Biên bản mất hóa đơn 2024

Khi Doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử sẽ khó tránh khỏi những trường hợp làm mất hóa đơn. Vậy những trường hợp này sẽ sử dụng mẫu biên bản mất hóa đơn nào? Các quy trình xử lý ra sao? Cùng AccNet theo dõi ngay bài viết này để biết thông tin chi tiết nhé.

1. Quy trình xử lý mất hóa đơn GTGT - Liên 2 đầu ra

Quy trình xử lý mất hóa đơn được chia ra nhiều trường hợp khác nhau. Tùy vào trường hợp cụ thể mà cách xử lý cũng sẽ khác nhau.

TH1: Mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế

Với trường hợp hóa đơn chưa kê khai thuế sẽ xử lý như sau: Bên mua và bên bán lập biên bản giải trình về việc mất hóa đơn. Biên bản ghi rõ các yêu cầu như:

• Ghi rõ sự việc kiện bên mua hoặc bên bán làm mất hóa đơn
• Ghi rõ thông tin liên 1 của bên bán về thời gian kê khai nộp thuế.
• Ghi rõ họ tên đầy đủ của cá nhân đại diện pháp luật hoặc người ủy quyền của cả 2 bên.
• Lập biên bản giải trình về việc mất hóa đơn có giấy xác thực rõ ràng.

TH2: Quy định xử lý mất hóa đơn liên 2

Thực hiện quy trình xử lý theo thông tư 176/2016/TT-BTC như sau:

• Sử dụng mẫu BC21/AC để thông báo việc mất hóa đơn lên cơ quan thuế. Theo quy định, các trường hợp làm mất, cháy hỏng được xem là vi phạm về hóa đơn. Thời hạn gửi thông báo chậm nhất là 5 ngày từ khi phát hiện ra việc mất, cháy hỏng hóa đơn. Lưu ý, bên nào làm mất thì sẽ chịu trách nhiệm lập báo cáo để nộp cho cơ quan thuế.
• Lập biên bản mất hóa đơn: Bên bán sẽ liên hệ với bên mua để lập biên bản giải trình về việc mất hóa đơn ghi nhận rõ sự việc. Trong đó, bên bán ghi rõ hóa đơn liên 1 đã khai nộp thuế vào thời gian cụ thể nào. Đại diện 2 bên ký đóng dấu lên biên bản.
• Bên bán sao chụp lại hóa đơn liên 1 có ký xác nhận của người đại diện pháp luật và đóng dấu biên bản để giao cho bên mua.
• Bản sao hóa đơn liên 1 có ký xác nhận và đóng dấu sẽ được dùng để làm các chứng từ kế toán, kê khai thuế và quyết toán thuế cho doanh nghiệp.

TH3: Xử lý mất hóa đơn liên 2 liên quan đến bên thứ ba

Nếu có bên thứ ba liên quan đến việc mất hóa đơn cần xác định bên thứ 3 là do người mua hay người bán thuê để xác định cách xử lý cũng như xử phạt.

Bên thứ 3 được bên nào thuê thì bên đó sẽ phải chịu trách nhiệm về việc xử lý mất hóa đơn.

2. Tải mẫu biên bản mất hóa đơn liên 2 đầu vào

Dưới đây là mẫu biên bản mất hóa đơn được ban hành và cập nhật mới nhất. Bao gồm 2 mẫu

Mẫu 1: Biên bản mất hóa đơn xác nhận giữa bên mua và bên bán

>>> TẢI MẪU BIÊN BẢN

Mẫu 2: Biên bản mất hóa đơn gửi cơ quan thuế

>> TẢI MẪU BIÊN BẢN

Đăng ký nhận tư vấn miễn phí phần mềm

Nhận Demo ngay hôm nay để trải nghiệm:

ERP trên nền tảng web, tập trung dữ liệu đa chi nhánh.

Hệ thống chỉnh sửa theo đặc thù của doanh nghiệp.

Tích hợp công cụ quản trị doanh nghiệp hoàn chỉnh.

Xử lý dữ liệu lớn với hàng ngàn giao dịch/ngày.

Lũy kế dữ liệu đến trên 10 năm.

Đăng ký nhanh

Sản phẩm cần tư vấn*Phần mềm tài chính kế toán AccNet ERPPhần mềm kế toán Accnet CloudPhần mềm hóa đơn điện tử AccNet eInvoicePhần mềm quản lý mua hàng AccNet PurchasePhần mềm quản lý bán hàng AccNet OrderPhần mềm quản lý điểm bán lẻ AccNet SurePOSPhần mềm quản lý kho AccNet InventoryPhần mềm quản lý ngân sách dự án AccNet BudgetPhần mềm quản lý tài sản AccNet AssetHệ thống phân tích tài chính AccNet BI Dashboards

Bằng cách nhấn vào nút Đăng ký, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của AccNet.

Đăng ký

If you are human, leave this field blank.

3. Quy định mức xử phạt khi làm mất hóa đơn

Theo ông tư 176/2 th016/TT-BTC, các mức phạt mất hóa đơn liên 2 đầu vào sẽ từ 4.000.000 VNĐ đến 8.000.000 VNĐ. Cụ thể:

Trường hợp bị cảnh cáo

Các trường hợp làm mất do cháy hỏng (trừ hóa đơn liên 2) khi có thiên tai, hỏa hoạn, sự kiện bất khả kháng nếu đã kê khai, nộp thuế và hồ sơ chứng từ rõ ràng hàng hóa mua bán sẽ giảm nhẹ tình tiết xử phạt hoặc không phạt tiền nếu có từ 2 tình tiết trở lên.

Làm mất hóa đơn lập sai và hóa đơn này đã được xóa bỏ, có hóa đơn khác thay thế thì chỉ bị phạt cảnh cáo.

Trường hợp phạt tiền

• Phạt tiền từ 3 - 5 triệu đồng với các hành vi:

Làm mất, cháy hỏng hóa đơn liên 2 đã lập trong khi sử dụng hóa đơn nếu có tình tiết giảm nhẹ như có hồ sơ, tài liệu chứng minh mua bán hàng hóa dịch vụ.

Người mua làm mất hóa đơn và có biên bản giải trình về việc mất hóa đơn giữa hai bên ghi nhận sự việc.

• Phạt tiền từ 4 - 8 triệu đồng với trường hợp sau:

Làm mất hóa đơn do cơ quan thuế phát hành nhưng chưa tiến hành lập hóa đơn.

Làm mất hóa đơn  liên 2 đã lập nhưng chưa kê khai thuế, các bên liên quan lập biên bản giải trình về việc mất hóa đơn ghi nhận sự việc.

Tại sao tình trạng mất hóa đơn xảy ra phổ biến?

Tình trạng mất hóa đơn xảy ra thường xuyên là do doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy. Khi nhận được hóa đơn từ người bán, kế toán sẽ lưu trữ thủ công trong tủ hồ sơ và nhập số liệu vào máy tính để theo dõi.

Điều này có những hạn chế dẫn đến việc mất hóa đơn như:

• Theo năm tháng, hóa đơn ngày càng nhiều hơn, không gian lưu trữ quá tải dễ dẫn đến tình trạng bị mất hóa đơn.
• Kế toán quên không lưu trữ hóa đơn vào tủ hồ sơ hoặc xảy ra tình trạng cháy, hỏng do mọt mối.
• Điều này có gây ra sự bất tiện trong việc tra cứu khi làm quyết toán hoặc giải trình khi có kiểm tra từ cơ quan thuế.

4. Giải pháp AccNet eInvoice xử lý tình trạng mất hóa đơn hiệu quả nhất

Khi hóa đơn GTGT liên 2 đầu ra bị mất, doanh nghiệp phải lập biên bản mất hóa đơn theo đúng mẫu & gửi thông báo đến cơ quan thuế trong thời hạn quy định (Ví dụ mẫu BC21/AC, thông báo mất hóa đơn theo Thông tư 176). Việc này nhằm bảo vệ quyền lợi, tránh bị xử phạt về hóa đơn sai sót hoặc thiếu sót trong khai thuế.

Tuy nhiên, quy trình truyền thống — soạn biên bản, gửi email, lưu hồ sơ giấy — dễ dẫn đến chậm trễ, thất lạc hoặc sai sót. Đây là lúc AccNet eInvoice vào vai “cứu cánh” giúp xử lý biên bản mất hóa đơn nhanh gọn, chuẩn xác:

• Tạo biên bản mất hóa đơn tự động theo mẫu chuẩn — bạn chỉ cần nhập số hóa đơn, ngày phát hiện và lý do mất, phần mềm sẽ sinh biên bản cùng nội dung cần thiết.
• Gắn liên kết hóa đơn – biên bản – sổ sách: khi biên bản được lập, các module bán hàng, tài chính, công nợ đồng bộ cập nhật để số liệu vẫn nhất quán.
• Cảnh báo thời hạn thông báo thuế: hệ thống sẽ nhắc nhở bạn gửi thông báo mất hóa đơn đến cơ quan thuế đúng thời hạn để tránh rủi ro.
• Lưu trữ và tra cứu lịch sử: tất cả biên bản mất hóa đơn đều được lưu trong hệ thống, dễ truy xuất khi kiểm tra thuế hoặc đối chiếu nội bộ.
• Đồng bộ với lập hóa đơn thay thế (nếu cần): nếu cần thay thế hóa đơn đã mất, AccNet eInvoice hỗ trợ xử lý điều chỉnh / phát hành hóa đơn mới một cách liền mạch.

Với AccNet eInvoice, việc xử lý biên bản mất hóa đơn không còn là căng thẳng giấy tờ mà trở thành quy trình tự động, minh bạch và an toàn — giúp bạn tránh rủi ro pháp lý và giữ dữ liệu kế toán – thuế luôn rõ ràng.

PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT

AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:

• Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
• Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
• Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
• Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
• Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)

Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:

• Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
• Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
• Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
• Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.

DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP?

✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp

• Giảm 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
• Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
• Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
• Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi

✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP  

• Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
• Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
• Cập nhật công nợ & số dư real-time
• Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn

✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội  

• Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
• Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
• Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.

Đăng ký Demo

Chức vụChủ doanh nghiệpGiám đốc tài chínhTrưởng phòng Kế toánTrưởng phòng Mua hàngTrưởng phòng Nhân sựTrưởng phòng ITTrưởng phòng Kinh doanhTrưởng phòng MarketingQuản lý dự ánNhân viênKhác

Yêu cầu tư vấn/demo*Phần mềm tài chính kế toán AccNet ERPPhần mềm kế toán Accnet CloudPhần mềm hóa đơn điện tử AccNet eInvoicePhần mềm quản lý mua hàng AccNet PurchasePhần mềm quản lý bán hàng AccNet OrderPhần mềm quản lý điểm bán lẻ AccNet SurePOSPhần mềm quản lý kho AccNet InventoryPhần mềm quản lý ngân sách dự án AccNet BudgetPhần mềm quản lý tài sản AccNet AssetHệ thống phân tích tài chính AccNet BI Dashboards

Bằng cách nhấn vào nút Đăng ký, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của AccNet.

Đăng ký

If you are human, leave this field blank.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE

✅ Demo miễn phí full tính năng

✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp

✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm

Liên hệ ngay với AccNet để nhận được tư vấn chi tiết về quản lý hóa đơn điện tử và giải đáp các thắc mắc liên quan đến biên bản mất hóa đơn trong bài viết này nhé. Hy vọng những thông tin trong bài đem lại nhiều kiến thức kế toán hữu ích cho doanh nghiệp.