Việc luân chuyển hàng hóa, thiết bị giữa các bộ phận, chi nhánh trong doanh nghiệp là một hoạt động không thể thiếu. Để đảm bảo quá trình này diễn ra minh bạch, chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ quản lý hiệu quả. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát hàng hóa trong nội bộ. Theo dõi bài viết sau của Lạc Việt để tải mẫu phiếu xuất hàng kiêm điều chuyển nội bộ mới nhất 2024.
1. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định của pháp luật
Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/11/2019:
|
Mẫu hiển thị số 03: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử Tên người xuất hàng: Theo lệnh điều động số ……..về việc vận chuyển hàng hóa Địa chỉ kho xuất hàng: Tên người vận chuyển: Phương tiện vận chuyển: Mã số thuế người xuất hàng: .....................................................................................................PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN ĐIỆN TỬ
Thủ trưởng đơn vị (Chữ ký điện tử, Chữ ký số) |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2. Giới thiệu về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một loại chứng từ quan trọng trong quá trình luân chuyển hàng hóa trong nội bộ doanh nghiệp. Đây là công cụ để doanh nghiệp theo dõi, quản lý hàng hóa khi xuất từ kho chính đến các kho phụ, giữa các bộ phận khác nhau nhằm phục vụ cho những mục đích nội bộ như sản xuất, bảo trì, kiểm kê.
Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không chỉ là phương tiện ghi nhận sự luân chuyển hàng hóa mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng của quá trình xuất và vận chuyển hàng nội bộ. Phiếu này cần phải tuân thủ các quy định pháp lý, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dòng hàng hóa và tránh các sai sót không mong muốn trong hoạt động kinh doanh.
Thông thường, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển sẽ bao gồm các thông tin cơ bản sau:
- Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ cụ thể.
- Số phiếu, ngày lập phiếu.
- Danh sách hàng hóa bao gồm tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng xuất.
- Thông tin người lập phiếu, người vận chuyển và người nhận hàng, kèm theo chữ ký xác nhận.
- Địa chỉ kho xuất và kho nhận.
Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao từng khâu trong chuỗi cung ứng nội bộ, dễ dàng báo cáo cho cơ quan chức năng khi cần thiết. Việc sử dụng mẫu phiếu này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn mà còn đảm bảo tuân thủ quy định về quản lý vận chuyển hàng hóa.
3. Khi nào cần sử dụng biểu mẫu xuất kho và vận chuyển nội bộ?
Mẫu phiếu xuất hàng kiêm điều chuyển nội bộ được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau trong doanh nghiệp, đặc biệt là khi cần ghi nhận và quản lý quá trình luân chuyển hàng hóa, thiết bị giữa các kho, phòng ban. Một số tình huống cụ thể mà doanh nghiệp cần sử dụng biểu mẫu này bao gồm:
Khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc kho dự trữ ở những địa điểm khác nhau, việc luân chuyển hàng hóa giữa các kho sẽ diễn ra thường xuyên. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sẽ ghi nhận chi tiết về hàng hóa được xuất đi từ kho chính và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách hợp lệ.
Trong trường hợp hàng hóa, vật tư cần được di chuyển giữa các phòng ban hoặc bộ phận khác nhau trong cùng một cơ sở, doanh nghiệp cũng cần sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mẫu để theo dõi, ghi nhận quá trình vận chuyển.
Khi doanh nghiệp cần xuất hàng hóa để tiến hành kiểm kê, bảo trì hoặc sửa chữa, biểu mẫu xuất kho sẽ là công cụ giúp quản lý quá trình này, từ khâu xuất hàng đến khi hoàn tất việc kiểm kê hoặc bảo trì.
Đối với doanh nghiệp có nhiều địa điểm sản xuất, kinh doanh khác nhau, việc vận chuyển hàng hóa giữa các địa điểm này là không thể tránh khỏi. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đảm bảo quá trình này diễn ra minh bạch.
Ngoài những tình huống nêu trên, biểu mẫu xuất kho vận chuyển nội bộ còn được sử dụng khi doanh nghiệp cần luân chuyển thiết bị, vật dụng giữa các chi nhánh, phòng ban nhằm phục vụ cho mục đích nội bộ khác, như sử dụng trong sản xuất, hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
4. Lưu ý khi sử dụng mẫu phiếu xuất hàng kiêm chuyển kho
Việc sử dụng mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đóng vai trò quan trọng trong quy trình luân chuyển hàng hóa, vì vậy cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tính chính xác:
Tính chính xác của thông tin trên phiếu: Tất cả thông tin trên phiếu, bao gồm tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, điểm xuất, điểm nhận, thông tin người liên quan, cần được điền chính xác tuyệt đối. Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến nhầm lẫn, sai lệch trong quản lý hàng hóa, gây tổn thất cho doanh nghiệp. Thông tin cần rõ ràng, dễ hiểu, đúng định dạng để các bộ phận có thể theo dõi, xử lý nhanh chóng.
Ký duyệt và trách nhiệm của các bên liên quan: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cần sự xác nhận của người lập phiếu, người vận chuyển, người nhận hàng. Điều này đảm bảo rằng các bên đều hiểu rõ và chịu trách nhiệm về quá trình luân chuyển hàng hóa. Việc ký duyệt cũng giúp giảm thiểu tranh chấp, nhầm lẫn hoặc mâu thuẫn xảy ra liên quan đến việc vận chuyển.
Lưu trữ/bảo quản phiếu: Sau khi hoàn tất quá trình xuất hàng và luân chuyển, phiếu cần được lưu trữ theo đúng quy định để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng tra cứu khi cần thiết. Phiếu có thể được lưu trữ dưới dạng giấy hoặc điện tử tùy thuộc vào quy trình quản lý của doanh nghiệp.
Việc bảo quản phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cũng giúp doanh nghiệp tuân thủ yêu cầu pháp lý, đồng thời hỗ trợ quá trình kiểm toán hoặc kiểm tra nội bộ sau này.
5. Lợi ích của việc sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử
Việc sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử mang lại nhiều lợi ích so với phương pháp quản lý phiếu giấy truyền thống. Với sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa, đồng thời nâng cao tính minh bạch và hiệu quả quản lý.
Tính tiện lợi, nhanh chóng: So với việc sử dụng phiếu giấy, phiếu điện tử giúp tiết kiệm đáng kể thời gian trong khâu lập, xử lý phiếu. Doanh nghiệp có thể tạo phiếu nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản trên phần mềm, tránh được những lỗi viết tay hoặc sai sót trong quá trình nhập liệu.
Thông tin trên phiếu được lưu trữ trực tuyến, dễ dàng tra cứu, cập nhật, chia sẻ với các bộ phận liên quan mà không cần tốn công sức sao chép hay gửi bản cứng.
Tích hợp với các hệ thống quản lý kho hiện đại: Phiếu xuất kho điện tử được tích hợp trực tiếp với hệ thống phần mềm quản lý kho hiện đại, có thể kể đến như LV-DX Accounting. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ quá trình xuất – nhập kho, đảm bảo rằng mọi thông tin đều được đồng bộ tự động giữa các bộ phận kho, kế toán, quản lý.
Phần mềm LV-DX Accounting tích hợp mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong quá trình vận chuyển. Bên cạnh đó, LV-DX Accounting quản lý kho thông minh, dựa trên nhiều tiêu chí sắp xếp khác nhau giúp quá trình xuất kho diễn ra nhanh chóng.
Bảo mật và quản lý dữ liệu tốt hơn: Việc sử dụng phiếu điện tử giúp đảm bảo dữ liệu được bảo mật ở mức cao nhất. Thông tin về hàng hóa, quy trình vận chuyển đều được mã hóa, lưu trữ an toàn trên hệ thống đám mây, giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc lạm dụng dữ liệu.
Hệ thống quản lý phiếu điện tử cũng cung cấp chức năng phân quyền, giúp chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập, chỉnh sửa thông tin, đảm bảo tính bảo mật, minh bạch trong doanh nghiệp.
Sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn hoạt động vận chuyển hàng hóa nội bộ, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí vận hành.
Tóm lại, việc sử dụng mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một bước không thể thiếu trong quy trình quản lý hàng hóa của doanh nghiệp. Mẫu phiếu này giúp đảm bảo tính chính xác trong quá trình luân chuyển hàng hóa. Hy vọng qua bài viết này của Lạc Việt, doanh nghiệp đã nắm được những thông tin cơ bản về mẫu phiếu xuất hàng kiêm điều chuyển nội bộ cũng như tiếp cận được các công cụ số hóa hỗ trợ quá trình quản lý kho hàng hiệu quả.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: