6 Quy định về xuất hóa đơn vận chuyển CHÍNH XÁC theo TT-BTC/NĐ-CP - Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp, Quản Lý Bán Hàng, Kế Toán

Trong lĩnh vực vận chuyển - nơi mỗi giao dịch đều đòi hỏi sự minh bạch thì việc xuất hóa đơn không chỉ dừng lại ở thủ tục hành chính mà còn là "bằng chứng" cam kết giữa các bên. Thực hiện đúng quy định về xuất hóa đơn vận chuyển chính là nghĩa vụ của các doanh nghiệp ngày nay. Hãy cùng Accnet tìm hiểu ngay các quy định này dưới bài viết sau!

1. Quy định về điều kiện xuất hóa đơn vận chuyển

Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận chuyển phải có đăng ký kinh doanh hợp pháp
Doanh nghiệp phải có mã số thuế, đã đăng ký kê khai thuế với cơ quan thuế.
Hóa đơn vận chuyển chỉ được xuất khi dịch vụ vận chuyển đã được thực hiện theo hợp đồng/thỏa thuận giữa các bên liên quan.
Hóa đơn phải được xuất ngay sau khi dịch vụ hoàn thành/khi nhận tiền thanh toán trước (nếu có) theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử tùy theo nhu cầu, khả năng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Quy định về nội dung/thời điểm xuất hóa đơn vận chuyển

2.1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn

Tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển.
Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của người nhận dịch vụ.
Mô tả dịch vụ vận chuyển, loại hàng hóa, phương tiện vận chuyển, điểm đi/điểm đến, khoảng cách vận chuyển.
Đơn giá, số lượng, tổng giá trị dịch vụ, thuế suất, số tiền thuế GTGT.
Ngày tháng lập hóa đơn và chữ ký của người lập hóa đơn.

2.2. Thời điểm xuất hóa đơn

Hóa đơn phải được xuất vào thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc khi nhận tiền thanh toán trước, được quy định chi tiết trong quy định về xuất hóa đơn vận chuyển Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

3. Quy định về quy trình xuất hóa đơn vận chuyển

Thu thập đầy đủ thông tin cần thiết từ khách hàng, các chi tiết về dịch vụ vận chuyển.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử/in ấn hóa đơn giấy. Đảm bảo hóa đơn bao gồm tất cả các thông tin bắt buộc theo Điều 4 Nghị định 51/2010/NĐ-CP.
Hóa đơn có thể được gửi qua email (đối với hóa đơn điện tử) hoặc giao trực tiếp (đối với hóa đơn giấy).
Đảm bảo lưu trữ hóa đơn theo quy định của Luật Kế toán và các quy định liên quan.

4. Quy định điều chỉnh/hủy/mất hóa đơn

4.1. Điều chỉnh hóa đơn

Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xuất hóa đơn vận chuyển điều chỉnh đã lập:

Hóa đơn ghi sai tên khách hàng, mã số thuế, số lượng hàng hóa, giá trị dịch vụ, doanh nghiệp cần phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Thay đổi giá trị dịch vụ sau khi đã xuất hóa đơn, việc điều chỉnh cần phải được thực hiện để phản ánh chính xác các giao dịch.

4.2. Hủy hóa đơn

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 20 quy định hủy hóa đơn:

Dịch vụ vận chuyển đã xuất hóa đơn nhưng không được thực hiện (ví dụ như hủy đơn/khách hàng không sử dụng dịch vụ), doanh nghiệp cần hủy hóa đơn đã xuất.
Trường hợp phát hiện sai sót trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới mà không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

4.3. Mất, cháy, hỏng hóa đơn

Dựa trên Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Điều 22 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 21 (bổ sung), quy định về xuất hóa đơn vận chuyển khi xử lý các trường hợp mất, cháy, hỏng như sau:

Hóa đơn bị mất/cháy/hỏng trước khi lập, doanh nghiệp cần phải thông báo ngay cho cơ quan thuế. Nêu rõ số lượng hóa đơn bị mất, cháy, hỏng kèm các biện pháp đã thực hiện để khắc phục.
Doanh nghiệp lập biên bản ghi nhận sự cố, sau đó thông báo cho cơ quan thuế, lập hóa đơn mới thay thế trong trường hợp hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho khách hàng
Nếu hóa đơn đã lập và gửi cho khách hàng nhưng sau đó bị mất, cháy, hỏng, cả bên bán/bên mua lập biên bản ghi nhận sự việc. Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn thay thế hoặc bản sao hóa đơn tùy vào tình huống cụ thể.

5. Quy định kê khai thuế từ hóa đơn vận chuyển

Việc kê khai thuế từ hóa đơn vận chuyển phải tuân thủ các quy định của Luật Thuế giá trị gia tăng (GTGT), bao gồm:

Dịch vụ vận chuyển thường áp dụng thuế suất GTGT là 10%, theo quy định tại Điều 8, Luật Thuế GTGT số 13/2008/QH12, sửa đổi bổ sung bởi Luật số 31/2013/QH13 và Luật số 71/2014/QH13.
Doanh nghiệp kê khai đầy đủ số thuế GTGT đầu ra từ dịch vụ vận chuyển trong kỳ kê khai thuế (tháng hoặc quý) theo quy định tại Điều 10, Thông tư 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính.
Thuế GTGT từ dịch vụ vận chuyển phải được nộp trong thời hạn quy định về xuất hóa đơn vận chuyển, tức là chậm nhất vào ngày 20 của tháng tiếp theo đối với doanh nghiệp kê khai theo tháng và vào ngày 30 của tháng đầu quý tiếp theo đối với doanh nghiệp kê khai theo quý.

Quy định kê khai thuế từ hóa đơn vận chuyển

6. Quy định lưu trữ/bảo mật khi xuất hóa đơn vận chuyển

6.1. Thời gian lưu trữ: Hóa đơn (giấy/điện tử) phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Điều 41, Luật Kế toán số 88/2015/QH13.

6.2. Phương pháp lưu trữ:

Hóa đơn giấy: Lưu trữ trong tủ hồ sơ có khóa, kho lưu trữ an toàn, tránh hư hỏng.
Hóa đơn điện tử: Lưu trữ trên hệ thống an toàn, có sao lưu định kỳ, theo Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

6.3. Bảo mật:

Hóa đơn giấy: Bảo quản trong tủ có khóa, hạn chế lấy ra.
Hóa đơn điện tử: Mã hóa bảo mật bằng các biện pháp an ninh mạng, theo Điều 17, Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Tuân thủ quy định về xuất hóa đơn vận chuyển là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tránh khỏi những rủi ro không đáng có, mở ra những cánh cửa mới cho sự hợp tác, tin tưởng từ khách hàng/đối tác. Hóa đơn vận chuyển là chứng từ tài chính cho sự cam kết của doanh nghiệp đối với chất lượng dịch vụ cung cấp.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: