Khi Doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử sẽ khó tránh khỏi những trường hợp làm mất hóa đơn. Vậy những trường hợp này sẽ sử dụng mẫu biên bản mất hóa đơn nào? Các quy trình xử lý ra sao? Cùng AccNet theo dõi ngay bài viết này để biết thông tin chi tiết nhé.

Quy trình xử lý mất hóa đơn GTGT – Liên 2 đầu ra

Quy trình xử lý mất hóa đơn được chia ra nhiều trường hợp khác nhau. Tùy vào trường hợp cụ thể mà cách xử lý cũng sẽ khác nhau.

Biên bản mất hóa đơn

TH1: Mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế

Với trường hợp hóa đơn chưa kê khai thuế sẽ xử lý như sau: Bên mua và bên bán lập biên bản ghi nhận sự việc làm mất hóa đơn. Biên bản ghi rõ các yêu cầu như:

  • Ghi rõ sự việc kiện bên mua hoặc bên bán làm mất hóa đơn
  • Ghi rõ thông tin liên 1 của bên bán về thời gian kê khai nộp thuế.
  • Ghi rõ họ tên đầy đủ của cá nhân đại diện pháp luật hoặc người ủy quyền của cả 2 bên.
  • Lập biên bản có giấy xác thực rõ ràng.

TH2: Quy định xử lý mất hóa đơn liên 2

Thực hiện quy trình xử lý theo thông tư 176/2016/TT-BTC như sau:

  • Sử dụng mẫu BC21/AC để thông báo việc mất hóa đơn lên cơ quan thuế. Theo quy định, các trường hợp làm mất, cháy hỏng được xem là vi phạm về hóa đơn. Thời hạn gửi thông báo chậm nhất là 5 ngày từ khi phát hiện ra việc mất, cháy hỏng hóa đơn. Lưu ý, bên nào làm mất thì sẽ chịu trách nhiệm lập báo cáo để nộp cho cơ quan thuế.
  • Lập biên bản mất hóa đơn: Bên bán sẽ liên hệ với bên mua để lập biên bản ghi nhận rõ sự việc. Trong đó, bên bán ghi rõ hóa đơn liên 1 đã khai nộp thuế vào thời gian cụ thể nào. Đại diện 2 bên ký đóng dấu lên biên bản.
  • Bên bán sao chụp lại hóa đơn liên 1 có ký xác nhận của người đại diện pháp luật và đóng dấu biên bản để giao cho bên mua.
  • Bản sao hóa đơn liên 1 có ký xác nhận và đóng dấu sẽ được dùng để làm các chứng từ kế toán, kê khai thuế và quyết toán thuế cho doanh nghiệp.

TH3: Xử lý mất hóa đơn liên 2 liên quan đến bên thứ ba

Nếu có bên thứ ba liên quan đến việc mất hóa đơn cần xác định bên thứ 3 là do người mua hay người bán thuê để xác định cách xử lý cũng như xử phạt.

Bên thứ 3 được bên nào thuê thì bên đó sẽ phải chịu trách nhiệm về việc xử lý mất hóa đơn.

Tải mẫu biên bản mất hóa đơn liên 2 đầu vào

Dưới đây là mẫu biên bản mất hóa đơn được ban hành và cập nhật mới nhất. Bao gồm 2 mẫu

Mẫu 1: Biên bản mất hóa đơn xác nhận giữa bên mua và bên bán

>>> TẢI MẪU BIÊN BẢN

Mẫu 2: Biên bản mất hóa đơn gửi cơ quan thuế

Mẫu biên bản mất hóa đơn theo thông tư 39

>>> TẢI MẪU BIÊN BẢN 

Quy định mức xử phạt khi làm mất hóa đơn

Theo ông tư 176/2 th016/TT-BTC, các mức phạt mất hóa đơn liên 2 đầu vào sẽ từ 4.000.000 VNĐ đến 8.000.000 VNĐ. Cụ thể:

Trường hợp bị cảnh cáo

Các trường hợp làm mất do cháy hỏng (trừ hóa đơn liên 2) khi có thiên tai, hỏa hoạn, sự kiện bất khả kháng nếu đã kê khai, nộp thuế và hồ sơ chứng từ rõ ràng hàng hóa mua bán sẽ giảm nhẹ tình tiết xử phạt hoặc không phạt tiền nếu có từ 2 tình tiết trở lên.

Làm mất hóa đơn lập sai và hóa đơn này đã được xóa bỏ, có hóa đơn khác thay thế thì chỉ bị phạt cảnh cáo.

Trường hợp phạt tiền

  • Phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng với các hành vi:

Làm mất, cháy hỏng hóa đơn liên 2 đã lập trong khi sử dụng hóa đơn nếu có tình tiết giảm nhẹ như có hồ sơ, tài liệu chứng minh mua bán hàng hóa dịch vụ.

Người mua làm mất hóa đơn và có biên bản giữa hai bên ghi nhận sự việc.

  • Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng với trường hợp sau:

Làm mất hóa đơn do cơ quan thuế phát hành nhưng chưa tiến hành lập hóa đơn.

Làm mất hóa đơn  liên 2 đã lập nhưng chưa kê khai thuế, các bên liên quan lập biên bản ghi nhận sự việc.

Tại sao tình trạng mất hóa đơn xảy ra phổ biến?

Tình trạng mất hóa đơn xảy ra thường xuyên là do doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy. Khi nhận được hóa đơn từ người bán, kế toán sẽ lưu trữ thủ công trong tủ hồ sơ và nhập số liệu vào máy tính để theo dõi.

Biên bản mất hóa đơn

Điều này có những hạn chế dẫn đến việc mất hóa đơn như:

  • Theo năm tháng, hóa đơn ngày càng nhiều hơn, không gian lưu trữ quá tải dễ dẫn đến tình trạng bị mất hóa đơn.
  • Kế toán quên không lưu trữ hóa đơn vào tủ hồ sơ hoặc xảy ra tình trạng cháy, hỏng do mọt mối.
  • Điều này có gây ra sự bất tiện trong việc tra cứu khi làm quyết toán hoặc giải trình khi có kiểm tra từ cơ quan thuế.

Giải pháp xử lý tình trạng mất hóa đơn hiệu quả nhất

Có thể thấy rằng hóa đơn giấy không chỉ tạo ra nhiều khó khăn trong khi sử dụng mà còn gây ra tình trạng mất hóa đơn do lưu trữ truyền thống. Khi gặp sự kiện hỏa hoạn sẽ dễ bị cháy hỏng và không thể khôi phục được.

Giải pháp tối ưu nhất hiện nay để giải quyết tình trạng này là sử dụng hóa đơn điện tử Lạc Việt.. Với hóa đơn điện tử, tất cả các dữ liệu đều được lưu trữ trên hệ thống đám mây. Các hóa đơn hay dữ liệu sẽ không bị mất trong trường hợp hỏa hoạn, lũ lụt hay bị mối mọt làm hỏng hóa đơn. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử còn đem lại rất nhiều lợi ích khác nhau cho doanh nghiệp như:

  • Tra cứu hóa đơn dễ dàng và tự động
  • Tạo lập hóa đơn nhanh chóng thông qua mã số thuế\
  • Dữ liệu được sao lưu, backup liên tục 
  • Tính bảo mật cao với xác minh 2 lớp an toàn.
  • Giao dịch gửi hóa đơn cho khách hàng dễ dàng tiện lợi
  • Số liệu cập nhật chính xác và tự động trên phần mềm kế toán.
  • Lập báo cáo rõ ràng minh bạch.

Liên hệ ngay với AccNet để nhận được tư vấn chi tiết về hóa đơn điện tử và giải đáp các thắc mắc liên quan đến biên bản mất hóa đơn trong bài viết này nhé. Hy vọng những thông tin trong bài đem lại nhiều kiến thức kế toán hữu ích cho doanh nghiệp.