Ngày nay, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) là xu hướng mới trong thời đại số giúp tiết kiệm tài nguyên và tăng hiệu quả quản lý khách hàng, dịch vụ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp còn chưa biết cách chuyển đổi đúng quy định pháp luật. Vì vậy, hãy cùng Accnet theo dõi ngay bài viết dưới đây để biết cách thức thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử nhé!
1. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử từ hóa đơn giấy theo TT68-NĐ119
Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn số theo Thông tư 68/2021/TT-BTC và Nghị định 119/2021/NĐ-CP qua 6 bước đơn giản:
- Bước 1: Xác định loại hóa đơn số đang sử dụng
- Bước 2: Lập mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT
- Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín
- Bước 4: Hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũ
- Bước 5: Tạo, xuất hóa đơn số và gửi cho khách hàng
- Bước 6: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũ
Bước 1: Xác định loại hóa đơn số mà doanh nghiệp đang sử dụng
Hóa đơn điện tử có hai loại chính là hóa đơn điện tử không có mã và hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế: Loại hóa đơn này được tạo, lưu trữ và quản lý hoàn toàn trên hệ thống điện tử mà không cần mã ủy quyền của cơ quan thuế. Nó được sử dụng trong các giao dịch thương mại giữa các công ty.
- Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế: Là hóa đơn do tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cấp phép và có mã xác thực từ cơ quan thuế. Mã xác thực này làm tăng tính hợp pháp và độ tin cậy của hóa đơn trong giao dịch.
Xác minh loại hóa đơn số với cơ quan thuế trước khi chuyển đổi hóa đơn điện tử:
- Liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế hoặc truy cập trang web thuế để xác minh loại hóa đơn. Cơ quan thuế có thể làm rõ các loại hóa đơn khác nhau mà doanh nghiệp đã và đang tham gia.
- Kiểm tra xem hóa đơn của doanh nghiệp có mã xác thực từ cơ quan thuế hay không. Trường hợp này, hóa đơn đang sử dụng chính là hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
Bước 2: Lập mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT trước khi chuyển đổi hóa đơn điện tử
Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA – Nghị định 119/2018/NĐ-CP; Phụ lục IB và Nghị định số 119.2018/NĐ-CP) là thủ tục chính thức được sử dụng để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Để tạo biểu mẫu này, bạn phải điền đầy đủ các thông tin cơ bản sau:
| Chủ đề biểu mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT | Nội dung biểu mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT |
| Thông tin doanh nghiệp | – Tên doanh nghiệp
– Mã số thuế – Địa chỉ trụ sở chính – Điện thoại |
| Thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử | – Tên phần mềm
– Nhà cung cấp phần mềm – Số chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh |
| Loại hóa đơn điện tử sử dụng | – Loại hóa đơn: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn dịch vụ
– Mẫu số |
| Phương thức chuyển đổi | – Từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
– Từ hóa đơn số cũ |
| Chữ ký người đại diện | – Tên người đại diện
– Chức vụ – Chữ ký |
Sau khi điền vào mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan thuế có thẩm quyền để được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Cơ quan thuế sẽ đánh giá thông tin và cấp phép theo quy định.
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm chuyển đổi hóa đơn điện tử uy tín
Để lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm chuyển đổi hóa đơn số uy tín, doanh nghiệp phải xem xét các khía cạnh sau:
- Danh tiếng: Xem lại lịch sử hoạt động của nhà cung cấp và đánh giá của khách hàng trước đó.
- Tính pháp lý: Đảm bảo nhà cung cấp tuân thủ các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử.
- Chức năng phần mềm: Cung cấp những gì bạn cần, như tạo, quản lý, lưu trữ và gửi hóa đơn điện tử.
- Hỗ trợ khách hàng: Tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng.
- Giá cả: So sánh chi phí từ các nhà cung cấp dịch vụ chuyển đổi hóa đơn điện tử khác nhau để chọn phần mềm phù hợp với ngân sách doanh nghiệp.
Công ty cổ phần tin học Lạc Việt hiện là nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, với sản phẩm công nghệ chuyển đổi hóa đơn số LV-Einvoice, được nhiều khách hàng lựa chọn và đánh giá cao TOP 1 trên thị trường hiện nay.
Bước 4: Hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũ khi chuyển đổi
Khi doanh nghiệp chuyển từ sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn số cũ sang hóa đơn điện tử hoặc có nhu cầu hủy hóa đơn điện tử cũ do nhầm lẫn, doanh nghiệp phải thực hiện các bước sau để đảm bảo việc chuyển đổi được thực hiện đúng quy định:
Đối với hóa đơn giấy:
- Lập biên bản hủy hóa đơn: Giải thích rõ ràng nguyên nhân hủy và số thứ tự của các hóa đơn cần hủy. Biên bản phải được sự ủy quyền của bên mua (nếu có) và bên bán ký tên xác nhận.
- Thông báo cho cơ quan thuế: Thông báo với cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn trước ngày 10 của tháng tiếp theo sau khi hủy hóa đơn. Đính kèm bản ghi số tiền đã được trả cho hóa đơn.
- Xử lý các hóa đơn giấy bị hủy khi chuyển đổi hóa đơn điện tử: Cắt góc, ghi chú “Đã hủy” trên hóa đơn đã hủy để tránh sử dụng lại.
Đối với hóa đơn số cũ:
- Xác định hóa đơn số cần hủy: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, xác định các hóa đơn điện tử cần hủy do sai sót.
- Lập biên bản hủy hóa đơn số: Tương tự như hóa đơn in, tạo bản ghi đầy đủ thông tin chi tiết và lý do hóa đơn điện tử cần hủy. Chữ ký của người bán và người mua phải là chữ ký số
- Thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn: Thông báo cho cơ quan thuế qua phương thức điện tử về việc hủy hóa đơn. Đảm bảo hóa đơn điện tử đã hủy không được cấp lại.
- Hóa đơn bị hủy được bảo lưu: Lưu trữ chi tiết các hóa đơn điện tử bị hủy trong hệ thống kế toán để đối chiếu khi cần thiết.
Bước 5: Tạo, xuất hóa đơn số và gửi cho khách hàng
Để dễ dàng tạo, xuất và gửi hóa đơn khi chuyển đổi hóa đơn điện tử cho khách hàng, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Chuẩn bị thông tin: Thu thập tất cả các thông tin liên quan như tên và địa chỉ người mua và người bán, mã số thuế, chi tiết cụ thể về sản phẩm/dịch vụ (số lượng, đơn giá).
- Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký và điền đầy đủ các thông tin vào mẫu hóa đơn.
- Xác nhận và ký hóa đơn: Xem lại chi tiết hóa đơn, ký điện tử và xác nhận phiên bản điện tử của hóa đơn.
- Phát hành hóa đơn: Phần mềm sẽ tự động tạo hóa đơn sau khi được xác nhận.
- Gửi hóa đơn số cho khách hàng: Gửi hóa đơn qua email hoặc các dịch vụ trực tuyến khác cho khách hàng.
|
Bước 6: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũ
Để báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn số cũ sau khi chuyển đổi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện:
- Chuẩn bị dữ liệu: Lấy thông tin về số lượng, giá trị của hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử trong kỳ báo cáo.
- Phân loại dữ liệu: Phân biệt thông tin thành 2 loại: hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.
- Lập báo cáo: Sử dụng hình thức báo cáo quy định tại Thông tư 68 hoặc thực hiện theo hướng dẫn báo cáo cụ thể của cơ quan thuế.
- Báo cáo số lượng, giá trị: Ghi số lượng hóa đơn và tổng giá trị hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử trong kỳ báo cáo.
- Gửi báo cáo: Gửi báo cáo về số lượng hóa đơn đã sử dụng trong kỳ báo cáo, thường là trước ngày 10 của tháng tiếp theo sau kỳ báo cáo.
2. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử từ hóa đơn giấy trên phần mềm LV-Einvoice
Để chuyển đổi hóa đơn số trên phần mềm LV-Einvoice – Công ty cổ phần tin học Lạc Việt, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm chuyển đổi hóa đơn điện tử LV-Einvoice
Doanh nghiệp phải mua phần mềm LV-Einvoice, sau đó đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm thuộc công ty cổ phần tin học Lạc Việt sẽ tạo cho bạn một đường link đăng nhập riêng biệt. Để đăng nhập vào phần mềm chuyển đổi thanh toán điện tử LV-Einvoice, bạn thực hiện như sau:
- Truy cập trang đăng nhập của trang web LV-Einvoice trong trình duyệt web.
- Nhập user và mật khẩu đã đăng ký của bạn.
- Nhấn nút ‘Đăng nhập’ để vào hệ thống
Bước 2: Thiết lập thông tin doanh nghiệp trên phần mềm LV-Einvoice
- Đăng nhập vào phần mềm.
- Chọn “Thông tin doanh nghiệp”
- Nhập các thông tin cần thiết như tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, thông tin liên hệ, v.v.
- Nhấn ‘Lưu’ các thông tin đã nhập.
Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã/ không mã cơ quan thuế
- Trên giao diện màn hình chính phần mềm chuyển đổi hóa đơn điện tử LV-Einvoice, bạn chọn “Đăng ký hóa đơn điện tử”
- Chọn loại hóa đơn điện tử muốn lập (có hoặc không có mã cơ quan thuế).
- Nhấn nút ‘Gửi’ để hoàn tất quá trình đăng ký.
Bước 4: Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử mới khi chuyển đổi
- Chọn “Tạo hóa đơn điện tử” ngoài giao diện chính của phần mềm
- Nhập thông tin cụ thể cho hóa đơn, bao gồm thông tin về khách hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá và các thông tin khác.
- Kiểm tra và nhấn ‘Lưu’ hóa đơn mới tạo
Bước 5: Hủy hóa đơn cũ sau khi chuyển đổi hóa đơn điện tử mới
- Chọn chức năng “Quản lý hóa đơn”.
- Tìm kiếm và xác định các hóa đơn cần loại bỏ.
- Chọn hóa đơn và chọn “Hủy”.
- Xác nhận quyết định hủy và nhấn ‘Lưu’ các thay đổi.
Bước 6: Xuất hóa đơn số theo Thông tư 68/Nghị định 119
- Truy cập chức năng “Xuất hóa đơn” hoặc “Tạo hóa đơn mới”.
- Nếu ‘Xuất hóa đơn’ >>> Bạn vào kiếm hóa đơn đã tạo bạn muốn xuất >>> Xác nhận thông tin và nhấn ‘Xuất hóa đơn’
- Nếu ‘Tạo hóa đơn mới’ >>> Bạn nhập các thông tin cụ thể cho hóa đơn bao gồm thông tin về khách hàng, sản phẩm, dịch vụ, số lượng, đơn giá và các thông tin khác >>> Xác nhận thông tin và nhấn ‘Xuất hóa đơn’
3. Trường hợp bắt buộc chuyển hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Dưới đây là các trường hợp bắt buộc phải thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật:
Trường hợp 1: Theo quy định pháp luật:
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Theo đó, từ ngày 1/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh phải thực hiện chuyển đổi sang HĐĐT.
- Thông tư 68/2019/TT-BTC: Hướng dẫn cụ thể về việc triển khai/sử dụng HĐĐT theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nêu rõ các yêu cầu, quy trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang HĐĐT.
Trường hợp 2: Yêu cầu từ cục thuế: Các cơ quan thuế tại địa phương yêu cầu doanh nghiệp triển khai sử dụng HĐĐT để đồng bộ với hệ thống quản lý thuế điện tử, giảm thiểu gian lận thuế.
Trường hợp 3: Đối tác yêu cầu: Nhiều đối tác, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn, yêu cầu sử dụng HĐĐT để tăng cường tính minh bạch trong quản lý giao dịch.
4. Quy trình chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Truy cập trang web của Tổng cục Thuế để tìm hiểu về quy định, yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử.
- Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như giấy đăng ký kinh doanh, thông tin doanh nghiệp, các biểu mẫu liên quan.
- Nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chuyển đổi hóa đơn điện tử có uy tín, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về bảo mật. Các nhà cung cấp phổ biến bao gồm Lạc Việt, MISA, VNPT, Viettel, BKAV, FPT. Liên hệ với nhà cung cấp để yêu cầu tư vấn, báo giá dịch vụ.
- Điền đầy đủ thông tin vào các biểu mẫu đăng ký sử dụng HĐĐT do cơ quan thuế cung cấp.
- Nộp hồ sơ đăng ký kèm theo các giấy tờ cần thiết cho cơ quan thuế.
- Chờ xác nhận và phê duyệt từ cơ quan thuế.
Bước 2: Chuẩn bị/thiết lập hệ thống
- Đảm bảo rằng máy tính, hệ thống mạng của doanh nghiệp hoạt động ổn định, có kết nối internet tốc độ cao.
- Cài đặt các phần mềm diệt virus để bảo vệ dữ liệu.
- Tải và cài đặt phần mềm HĐĐT từ nhà cung cấp dịch vụ đã chọn.
- Cấu hình phần mềm theo hướng dẫn của nhà cung cấp, bao gồm các thiết lập về thông tin doanh nghiệp, mẫu hóa đơn, chữ ký số.
- Mua chữ ký số từ các nhà cung cấp được cấp phép như Viettel-CA, VNPT-CA, BKAV-CA.
- Cài đặt chữ ký số trên hệ thống/cấu hình để sử dụng với phần mềm HĐĐT.
Bước 3: Chuyển đổi hóa đơn điện tử và nhập dữ liệu
- Sử dụng máy quét để quét tất cả các hóa đơn giấy hiện có.
- Lưu trữ các file quét dưới định dạng PDF hoặc hình ảnh chất lượng cao.
- Sử dụng phần mềm OCR để nhận diện, chuyển đổi thông tin từ các file quét thành dữ liệu văn bản.
- Phần mềm OCR phổ biến bao gồm ABBYY FineReader, Adobe Acrobat, Tesseract.
- Kiểm tra dữ liệu đã được chuyển đổi
- Chỉnh sửa thủ công các thông tin bị nhận diện sai/thiếu sót.
- Nhập dữ liệu từ các hóa đơn giấy đã được quét vào hệ thống HĐĐT.
- Đảm bảo tất cả các thông tin quan trọng như số hóa đơn, ngày tháng, tên khách hàng và số tiền đều chính xác.
Bước 4: Đào tạo nhân viên
- Tổ chức các buổi tập huấn cho nhân viên về quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử
- Mời chuyên gia từ nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT/các chuyên gia kế toán đến giảng dạy, hướng dẫn.
- Cung cấp các tài liệu hướng dẫn chi tiết về quy trình sử dụng phần mềm HĐĐT.
- Tạo các video hướng dẫn ngắn gọn, dễ hiểu để nhân viên có thể tham khảo khi cần.
- Thiết lập kênh hỗ trợ kỹ thuật nội bộ để giải đáp các thắc mắc, xử lý sự cố kỹ thuật liên quan đến HĐĐT.
- Đảm bảo nhân viên có thể liên hệ, nhận hỗ trợ kịp thời khi gặp vấn đề.
Bước 5: Triển khai và kiểm tra
- Bắt đầu sử dụng HĐĐT cho tất cả các giao dịch bán hàng/cung cấp dịch vụ.
- Tạo/phát hành HĐĐT theo quy trình đã được thiết lập.
- Thường xuyên kiểm tra/đánh giá hiệu quả của hệ thống HĐĐT.
- Thu thập phản hồi từ nhân viên/khách hàng để cải tiến quy trình.
- Dựa trên kết quả phản hồi, điều chỉnh quy trình sử dụng HĐĐT để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật.
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử có ý nghĩa quan trọng trong việc hiện đại hóa công tác quản lý, giúp doanh nghiệp thành công và tồn tại lâu dài trong thời đại số. Nếu bạn muốn tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử LV-Einvoice hãy liên hệ ngay với Lạc Việt để được tư vấn chi tiết!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063
- Email: accnet@lacviet.com.vn – Website: www.accnet.vn
- Địa chỉ: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
