Sai sót trong việc lập, gửi hoặc quản lý hóa đơn là điều khó tránh khỏi, kể cả khi doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Những lỗi thường gặp như gửi nhầm hóa đơn, sai tên khách hàng, sai mã số thuế, hoặc xuất hóa đơn khi chưa đủ điều kiện pháp lý đều có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng nếu không được xử lý đúng cách.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn lúng túng giữa các khái niệm như: hủy hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn hay thu hồi hóa đơn. Đặc biệt, không ít trường hợp doanh nghiệp áp dụng sai biểu mẫu, lập thiếu thông tin thu hồi hóa đơn, dẫn đến việc bị cơ quan thuế từ chối, hoặc rơi vào tình trạng sai sót dây chuyền. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ từ gốc đến ngọn về biên bản thu hồi hóa đơn (THHĐ), từ định nghĩa pháp lý đến tình huống áp dụng, cách lập biên bản đúng chuẩn.
1. Biên bản thu hồi hóa đơn là gì?
Định nghĩa theo quy định pháp luật mới nhất
Theo Điều 19 – Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, biên bản thu hồi hóa đơn là văn bản do người bán, người mua lập, nhằm xác nhận việc hóa đơn đã phát hành có sai sót, cần thu hồi, trước khi kê khai thuế.
Lưu ý quan trọng:
- Nếu hóa đơn đã kê khai thuế → không được thu hồi → phải lập hóa đơn điều chỉnh
- Biên bản thu hồi phải có đủ chữ ký của hai bên, nội dung nêu rõ lý do thu hồi
Khác với hủy hóa đơn (thường áp dụng với hóa đơn chưa phát hành) hay điều chỉnh hóa đơn (áp dụng sau khi kê khai), thu hồi hóa đơn là quy trình riêng biệt đòi hỏi biên bản hợp lệ làm căn cứ pháp lý.
Mục đích, ý nghĩa pháp lý của biên bản THHĐ
Biên bản thu hồi hóa đơn có vai trò cực kỳ quan trọng trong quản trị rủi ro kế toán – thuế:
- Là cơ sở pháp lý chứng minh doanh nghiệp đã xử lý sai sót hợp lệ
- Là bằng chứng rõ ràng khi cơ quan thuế kiểm tra
- Là bước bắt buộc trước khi lập hóa đơn thay thế
Nếu không có biên bản thu hồi đúng mẫu:
- Hóa đơn thay thế có thể bị xem là không hợp lệ
- Hạch toán doanh thu, thuế GTGT đầu ra có thể bị loại trừ
Vì vậy, dù thao tác đơn giản, nhưng biên bản THHĐ là điểm mấu chốt giúp doanh nghiệp tránh “sai một ly – đi một dặm” trong quy trình kế toán.
Vì sao doanh nghiệp cần hiểu rõ về biên bản thu hồi hóa đơn?
Kể cả trong thời đại hóa đơn điện tử, doanh nghiệp vẫn có thể gặp lỗi như:
- Gửi hóa đơn sai thông tin
- Xuất hóa đơn sớm khi chưa có đầy đủ chứng từ
- Gửi nhầm hóa đơn cho khách hàng không đúng đối tượng
Nếu không xử lý đúng – cụ thể là không lập biên bản THHĐ hợp lệ – thì:
- Doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế do kê khai sai
- Mất lòng tin từ đối tác vì quy trình kế toán không minh bạch
- Nguy cơ bị xử phạt hành chính do sai quy trình kê khai thuế GTGT
Trong khi đó, với biên bản THHĐ đúng chuẩn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể:
- Thu hồi hóa đơn sai một cách hợp pháp
- Xuất lại hóa đơn mới đúng thông tin, đúng quy trình
- Lưu trữ chứng từ minh bạch để phục vụ kiểm tra, đối chiếu về sau
2. Biểu mẫu biên bản thu hồi hóa đơn theo quy định
Biểu mẫu thu hồi hóa đơn hiện hành không có mẫu bắt buộc theo pháp luật, nhưng phải đáp ứng các tiêu chí sau:
- Thông tin hóa đơn bị thu hồi: số hóa đơn, ngày lập, tên người mua, mã số thuế
- Lý do thu hồi: ghi cụ thể nội dung sai
- Thời điểm thu hồi: trước khi kê khai thuế
- Chữ ký của cả hai bên: có thể ký tay (với hóa đơn giấy) hoặc ký số (với hóa đơn điện tử)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---oOo---
BIÊN BẢN THU HỒI HOÁ ĐƠN ĐÃ LẬP
Số 0123/BBTHHĐ
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.Hôm nay, ngày .............../20..., đại diện hai bên gồm có:
BÊN A: ………………………
Địa chỉ: ……………………….
Điện thoại: ………………… MST: ………………………
Do Ông (Bà): ………………… Chức vụ: ……………………….
BÊN B: ……………………………………..
Địa chỉ: ……………………………………...
Điện thoại: ............................... ...........MST: ………………………
Do:.........................................................Chức vụ: ............................................
Hai bên thống nhất lập biên thu hồi (Liên 2) hóa đơn 01GTKT3/001 đã lập, có ký hiệu: AA/13P số ………… ngày …………. để xóa bỏ theo qui định, và sẽ xuất thay thế bằng hóa đơn số 01GTKT3/001, ký hiệu: AA/13P số ………….. ngày …………………
Lý do thu hồi: ……………………….
Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn này.
Biên bản này lập thành 02 bản, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
TẢI NGAY MẪU BIÊN BẢN THU HỒI HÓA ĐƠN
3. Các trường hợp doanh nghiệp cần lập biên bản thu hồi hóa đơn
Trên thực tế, không phải sai sót nào cũng cần thu hồi hóa đơn. Việc lập biên bản thu hồi hóa đơn chỉ nên thực hiện khi hóa đơn chưa được kê khai thuế, thường rơi vào một số trường hợp phổ biến sau:
Gửi sai thông tin người mua
- Ví dụ: sai tên công ty, sai mã số thuế, sai địa chỉ người mua.
- Dù hàng hóa, số tiền đúng, nhưng những sai lệch này cũng khiến hóa đơn không hợp lệ về pháp lý.
- Trong trường hợp chưa kê khai, hai bên cần lập biên bản thu hồi, sau đó bên bán xuất lại hóa đơn mới đúng thông tin.
Gửi nhầm nội dung hóa đơn
- Xuất hóa đơn với thông tin hàng hóa, dịch vụ không đúng: sai đơn giá, sai số lượng, hoặc gắn nhầm mã sản phẩm.
- Nếu chưa kê khai thuế, thu hồi hóa đơn, xuất lại là cách làm nhanh, rõ ràng, ít rủi ro nhất.
Xuất hóa đơn khi chưa đủ điều kiện phát hành
- Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn khi chưa hoàn tất hồ sơ giao hàng, chưa có hợp đồng, chưa nghiệm thu...
- Trong trường hợp phát hiện lỗi sớm, chưa kê khai thuế → nên lập biên bản thu hồi.
Gửi hóa đơn trước nhưng khách hàng yêu cầu điều chỉnh trước khi kê khai
- Khách hàng phát hiện lỗi ngay khi nhận hóa đơn, yêu cầu chỉnh sửa.
- Nếu thời điểm đó chưa kê khai thuế, thì thu hồi là phương án hợp lý, tiết kiệm thời gian nhất.
Số liệu hỗ trợ: Theo báo cáo từ Tổng cục Thuế năm 2024, hơn 23% trường hợp sai sót về hóa đơn điện tử xảy ra ở bước thông tin khách hàng, mô tả hàng hóa, phần lớn trong số này được xử lý bằng biên bản thu hồi hóa đơn.
4. Hướng dẫn cách lập biên bản THHĐ điện tử đúng chuẩn
Dù là văn bản đơn giản, biên bản THHĐ vẫn phải đảm bảo đầy đủ về mặt pháp lý, quy trình xử lý kế toán – thuế. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể để doanh nghiệp thực hiện đúng:
Điều kiện bắt buộc trước khi lập biên bản thu hồi
Doanh nghiệp chỉ được lập biên bản thu hồi hóa đơn khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
- Hóa đơn chưa kê khai thuế bởi cả bên mua, bên bán.
- Cả hai bên đồng thuận, ký xác nhận vào biên bản.
- Thời gian phát hiện sai sót sớm, chưa trễ so với kỳ kê khai thuế GTGT tháng/quý.
Trường hợp đã kê khai → không được phép thu hồi → phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh.
Các bước thực hiện trên hệ thống hóa đơn điện tử
Trong môi trường số, doanh nghiệp không cần làm thủ công. Với hệ thống AccNet eInvoice, quy trình thu hồi hóa đơn được thực hiện như sau:
Bước 1: Tạo yêu cầu thu hồi trên phần mềm
- Chọn hóa đơn cần thu hồi → Nhấn “Lập biên bản thu hồi”
- Hệ thống tự động điền thông tin từ hóa đơn gốc
Bước 2: Nhập lý do thu hồi
- Ghi rõ nguyên nhân sai sót (ví dụ: sai tên công ty, sai mã số thuế, nhầm nội dung…)
Bước 3: Ký số hai bên
- Gửi link ký trực tuyến cho người mua
- Sau khi hai bên ký, biên bản được lưu vào hệ thống
Bước 4: Phát hành hóa đơn mới
- Hóa đơn sai bị đánh dấu “Đã thu hồi”
- Xuất hóa đơn mới thay thế → hệ thống tự động gắn link biên bản để đối chiếu
⟶ Toàn bộ quy trình chỉ mất 3–5 phút, đảm bảo đúng luật, sẵn sàng kiểm tra thuế bất cứ lúc nào.
Những lỗi thường gặp khi lập biên bản thu hồi
| Lỗi thường gặp | Nguy cơ | Cách khắc phục |
| Thiếu chữ ký của bên mua | Biên bản không hợp lệ | Sử dụng nền tảng có ký số song phương như AccNet eInvoice |
| Không ghi rõ số hóa đơn thu hồi | Không đối chiếu được hóa đơn sai | Luôn dẫn số hóa đơn, ngày lập cụ thể |
| Biên bản không đúng mẫu hoặc định dạng | Không được chấp nhận khi thanh tra thuế | Dùng mẫu tự động từ phần mềm chuẩn hóa |
Lưu ý chuyên sâu cho doanh nghiệp:
- Biên bản thu hồi không phải chỉ là thao tác “hợp thức hóa”, mà còn là căn cứ kế toán, chứng từ lưu trữ hợp pháp.
- Nếu không được thực hiện đầy đủ, kế toán có thể đối mặt với các rủi ro như: bị loại chi phí hợp lệ, bị phạt hành chính từ 4–8 triệu đồng.
5. Phân biệt: Thu hồi hóa đơn – Hủy hóa đơn – Điều chỉnh hóa đơn
Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa các khái niệm “thu hồi”, “hủy”, “điều chỉnh” hóa đơn. Điều này dẫn đến áp dụng sai quy trình xử lý, làm tăng rủi ro bị loại chi phí thuế hoặc vi phạm quy định. Bảng so sánh nhanh các khái niệm:
| Tiêu chí | Thu hồi hóa đơn | Hủy hóa đơn | Điều chỉnh hóa đơn |
| Thời điểm áp dụng | Trước khi kê khai thuế | Khi chưa gửi/hoặc gửi sai nhưng không sử dụng | Sau khi đã kê khai thuế |
| Cách xử lý | Lập biên bản thu hồi → Xuất hóa đơn mới | Gạch chéo hoặc hủy số → Không xuất lại | Lập hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm |
| Có lập biên bản không? | Có | Có thể có | Có |
| Tính hợp lệ của hóa đơn mới | Thay thế hóa đơn cũ hoàn toàn | Không còn giá trị sử dụng | Bổ sung cho hóa đơn gốc đã phát hành |
Lưu ý quan trọng:
- Biên bản thu hồi hóa đơn chỉ áp dụng được khi hóa đơn chưa kê khai, do đó kế toán cần kiểm tra kỹ thời điểm kê khai của cả bên bán, bên mua.
- Việc dùng sai quy trình (ví dụ: đã kê khai rồi mà vẫn thu hồi) có thể dẫn đến hóa đơn bị từ chối khấu trừ thuế đầu vào.
6. Lưu ý khi sử dụng biên bản thu hồi hóa đơn trong môi trường điện tử
Trong môi trường kế toán số, hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không chỉ cần lập đúng biên bản mà còn phải đảm bảo chuẩn kỹ thuật, pháp lý, bảo mật.
Chữ ký số hợp lệ
- Biên bản thu hồi phải có chữ ký số của cả bên bán, bên mua để được xem là hợp pháp.
- Không sử dụng chữ ký ảnh, file scan hay bản word không ký → không có giá trị khi kiểm tra thuế.
Quy định lưu trữ, đồng bộ hệ thống
- Biên bản phải được lưu trữ điện tử, có thể tra cứu, in lại, gửi cho cơ quan thuế khi cần.
- Nên sử dụng hệ thống có khả năng đồng bộ với phần mềm kế toán để thống nhất dữ liệu giữa hóa đơn thu hồi, chứng từ gốc.
Thời gian lưu trữ, truy xuất
- Tối thiểu: 10 năm theo Luật Kế toán, Luật Quản lý thuế.
- Doanh nghiệp cần phần mềm có tính năng truy xuất thông minh, lọc hóa đơn đã thu hồi hoặc bị sai theo từng kỳ báo cáo, khách hàng, hoặc mặt hàng.
7. Gợi ý giải pháp hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp thu hồi hóa đơn nhanh – đúng – an toàn
Doanh nghiệp cần gì ở một phần mềm xử lý biên bản thu hồi hóa đơn?
- Tạo biểu mẫu đúng chuẩn chỉ trong vài bước
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ trước khi cho phép thu hồi
- Chữ ký số 2 bên thực hiện trực tiếp trên hệ thống
- Đính kèm đầy đủ hóa đơn cũ - mới, quản lý chuỗi liên kết chứng từ
- Kết nối với phần mềm kế toán, báo cáo rõ ràng
AccNet eInvoice không chỉ là phần mềm phát hành hóa đơn điện tử mà còn là trợ lý kế toán số trong xử lý sai sót hóa đơn. Với hơn 30 năm kinh nghiệm từ Công ty CP Tin học Lạc Việt, sản phẩm này mang lại:
- Giao diện thân thiện, phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn
- Đảm bảo bảo mật, đạt chuẩn ISO 27001
- Tự động xử lý các nghiệp vụ như thu hồi, hủy, điều chỉnh – có hướng dẫn minh họa chi tiết
- Ký số song phương ngay trong hệ thống – không cần gửi email thủ công
- Tự động lưu trữ, đối chiếu, truy xuất hóa đơn mọi lúc, mọi nơi
ACCNET EINVOICE – XỬ LÝ HÓA ĐƠN NHANH, GỌN, KHÔNG LỖI Doanh nghiệp sử dụng AccNet eInvoice báo cáo: tiết kiệm từ 100–300 triệu đồng/năm so với quy trình hóa đơn truyền thống 👉 Mỗi sai sót trên hóa đơn có thể khiến bạn bị phạt đến hàng chục triệu >>> Chuyển sang AccNet eInvoice – xử lý đúng ngay từ đầu! ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
Việc lập biên bản thu hồi hóa đơn đúng chuẩn không chỉ giúp khắc phục lỗi kịp thời, mà còn bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro kiểm tra thuế, loại chi phí, hoặc mất lòng tin với đối tác. Thay vì thao tác thủ công dễ sai sót, doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm như AccNet eInvoice để:
- Xử lý thu hồi hóa đơn nhanh, gọn, đúng pháp luật
- Lưu trữ minh bạch – truy xuất dễ dàng
- Giảm áp lực cho bộ phận kế toán – tăng sự minh bạch trong điều hành
Đừng để hóa đơn sai sót trở thành rủi ro tài chính – hãy để AccNet eInvoice giúp bạn xử lý mọi thứ một cách chuyên nghiệp, thông minh!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: