Hình thức kế toán trên máy vi tính là một bước tiến vượt bậc trong lĩnh vực kế toán. Hình thức này mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với phương pháp kế toán thủ công truyền thống, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, và nâng cao độ chính xác trong tính toán. Vậy hình thức kế toán máy là gì? Nó có những ưu điểm và quy trình như thế nào? Hãy cùng Accnet tìm hiểu trong bài viết sau đây.
1. Hình thức kế toán trên máy vi tính là gì?
Hình thức kế toán trên máy vi tính là việc sử dụng máy tính và phần mềm kế toán để thực hiện các nghiệp vụ kế toán, thay thế cho phương pháp kế toán thủ công truyền thống.
2. Ưu nhược điểm của hình thức kế toán máy vi tính
Kế toán máy mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên cũng có một số nhược điểm nhất định. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi triển khai trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính.
+ Ưu điểm
- Tốc độ và hiệu suất: Việc nhập và xử lý dữ liệu trên máy tính diễn ra nhanh chóng và ổn định, vượt trội so với kế toán thủ công.
- Tra cứu nhanh chóng: Thông tin kế toán có thể tra cứu ngay lập tức và chia sẻ đồng thời cho nhiều người.
- Dự báo và báo cáo tự động: Tính năng dự báo dòng tiền, báo cáo tự động và cảnh báo thông minh giúp tối ưu hóa nguồn tài nguyên và cải thiện quản lý doanh nghiệp.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm thời gian thực hiện nghiệp vụ, giảm chi phí kiểm toán và duy trì hồ sơ sạch sẽ và chính xác.
+ Nhược điểm
- Hạn chế trong phân tích thống kê: Chỉ phục vụ cho việc sổ sách thông thường, khó đáp ứng các phân tích thống kê quản trị.
- Giới hạn một người một file: Hình thức kế toán trên máy vi tính hạn chế việc làm đồng thời trên một file, gây cản trở cho công việc nhóm.
- Chi phí vận hành lớn: Hệ thống lớn đồng nghĩa với chi phí vận hành cao, bao gồm cả chi phí bảo trì, nâng cấp và cập nhật định kỳ.
- Yêu cầu tính linh hoạt: Mỗi doanh nghiệp có đặc thù khác nhau, đôi khi cần phải tùy chỉnh tính năng để đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ.
Tìm hiểu về khái niệm và trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính
|
3. Quy trình của hình thức kế toán trên máy vi tính
Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính được thực hiện chi tiết và cẩn thận như sau:
- Bước 1. Nhập dữ liệu đầu vào: Kế toán nhập và phân loại dữ liệu đầu vào như chứng từ, hóa đơn. Phần mềm sẽ tự động lưu trữ thông tin này dưới dạng file hoặc tệp tin.
- Bước 2. Xử lý thông tin: Phần mềm xử lý và lưu trữ thông tin, thực hiện các tính toán dựa trên dữ liệu đầu vào. Nó trích lọc thông tin từ chứng từ để ghi vào các file lưu trữ và nhật ký.
- Bước 3. Kết xuất và xuất dữ liệu: Phần mềm kế toán tự động tạo báo cáo tài chính, luân chuyển tiền tệ, dự báo dòng tiền và thống kê. Nhân viên kế toán và quản trị có thể sử dụng báo cáo này để đưa ra quyết định cho doanh nghiệp.
Tùy thuộc vào khả năng của phần mềm và yêu cầu cụ thể, kế toán viên sẽ có quyền sửa dữ liệu và thiết kế mẫu báo cáo theo yêu cầu.
Quy trình của hình thức kế toán trên máy như thế nào?
4. Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính
Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính được thực hiện hàng ngày và cuối tháng như sau:
+ Hàng ngày
- Dựa trên chứng từ kế toán, việc xác định tài khoản Nợ và Có để nhập liệu vào máy vi tính diễn ra thông qua các bảng và biểu được thiết kế sẵn.
- Các phần mềm kế toán thông minh như MISA SME, MISA AMIS giúp đơn giản hóa quy trình bằng cách tự động xác định khoản ghi khi nhập thông tin nghiệp vụ như mua bán hàng, xuất kho.
- Kết quả là dữ liệu được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái,…) hay các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
+ Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết):
- Kế toán thực hiện thao tác khóa sổ và tạo báo cáo tài chính. Phần mềm tự động đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết, phát hiện và cảnh báo về sai sót.
- Khi kết thúc kỳ kế toán, các sổ và chứng từ được in ra giấy, đóng thành quyển và tuân thủ các thủ tục pháp lý theo quy định hiện hành.
So sánh kế toán thủ công & kế toán máy tính
|
5. So sánh hình thức kế toán máy tính và kế toán thủ công
Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính tương tự như trình tự ghi sổ kế toán thủ công, nhưng hình thức kế toán trên máy vi tính có một số điểm khác biệt như sau:
| Kế toán thủ công | Kế toán trên máy vi tính | |
| Khái niệm | Là hệ thống kế toán sử dụng sổ đăng ký và sổ sách kế toán vật lý , để lưu giữ hồ sơ tài chính. | Là hệ thống kế toán sử dụng một phần mềm kế toán, để ghi lại và tính toán các giao dịch tài chính điện tử. |
| Cách tính | Tất cả các tính toán được thực hiện bằng tay thủ công. | Người dùng nhập dữ liệu, các tính toán được thực hiện bởi hệ thống máy tính. |
| Tốc độ | Chậm. | Nhanh hơn. |
| Điều chỉnh các mục | Thực hiện để khắc phục lỗi. | Không thể khắc phục lỗi. |
| Sao lưu | Không thể. | Có thể. |
| Số dư dùng thử | Chuẩn bị khi cần thiết. | Được cung cấp hàng ngày. |
| Báo cáo tài chính | Chuẩn bị vào cuối tháng, kỳ, hoặc quý. | Được cung cấp tại các nút bấm. |
Một số ưu nhược điểm của trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính
|
Sự phổ biến của hình thức kế toán trên máy vi tính là một minh chứng cho sự phát triển của công nghệ thông tin trong lĩnh vực kế toán. Với những ưu điểm vượt trội kể trên đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, nhờ đó giải quyết nhanh chóng các vấn đề về tài chính mà doanh nghiệp đang gặp phải.
