Hóa đơn điện tử không còn là lựa chọn, mà đã trở thành bắt buộc theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp nhỏ hoặc có rủi ro thuế cao, việc mua hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế là quy trình quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp khi giao dịch, hạch toán doanh thu.
Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp hiện nay còn nhầm lẫn giữa “đăng ký phát hành”, “đăng ký mua” hóa đơn điện tử, dẫn đến bị từ chối hồ sơ, chậm trễ trong triển khai hệ thống kế toán – thuế. Vì vậy, bài viết này sẽ giải thích rõ bản chất của “đăng ký mua hóa đơn điện tử”, hướng dẫn chi tiết thủ tục, điều kiện, những lưu ý để doanh nghiệp triển khai đúng – đủ – nhanh – hiệu quả, đồng thời gợi ý giải pháp phần mềm giúp tự động hóa toàn bộ quy trình.
1. Đăng ký mua hóa đơn điện tử là gì?
Khái niệm theo quy định mới
Khác với doanh nghiệp tự khởi tạo, phát hành hóa đơn điện tử qua phần mềm riêng, “đăng ký mua hóa đơn điện tử” là hình thức mà doanh nghiệp gửi đề nghị lên cơ quan thuế để được cấp hóa đơn có mã của cơ quan thuế, thường là dưới dạng XML gửi qua hệ thống điện tử hoặc thông qua nhà cung cấp dịch vụ trung gian. Hình thức này chủ yếu áp dụng cho:
- Doanh nghiệp mới thành lập, chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng CNTT.
- Doanh nghiệp, tổ chức có rủi ro về thuế cao, cần được kiểm soát chặt chẽ.
Việc mua hóa đơn điện tử không đồng nghĩa với việc được sở hữu hệ thống phát hành chủ động như các phần mềm hóa đơn điện tử thông thường, mà chỉ là bước đi tạm thời, kiểm soát từ phía cơ quan thuế.
Đối tượng nào được đăng ký mua hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế?
Theo Điều 14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối tượng được phép đăng ký mua bao gồm:
- Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ, hoặc mới thành lập dưới 12 tháng, chưa có hệ thống CNTT đáp ứng yêu cầu phát hành hóa đơn điện tử.
- Các đơn vị có mức độ rủi ro cao về thuế, thuộc diện được cơ quan thuế thông báo phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã cấp từ cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.
- Hộ kinh doanh cá thể, tổ chức không thường xuyên phát sinh hóa đơn nhưng có nhu cầu phát hành hợp lệ trong một số thời điểm.
Việc phân loại đối tượng áp dụng sẽ do cơ quan thuế căn cứ vào quy mô, ngành nghề, lịch sử tuân thủ thuế, đề nghị cụ thể từ doanh nghiệp.
Quy định pháp lý liên quan
Các văn bản pháp lý chủ yếu liên quan đến việc đăng ký mua hóa đơn điện tử bao gồm:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP – Quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC – Hướng dẫn thi hành Nghị định 123.
- Các mẫu biểu như 01/ĐKT-HĐĐT, ban hành kèm theo Phụ lục IA.
Cần lưu ý rằng: Việc mua hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế là cơ chế hỗ trợ tạm thời, khuyến khích doanh nghiệp sau khi đủ điều kiện nên chuyển sang tự lập, phát hành hóa đơn qua phần mềm đạt chuẩn.
2. Điều kiện, thủ tục đăng ký mua hóa đơn điện tử
Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì?
Trước khi thực hiện đăng ký, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thành phần hồ sơ sau:
- Mẫu đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của CQT (Mã CQT là một mã số gồm 6 chữ số, được Tổng cục Thuế ban hành để mã hóa từng chi cục thuế, cục thuế của các quận, huyện, tỉnh, thành phố): Mẫu số 01/ĐKT-HĐĐT.
- Tài khoản đăng nhập hệ thống thuế điện tử (eTax).
- Chữ ký số hợp lệ để ký hồ sơ đăng ký.
- Lý do đề nghị cấp hóa đơn: nêu rõ chưa đủ điều kiện hạ tầng, mới thành lập…
Mẹo kế toán: Cần đảm bảo thông tin trong mẫu 01/ĐKT-HĐĐT trùng khớp 100% với thông tin đăng ký thuế, có ghi rõ thời điểm, loại hóa đơn cần cấp để tránh bị từ chối.
Hướng dẫn chi tiết các bước đăng ký mua hóa đơn điện tử
Bước 1: Truy cập hệ thống thuế điện tử
- Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp tại: https://thuedientu.gdt.gov.vn
- Chọn chức năng “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử”.
Bước 2: Khai thông tin vào mẫu 01/ĐKT-HĐĐT
- Chọn loại hóa đơn: hóa đơn giá trị gia tăng hoặc bán hàng.
- Chọn “Có mã của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh”.
- Nhập lý do đề nghị, loại hàng hóa/dịch vụ dự kiến phát hành hóa đơn.
Bước 3: Ký số và gửi hồ sơ
- Ký điện tử qua token hoặc USB chữ ký số.
- Gửi hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý.
Bước 4: Nhận phản hồi từ cơ quan thuế
- Sau khi xét duyệt, doanh nghiệp sẽ được cấp hóa đơn điện tử có mã.
- Có thể tải hóa đơn qua email hoặc phần mềm tích hợp kết nối với hệ thống CQT.
Thời gian xử lý, phản hồi của cơ quan thuế
- Thông thường cơ quan thuế phản hồi trong vòng 1–2 ngày làm việc kể từ ngày nộp mẫu đăng ký.
- Nếu hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp sẽ nhận được Thông báo từ chối, trong đó nêu rõ lý do (sai thông tin, lý do không phù hợp, hồ sơ thiếu…).
- Doanh nghiệp được phép gửi lại hồ sơ sau khi hiệu chỉnh, không bị giới hạn số lần đăng ký lại.
3. Chi phí, hạn mức, thời hạn khi mua hóa đơn điện tử từ CQT
Doanh nghiệp có phải trả phí khi đăng ký mua không?
Theo quy định của Tổng cục Thuế, hiện nay việc đăng ký mua hóa đơn điện tử có mã cấp theo từng lần phát sinh được hỗ trợ miễn phí đối với:
- Doanh nghiệp mới thành lập chưa quá 12 tháng, chưa đủ điều kiện tự khởi tạo hóa đơn.
- Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ trong giai đoạn đầu vận hành.
- Hộ kinh doanh cá thể có phát sinh giao dịch bất thường.
Tuy nhiên, cần lưu ý:
- Miễn phí không đồng nghĩa với không giới hạn: cơ quan thuế sẽ xét duyệt số lượng hợp lý.
- Doanh nghiệp sử dụng lặp lại nhiều lần có thể bị yêu cầu chuyển sang hình thức tự phát hành qua phần mềm.
Hạn mức hóa đơn được cấp trong một lần đăng ký
Cơ quan thuế không công khai một con số cố định về hạn mức hóa đơn cấp phát mà sẽ dựa trên:
- Quy mô hoạt động, ngành nghề kinh doanh.
- Số lượng giao dịch bình quân/tháng.
- Lịch sử tuân thủ thuế: mức độ hợp tác, báo cáo đúng hạn, không vi phạm.
Trên thực tế, doanh nghiệp thường được cấp từ 10–50 hóa đơn/lần tùy mức độ hoạt động.
Ví dụ: DN A vừa đăng ký kinh doanh ngành dịch vụ ăn uống – đề nghị mua 20 hóa đơn điện tử trong tháng đầu. Cơ quan thuế phê duyệt, cấp hóa đơn có mã để sử dụng trong vòng 1 tháng.
Thời hạn hiệu lực của hóa đơn điện tử được cấp
- Hóa đơn điện tử có mã cấp theo từng lần phát sinh chỉ có giá trị sử dụng trong khoảng thời gian được phê duyệt, hoặc đến khi dùng hết.
- Trong trường hợp chưa sử dụng hết số hóa đơn được cấp, doanh nghiệp cần báo cáo lý do tồn đọng, gửi lại đề nghị nếu có nhu cầu tiếp tục mua.
Lưu ý: Sau 3–6 tháng, nếu doanh nghiệp đã có hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đủ điều kiện, CQT sẽ yêu cầu chuyển sang hình thức tự lập hóa đơn để quản lý chủ động.
4. Những sai lầm doanh nghiệp thường gặp khi đăng ký mua hóa đơn điện tử
Việc nhầm lẫn hoặc thiếu thông tin khi đăng ký có thể khiến doanh nghiệp bị:
- Trì hoãn tiến độ kinh doanh do không có hóa đơn để xuất.
- Bị từ chối hồ sơ hoặc xử phạt hành chính nếu vi phạm quy định.
Dưới đây là các lỗi phổ biến:
Nhầm lẫn giữa đăng ký mua, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Rất nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa hai khái niệm:
- Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử: Dành cho doanh nghiệp tự khởi tạo hóa đơn qua phần mềm, chủ động thiết kế, gửi hóa đơn đến khách hàng.
- Đăng ký mua hóa đơn điện tử: Chỉ dành cho doanh nghiệp chưa đủ điều kiện phát hành, cần gửi đề nghị mua hóa đơn có mã từ cơ quan thuế.
Nhầm lẫn này có thể khiến doanh nghiệp điền sai mẫu hoặc khai báo sai hình thức sử dụng, dẫn đến hồ sơ bị trả lại.
Không cập nhật biểu mẫu mới, thiếu chứng từ hoặc sai thông tin
Một số lỗi điển hình:
- Dùng mẫu đăng ký cũ (không đúng mẫu 01/ĐKT-HĐĐT ban hành kèm TT78).
- Không có chữ ký số hoặc chữ ký số không còn hiệu lực.
- Nhập sai mã số thuế, địa chỉ trụ sở, thông tin loại hóa đơn cần mua.
Giải pháp: Luôn cập nhật biểu mẫu, hướng dẫn mới nhất trên cổng thông tin Tổng cục Thuế hoặc qua phần mềm hóa đơn điện tử có kết nối trực tiếp với CQT như AccNet eInvoice.
Sử dụng hóa đơn được cấp sai mục đích
Cơ quan thuế cấp hóa đơn có mã dựa trên:
- Đề xuất cụ thể từng lần phát sinh.
- Sản phẩm/dịch vụ được kê khai ban đầu.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử để ghi nhận hàng hóa, dịch vụ ngoài phạm vi đăng ký sẽ:
- Bị xem là sử dụng sai mục đích.
- Có thể dẫn đến phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt từ 4–20 triệu đồng tùy hành vi vi phạm.
5. Nên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử nào để kết nối hiệu quả với CQT?
Việc chuyển từ hình thức đăng ký mua hóa đơn điện tử sang tự phát hành hóa đơn điện tử là bước chuyển tất yếu đối với doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ, lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp là yếu tố then chốt. Dưới đây là những tiêu chí doanh nghiệp cần lưu ý:
Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp
Đạt chuẩn kết nối với Tổng cục Thuế (GDT)
- Phần mềm phải nằm trong danh sách được GDT công nhận, hỗ trợ truyền – nhận – lưu trữ hóa đơn theo đúng định dạng XML.
Tích hợp với phần mềm kế toán doanh nghiệp đang sử dụng
- Giúp đồng bộ hóa dữ liệu kế toán – hóa đơn – thuế, giảm sai sót, tiết kiệm thời gian nhập liệu.
Hỗ trợ quản lý toàn trình: lập – ký số – phát hành – lưu trữ – tra cứu
- Tự động lập hóa đơn từ chứng từ kế toán
- Tự động ký số, phát hành, gửi khách hàng, báo cáo thuế
- Lưu trữ hóa đơn theo đúng chuẩn pháp lý 10 năm
Giao diện dễ sử dụng – linh hoạt theo quy mô DN
- Hỗ trợ doanh nghiệp từ siêu nhỏ đến vừa và lớn
- Có thể mở rộng tính năng hoặc kết nối với ERP
Gợi ý giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử toàn diện: AccNet eInvoice
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp đồng bộ, an toàn, tối ưu chi phí, thì AccNet eInvoice là một lựa chọn rất đáng cân nhắc:
- Được phát triển bởi Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt – đơn vị hơn 29 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm kế toán – tài chính doanh nghiệp.
- Kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế qua API – giúp gửi hóa đơn nhanh chóng, đúng định dạng, đúng thời hạn.
- Tích hợp chặt chẽ với phần mềm kế toán AccNet – giúp lập hóa đơn từ bút toán kế toán, hạn chế sai lệch giữa sổ sách, chứng từ.
- Đảm bảo lưu trữ dữ liệu hóa đơn đúng chuẩn pháp luật, có chứng thư số, cơ chế sao lưu định kỳ.
- Chi phí hợp lý, phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ, vừa, mới thành lập, đang trong giai đoạn xây dựng hệ thống kế toán – hóa đơn bài bản.
ACCNET EINVOICE – XỬ LÝ HÓA ĐƠN NHANH, GỌN, KHÔNG LỖI Doanh nghiệp sử dụng AccNet eInvoice báo cáo: tiết kiệm từ 100–300 triệu đồng/năm so với quy trình hóa đơn truyền thống 👉 Mỗi sai sót trên hóa đơn có thể khiến bạn bị phạt đến hàng chục triệu >>> Chuyển sang AccNet eInvoice – xử lý đúng ngay từ đầu! ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
6. Câu hỏi thường gặp khi đăng ký mua hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp có thể mua hóa đơn điện tử nhiều lần trong năm không?
→ Có. Tuy nhiên, mỗi lần mua phải có lý do cụ thể, đúng đối tượng được cấp.
Có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục đăng ký không?
→ Có, nhưng cần có giấy ủy quyền hợp lệ, có chữ ký, dấu của người đại diện pháp luật.
Khi nào doanh nghiệp cần chuyển sang tự phát hành hóa đơn điện tử?
→ Khi đã có đủ điều kiện hạ tầng, nhân sự, được cơ quan thuế chấp thuận. Đây là bước phát triển bền vững, tiết kiệm hơn so với việc đăng ký mua từng lần.
Đăng ký mua hóa đơn điện tử là giải pháp cần thiết, hợp pháp đối với doanh nghiệp chưa đủ điều kiện phát hành hóa đơn chủ động. Tuy nhiên, về lâu dài, việc chuyển sang tự phát hành hóa đơn điện tử qua phần mềm đạt chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp:
- Tối ưu quy trình kế toán – hóa đơn
- Hạn chế sai sót, tránh rủi ro pháp lý
- Chủ động kiểm soát số lượng, thời gian phát hành
- Tiết kiệm chi phí nhân sự, thời gian xử lý, lưu trữ
Nếu doanh nghiệp bạn đang trong giai đoạn thiết lập hệ thống kế toán – hóa đơn, hoặc đang cần một giải pháp toàn diện, tích hợp, chuẩn GDT, thì hãy bắt đầu với AccNet eInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử thông minh
- Chuẩn hóa toàn bộ quy trình đăng ký – phát hành – lưu trữ
- Tích hợp kế toán – hóa đơn – báo cáo thuế trong 1 nền tảng
- Tối ưu chi phí – tăng tốc triển khai
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: