Hướng dẫn cách làm sổ sách kế toán trên Excel (có file tải về)

Sổ kế toán trên Excel là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu tài chính cho nhiều doanh nghiệp nhỏ, kế toán cá nhân, để lập, theo dõi các sổ sách quan trọng như Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Sổ quỹ tiền mặt, Bảng cân đối số phát sinh. Trong bài viết này, AccNet sẽ hướng dẫn làm sổ kế toán trên Excel, giúp bạn có thể dễ dàng thực hiện theo.

1. Hướng dẫn cách làm sổ sách kế toán trên excel chi tiết

Bước 1. Chuẩn bị file Excel

Trước khi bắt đầu cách làm sổ sách kế toán trên Excel, bạn cần chuẩn bị một file Excel có các sheet tương ứng với từng loại sổ sách kế toán cần quản lý. Các sheet quan trọng trong sổ kế toán file Excel:

Nhật ký chung – Ghi lại tất cả nghiệp vụ kế toán phát sinh.
Sổ cái – Theo dõi chi tiết từng tài khoản kế toán.
Sổ quỹ tiền mặt – Quản lý tiền mặt trong doanh nghiệp.
Sổ ngân hàng – Theo dõi giao dịch qua tài khoản ngân hàng.
Bảng cân đối số phát sinh – Tổng hợp số liệu từ sổ cái để kiểm tra tính cân đối.

Lưu ý:

Định dạng file dưới dạng .xlsx để tránh mất dữ liệu khi lưu.
Đặt tên sheet bằng tiếng Việt không dấu để tránh lỗi công thức.

Bước 2. Hướng dẫn làm Nhật ký chung trong sổ kế toán trên Excel

Nhật ký chung ghi nhận tất cả các giao dịch tài chính phát sinh theo thứ tự thời gian. Cách tạo bảng Nhật ký chung:

B1: Mở Excel, chọn sheet Nhật ký chung.

B2: Tạo bảng dữ liệu với các cột sau:

Chứng từ		Diễn giải	Đã ghi sổ Cái	Số hiệu tài khoản	Số tiền		Mã xử lý
Số hiệu	Ngày tháng	Diễn giải	Diễn giải		Nợ	Có	Mã xử lý

B3: Nhập dữ liệu kế toán theo từng giao dịch phát sinh hoặc áp dụng công thức để tự động tính toán, kiểm tra số liệu chính xác (Công thức được ghi trong file mẫu sổ kế toán cuối bài viết)

Bước 3. Cách làm Sổ Cái kế toán trên Excel

Sổ cái theo dõi chi tiết từng tài khoản kế toán dựa trên số liệu từ Nhật ký chung. Cách làm bảng Sổ cái kế toán trên Excel:

B1: Mở Excel, chọn sheet Sổ cái.

B2: Tạo bảng dữ liệu với các cột sau để lập sổ kế toán trên Excel:

Chứng từ		Diễn giải	TK	Số tiền		Mã xử lý
Số	Ngày			Nợ	Có
		Số dư đầu kỳ

B3: Tiến hành nhập dữ liệu kế toán theo từng giao dịch phát sinh để ghi nhận đầy đủ thông tin tài chính. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng công thức Excel để tự động hóa quá trình tính toán, giúp kiểm soát số liệu chính xác, hạn chế sai sót. (Chi tiết công thức có trong file mẫu sổ kế toán ở cuối bài viết)

Bước 4. Hướng dẫn làm Sổ quỹ tiền mặt kế toán trên Excel

Sổ quỹ tiền mặt theo dõi thu chi tiền mặt của doanh nghiệp. Cách làm bảng Sổ quỹ tiền mặt kế toán trên Excel:

B1: Mở Excel, chọn sheet Sổ quỹ tiền mặt.

B2: Tạo bảng dữ liệu theo mẫu sổ kế toán trên Excel với các cột sau:

Chứng từ			Diễn giải	TK	Số tiền			Mã xử lý
Ngày	Thu	Chi			Thu	Chi	Tồn
			Số dư đầu kỳ

B3: Nhập các nghiệp vụ kế toán phát sinh vào bảng theo đúng trình tự thời gian. Để tối ưu hóa việc ghi sổ, có thể áp dụng công thức Excel giúp tính toán tự động, đối chiếu dữ liệu nhanh chóng. (Tham khảo file mẫu sổ kế toán cuối bài để biết chi tiết công thức)

Bước 5. Cách làm Bảng cân đối số phát sinh kế toán trên Excel

Bảng cân đối số phát sinh tổng hợp dữ liệu từ sổ cái để kiểm tra tính cân đối của kế toán. Cách tạo bảng cân đối số phát sinh:

B1: Mở Excel, chọn sheet Bảng cân đối.

B2: Tạo bảng dữ liệu với các cột sau để thiết lập sổ kế toán trên Excel:

Code	Số hiệu TK	Tên tài khoản kế toán	Số dư đầu kỳ		Số phát sinh		Số dư cuối kỳ		STT
			Nợ	Có	Nợ	Có	Nợ	Có

B3: Điền thông tin kế toán vào bảng dữ liệu theo từng giao dịch thực tế. Để đảm bảo độ chính xác cao, bạn có thể thiết lập công thức trong Excel nhằm tự động tổng hợp, kiểm tra số liệu. (Các công thức cụ thể được cung cấp trong file mẫu sổ kế toán cuối bài)

Bước 6. Định dạng & bảo vệ file sổ sách kế toán trên Excel

Định dạng bảng: Dùng Format as Table để dễ theo dõi dữ liệu.
Bảo vệ công thức tránh chỉnh sửa nhầm: Chọn các ô chứa công thức → Ctrl + 1 → Tab Protection → Check Locked → Protect Sheet.
Lưu file: Chọn File → Save As → Định dạng .xlsx hoặc .xlsm nếu có macro.

2. Tải file mẫu sổ kế toán trên Excel

AccNet đã chuẩn bị file mẫu Excel với đầy đủ các sổ sách kế toán để bạn có thể tải về, sử dụng ngay.

TẢI NGAY FILE SỔ KẾ TOÁN EXCEL

Việc hướng dẫn làm sổ kế toán trên Excel giúp kế toán viên theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng các công thức như SUMIF, IF, VLOOKUP, bạn có thể tự động hóa quá trình nhập liệu, đối chiếu số liệu. Hy vọng hướng dẫn này giúp bạn hiểu rõ cách lập sổ kế toán trên Excel chuyên nghiệp!

THÔNG TIN LIÊN HỆ: