày trên biên bản phải trùng với ngày ghi trên hóa đơn mới.
Cần phải thể hiện rõ lý do thu hồi, sai sót phần nào trên hóa đơn; thu hồi hóa đơn số…, ngày…tháng…, ký hiệu… và xuất hóa đơn mới số…, ngày…tháng…, ký hiệu,…
Cuối cùng, sau khi lập biên bản thu hồi, thì cần có xác nhận của cả hai bên, ký và ghi rõ tên người đại diện pháp luật và đóng dấu xác nhận vào biên bản, sau đó mới xuất lại hóa đơn mới thay thế.

biên bản thu hồi hóa đơn theo thông tư 78

Tổng quan nội dung về biên bản thu hồi hóa đơn đã được trình bày chi tiết trong bài viết trên. Việc nắm bắt thông tin và mẫu biên bản thu hồi sẽ giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức khi thực hiện việc sửa đổi sai sót một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Hy vọng những chia sẻ của AccNet có thể bổ sung thêm kiến thức lĩnh vực kế toán. Bạn có thể tham khảo thêm nhiều bài viết liên quan tại website AccNet.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: