Theo quy định ban hành mới nhất của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp sẽ phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc vào tháng 1/7/2022. Điều này cho thấy, sử dụng hóa đơn điện tử là điều không thể tránh khỏi. Việc chuyển đổi này đòi hỏi kế toán viên và các chủ doanh nghiệp nhỏ cần tìm hiểu chi tiết các kiến thức liên quan đến hóa đơn điện tử trong quá trình sử dụng. Một trong số đó là tìm hiểu quy trình hủy hóa đơn , sử dụng đúng mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử khi có những sai sót không mong muốn. Cùng AccNet tìm hiểu chi tiết vấn đề này trong bài viết hôm nay.

1. Biên bản hủy hóa đơn điện tử là gì?

Biên bản hủy hóa đơn điện tử là mẫu văn bản ghi nhận toàn bộ các sự việc đã diễn ra trong khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử. Theo đó, biên bản hủy hóa đơn được sử dụng ghi người lập hóa đơn có những sai sót trong quá trình tạo lập hoặc trường hợp không còn sử dụng hóa đơn online này. Người thực hiện lập biên bản là người nắm giữ, sử dụng hóa đơn.

2. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất 2024

Doanh nghiệp, tổ chức cần hủy hóa đơn sẽ phải sử dụng mẫu biên bản hủy hóa đơn theo thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31/3/2014. Thực hiện hướng dẫn tại Nghị định số 51/2010NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ như bên dưới đây.

Lập mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử là một trong những nghiệp vụ kế toán quan trọng ảnh hưởng lớn đến quá trình nộp thuế của Doanh nghiệp. Do đó, các kế toán viên cần tìm hiểu thật kỹ và thực hiện đúng luật định. Bài viết đã hướng dẫn chi tiết cách hủy hóa đơn cũng như cung cấp biểu mẫu biên bản hủy hóa đơn mới nhất. Hy vọng những thông tin trên hữu ích cho các doanh nghiệp.

3. Các trường hợp nên lập biên bản hủy hóa đơn điện tử

Rất nhiều các kế toán viên mới vào nghề thắc mắc câu hỏi khi nào lập mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử là đúng quy định. Tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC có ghi rõ thực hiện lập biên bản hủy có nhiều trường hợp áp dụng khác nhau. Vì thế, kế toán viên cần tìm hiểu và nắm vững các trường hợp này:

• Doanh nghiệp không còn sử dụng hóa đơn điện tử

Đây là trường hợp ít gặp nhất, tuy nhiên đây là trường hợp bắt buộc. Nếu doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh đã phát hành hóa đơn điện tử nhưng không còn sử dụng ở hiện tại và tương lai thì cần thực hiện hủy hóa đơn điện tử.

Thời gian thực hiện lập biện bản và hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày tính từ khi không còn sử dụng.

• Doanh nghiệp không còn hoạt động, chuyển đổi cơ quan thuế, thay đổi thông tin

Khi doanh nghiệp, các cơ sở kinh doanh thay đổi thông tin hoặc chuyển cơ quan thuế sẽ phải thực hiện hủy hóa đơn cũ, phát hành hóa đơn điện tử mới tương ứng.

Nếu doanh nghiệp ngừng hoạt động kinh doanh thì phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử.

• Hóa đơn điện tử được lập có sai sót

Đây là trường hợp phổ biến, thường gặp nhất cần thực hiện lập mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử.

Cụ thể, có những sai sót trong hóa đơn điện tử sau:

– Hóa đơn điện tử phát hiện có sai sót nhưng chưa được gửi cho người mua

– Hóa đơn điện tử đã được lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa dịch vụ.

– Hóa đơn điện tử đã được lập gửi cho người mua nhưng chưa được kê khai thuế.

– Hóa đơn in sai thông tin, bị trùng, in thừa phải thực hiện hủy.

• Hóa đơn hết thời gian lưu trữ theo quy định của Luật kế toán

Hóa đơn điện tử có thời gian lưu trữ là 10 năm theo quy định của Luật kế toán. Do đó, khi hết thời hạn mà không có quyết định khác của cơ quan nhà nước thì doanh nghiệp cần hủy số lượng hóa đơn điện tử.

Lưu ý rằng việc hủy hóa đơn phải đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn chưa hủy, đảm bảo dữ liệu thông tin hoạt động bình thường.

Ngoài ra, những hóa đơn được lập nhưng vi phạm quy định của pháp luật phải hủy theo đúng luật định.

4. Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đúng luật

Để thực hiện lập mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử đúng quy trình và luật quy định cần thực hiện theo các bước sau đây.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị hồ sơ để hủy hóa đơn điện tử

Các yêu cầu hợp pháp của bộ hồ sơ thực hiện hủy hóa đơn điện tử mới nhất:

• Trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh thì những doanh nghiệp, tổ chức cần thành lập hội đồng hủy hóa đơn.
• Bảng kiểm kê hóa đơn hủy cần có các mục như: tên hóa đơn, kí hiệu mẫu, kí hiệu số hóa đơn, số lượng hủy chi tiết.
• Biên bản hủy hóa đơn
• Bảng thông báo kết quả hủy cần chứa nội dung về kí hiệu, loại, số lượng hủy, lý do, ngày và giờ hủy. Căn cứ vào mẫu số 3.11 Phụ lục 3 theo thông tư 39/2014/TT-BTC.

Giai đoạn 2: Thực hiện quy trình hủy hóa đơn điện tử

Quy trình hủy hóa đơn điện tử được căn cứ vào Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC:

• Bước 1: Lập bảng kiểm kê số lượng hóa đơn cần hủy
• Bước 2: Thành lập hội đồng hủy hóa đơn bắt buộc có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán.
• Bước 3: Thực hiện ký biên bản hủy hóa: Hội đồng ký biên bản hủy chịu trách nhiệm trước pháp luật để hoàn tất quy trình hủy hóa đơn.

Trên đây là toàn bộ thông tin về biên bản hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78 mới nhất năm 2024 mà Lạc Việt Accnet đã biên soạn. Việc hủy hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng hơn với phần mềm hóa đơn điện tử Lạc Việt, ứng dụng có nhiều tính năng ưu việt nhằm hỗ trợ doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân thực hiện chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả.