Quy trình kiểm kê hàng tồn kho toàn diện (2025)

Quản lý kho hiệu quả không chỉ là yêu cầu về logistics mà còn là yếu tố quyết định lợi nhuận , hiệu suất vận hành của doanh nghiệp. Kiểm kê hàng tồn kho là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi, đánh giá , tối ưu hóa nguồn lực hàng hóa. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng hàng hóa bị thừa, thiếu hoặc hư hỏng, dẫn đến sai lệch báo cáo tài chính , lãng phí chi phí lưu kho. Chính vì vậy, việc triển khai một quy trình kiểm kê bài bản, kết hợp với các phương pháp , công nghệ hiện đại là nhu cầu thiết yếu để đảm bảo tính chính xác , hiệu quả quản trị kho.

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về kiểm kê hàng tồn kho, từ khái niệm, tầm quan trọng đến các phương pháp triển khai, giúp các doanh nghiệp hiểu rõ cách thức vận hành , chuẩn bị cho quá trình kiểm kê chuyên nghiệp.

1. Định nghĩa , tầm quan trọng của kiểm kê hàng tồn kho

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình xác định chính xác số lượng , tình trạng thực tế của hàng hóa đang lưu trữ trong kho tại một thời điểm nhất định. Đây là hoạt động đối chiếu giữa số liệu thực tế với thông tin trên sổ sách hoặc phần mềm quản lý, nhằm phát hiện các chênh lệch, từ đó đảm bảo dữ liệu đáng tin cậy để đưa ra quyết định kinh doanh.

Mục đích, lợi ích của kiểm kê hàng tồn kho

Đảm bảo số liệu chính xác , lợi nhuận: Sự chênh lệch giữa tồn kho thực tế , sổ sách có thể dẫn đến sai lệch báo cáo giá vốn, lợi nhuận gộp , lợi nhuận ròng. Việc kiểm kê giúp doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời, tránh rủi ro tài chính.
Phòng ngừa rủi ro: Kiểm kê kịp thời giúp dự báo nhu cầu, hạn chế tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa, đồng thời giảm thiểu tổn thất do hư hỏng, lỗi mốt hoặc chi phí lưu trữ tăng cao.
Hỗ trợ ra quyết định: Dữ liệu kiểm kê là cơ sở quan trọng để lập kế hoạch mua hàng, sản xuất , quản lý tồn kho, đồng thời giúp tối ưu hóa vòng quay hàng hóa.
Tuân thủ quy định: Kiểm kê còn phục vụ mục đích báo cáo tài chính , kê khai thuế, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ pháp luật.

Như vậy, kiểm kê hàng tồn kho không chỉ là hoạt động kiểm tra vật lý mà còn là công cụ quản trị chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, chi phí , hiệu quả vận hành.

2. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Để thực hiện kiểm kê hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, loại hình hàng hóa , tần suất kiểm kê mong muốn.

Kiểm kê theo tần suất

Phương pháp	Mô tả	Ưu điểm	Nhược điểm
Kiểm kê thường xuyên (Kê khai liên tục)	Thực hiện hàng ngày hoặc hàng tuần, thường áp dụng với hàng giá trị cao, số lượng ít (ví dụ: máy móc, thiết bị).	Cập nhật số liệu liên tục, giảm rủi ro sai sót , thất thoát.	Tốn kém chi phí nhân lực , thời gian; tăng khối lượng công việc kế toán.
Kiểm kê định kỳ	Thực hiện theo tháng, quý hoặc theo chu kỳ riêng, phù hợp với hàng hóa số lượng lớn, đa dạng mã, giá trị trung bình.	Giảm áp lực cho nhân sự, tiết kiệm thời gian.	Khó phát hiện sai sót sớm; công việc hạch toán dồn vào cuối kỳ.

Kiểm kê theo công nghệ

Kiểm kê thủ công: Chi phí thấp, nhưng tốn thời gian , dễ sai sót, khó kiểm soát với kho lớn.
Kiểm kê bằng mã vạch: Tăng tốc độ , độ chính xác, dữ liệu tự động cập nhật, giảm sai lệch nhập liệu. Yêu cầu đầu tư thiết bị , dán mã vạch.
Kiểm kê bằng RFID: Quản lý hàng hóa theo thời gian thực, không cần tiếp xúc trực tiếp, cực kỳ chính xác nhưng chi phí đầu tư cao.
Kiểm kê bằng Drone: Thích hợp cho kho diện tích rộng, giảm rủi ro cho nhân viên , tăng tốc độ kiểm kê. Đòi hỏi kỹ thuật vận hành phức tạp , chi phí cao.

Việc lựa chọn phương pháp kiểm kê phù hợp sẽ quyết định tính hiệu quả , chi phí vận hành của doanh nghiệp. Kiểm kê hàng tồn kho không chỉ là nhiệm vụ định kỳ mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, dự báo nhu cầu, tối ưu hóa lợi nhuận.

3. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết

Để kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai theo một quy trình bài bản gồm ba giai đoạn: Chuẩn bị, Tiến hành kiểm kê thực tế , Tổng hợp – xử lý kết quả.

Giai đoạn Chuẩn bị (Lập kế hoạch)

Lập kế hoạch kiểm kê: Xác định thời điểm, phạm vi , phương pháp kiểm kê (thường xuyên, định kỳ hoặc luân phiên), đảm bảo không ảnh hưởng quá trình nhập – xuất kho.
Thành lập tổ kiểm kê: Bao gồm kế toán, thủ kho, giám sát, có thể mời đại diện bên thứ ba. Mỗi thành viên được phân công nhiệm vụ rõ ràng: người đếm, người ghi chép, người giám sát.
Thông báo nội bộ: Thông báo cho các phòng ban liên quan (bán hàng, vận hành) để tạm dừng nhập/xuất kho, đảm bảo kiểm kê chính xác.
Chuẩn bị kho: Sắp xếp hàng hóa gọn gàng theo vị trí, nhóm hàng , dán nhãn mã hàng.
Chuẩn bị công cụ , tài liệu: In danh sách hàng hóa từ phần mềm quản lý, chuẩn bị phiếu kiểm kê, cân, thước đo, máy quét mã vạch hoặc sticker đánh dấu.

Giai đoạn Tiến hành Kiểm kê Thực tế

Lập bảng kê chi tiết: Dựa trên phần mềm quản lý tồn kho, lập bảng kê gồm tên hàng, số lượng thực tế, số lượng báo cáo , ghi chú.
Đếm hàng: Chia nhóm kiểm kê theo khu vực/kệ, đếm từng mã hàng, kiểm tra tình trạng (hư hỏng, quá hạn).
Đối chiếu chéo: Nên bố trí hai người kiểm đếm song song, ghi số liệu độc lập để đối chiếu, tăng độ chính xác.
Ghi chép , xác nhận: Ghi nhận mọi chênh lệch vào phiếu kiểm kê, kèm ảnh hoặc ghi chú chi tiết, ký xác nhận tại mỗi khu vực.

Giai đoạn Tổng hợp , Xử lý Kết quả

Đối chiếu số liệu: So sánh số lượng thực tế với sổ sách/phần mềm. Nếu có chênh lệch, tiến hành kiểm đếm lại để đảm bảo chính xác.
Phân tích nguyên nhân: Điều tra lý do chênh lệch: nhầm lẫn, mất mát, hàng lỗi, sai nghiệp vụ hay chưa ghi sổ.
Lập biên bản kiểm kê: Ghi kết quả kiểm kê, đề xuất phương án xử lý với hàng tồn kho chậm luân chuyển, hàng kém phẩm chất hoặc gần hết hạn.
Điều chỉnh sổ sách: Kế toán điều chỉnh số liệu để phản ánh đúng thực tế.
Lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ đầy đủ biên bản kiểm kê, phiếu kiểm kê , chứng từ xử lý chênh lệch để phục vụ quản lý , kiểm toán sau này.

4. Xử lý kế toán khi có chênh lệch (theo thông tư 133/2016)

Sau khi hoàn tất kiểm kê hàng tồn kho, các chênh lệch cần được xử lý đúng chuẩn mực kế toán.

Trường hợp	Mô tả , Hạch toán
Chênh lệch thừa (thực tế > báo cáo)	Phản ánh giá trị hàng tồn kho thừa: Nợ TK 111, 152, 153, 156, 211 / Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381). Khi có quyết định xử lý: ghi Nợ TK 338 (3381) / Có TK 411 (Vốn đầu tư) hoặc Có TK 441 (TT 200), Có TK 711 (Thu nhập khác).
Chênh lệch thiếu (thực tế < báo cáo)	Ghi nhận thiếu chờ xử lý: Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) / Có các TK 152, 153, 155, 156. Khi có quyết định xử lý: ghi Nợ TK 111, 1388, 334, 632 (Giá vốn) / Có TK 1381.

Việc xử lý kịp thời , chính xác các chênh lệch giúp đảm bảo dữ liệu kiểm kê hàng tồn kho phản ánh đúng thực tế, từ đó bảo vệ lợi nhuận , tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Đồng thời, nó còn là cơ sở để ra quyết định quản lý hàng tồn kho hiệu quả , lập kế hoạch mua hàng chuẩn xác cho các kỳ tiếp theo.

5. Những sai lầm thường gặp , lưu ý quan trọng

Việc triển khai kiểm kê hàng tồn kho không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn đòi hỏi sự chuẩn bị, giám sát , phương pháp thực hiện đúng. Dưới đây là những sai lầm phổ biến doanh nghiệp thường mắc phải:

Sai lầm dễ mắc

Thiếu chuẩn bị kho: Kho không sắp xếp gọn gàng, bản đồ kho không rõ ràng, gây khó khăn khi tìm kiếm , đếm hàng.
Nhân sự không đủ chuyên môn: Nhân viên chưa được đào tạo bài bản, thiếu giám sát, dễ dẫn đến sai sót khi đếm , ghi số liệu.
Bỏ qua lỗi nhỏ: Các vấn đề nhỏ như hàng hư, thiếu nhãn mác không được xử lý kịp thời, dẫn tới chênh lệch tích lũy.
Kiểm kê chung chung: Chỉ kiểm kê theo nhóm lớn mà không đi vào từng mã hàng cụ thể, dẫn tới thiếu dữ liệu chi tiết.
Hàng tồn không rõ ràng: Hàng quá hạn, hàng tồn lâu hoặc không rõ xuất xứ cần được phân loại riêng , quản lý trước khi kiểm kê.
Quên ghi sổ hoặc quét mã vạch: Dẫn đến số liệu thiếu , sai lệch.

Lưu ý để kiểm kê hiệu quả

Phân nhóm ABC: Ưu tiên kiểm kê hàng nhóm A (giá cao, lợi nhuận lớn), tiếp theo B , C.
Quy tắc 80/20: Tập trung quản lý 20% mặt hàng tạo ra 80% doanh thu.
Theo dõi vòng đời bán hàng: Hiểu rõ lượng hàng bán ra hàng tuần/tháng để kiểm soát tồn kho.
Nhất quán nhập hàng: Đảm bảo nhân viên làm việc theo cùng một quy trình để tránh số liệu sai.
Tự kiểm tra đặt hàng bổ sung: Không chỉ dựa vào nhà cung cấp mà cần quản lý tồn kho theo nhu cầu thực tế.
Phân tích nhà cung cấp: Thay đổi nhà cung cấp nếu thường xuyên giao hàng trễ hoặc bán vượt số lượng.
Chuẩn hóa mã hàng , đơn vị tính: Mỗi sản phẩm phải có mã định danh duy nhất (SKU) , quy ước đơn vị rõ ràng.

6. Ứng dụng công nghệ , phần mềm quản lý

Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ trong kiểm kê hàng tồn kho là xu hướng tất yếu để nâng cao hiệu quả quản lý. Phần mềm thông minh giúp tự động hóa quy trình, tăng tốc độ kiểm kê, giảm sai sót , tiết kiệm thời gian chi phí.

Lợi ích ứng dụng công nghệ

Quản lý hàng hóa theo thời gian thực.
Tự động cập nhật số liệu, giảm sai lệch.
Tăng tốc độ kiểm kê , tối ưu nguồn lực.
Hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng , dự báo tồn kho chính xác.

Giới thiệu giải pháp AccNet ERP

AccNet ERP là phần mềm quản lý kho toàn diện, tích hợp các tính năng quan trọng để tối ưu hóa kiểm kê hàng tồn kho:

Tích hợp quản lý kho – bán hàng – kế toán: Dữ liệu đồng bộ, giảm sai lệch , lỗi nhập liệu.
Theo dõi tồn kho theo thời gian thực: Giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng , tình trạng hàng hóa mọi lúc.
Tự động tính giá xuất kho , giá vốn: Hỗ trợ báo cáo tài chính chính xác.
Báo cáo , phân tích thông minh: Hỗ trợ ra quyết định về nhập – xuất – dự trữ, tối ưu vòng quay hàng tồn kho.
Dễ triển khai cho doanh nghiệp vừa , nhỏ: Giao diện thân thiện, chi phí hợp lý, tích hợp với các hệ thống POS , bán hàng hiện có.

Với AccNet ERP, doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê hàng tồn kho một cách nhanh chóng, chính xác , tối ưu chi phí vận hành, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng.

Kiểm kê hàng tồn kho là một bước quan trọng trong quản trị kho, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, chi phí , hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Một quy trình kiểm kê bài bản, kết hợp phương pháp phù hợp , ứng dụng công nghệ hiện đại như AccNet ERP, sẽ giúp doanh nghiệp:

Đảm bảo số liệu tồn kho chính xác, phản ánh đúng thực tế.
Giảm rủi ro mất mát, hư hỏng , sai lệch báo cáo tài chính.
Hỗ trợ ra quyết định nhập – xuất – dự trữ hiệu quả, tối ưu vòng quay hàng hóa.
Tăng năng lực quản lý , khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Đầu tư vào kiểm kê chuyên nghiệp , phần mềm quản lý thông minh là bước đi chiến lược, giúp doanh nghiệp vừa , nhỏ nâng cao hiệu quả quản lý kho, đồng thời gia tăng lợi nhuận bền vững trong dài hạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET ERP
🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
☎️ Hotline: 0901 555 063
📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
🌐 Website: https://accnet.vn/