Hiện nay, các trường hợp doanh nghiệp cần hủy bỏ hóa đơn đã phát hành do các sai sót, thay đổi trong giao dịch khá phổ biến. Vì vậy, việc hiểu rõ quy trình hủy hóa đơn điện tử đã phát hành là vô cùng cần thiết. Bài viết này, Accnet sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện quy trình hủy hóa đơn đúng chuẩn.
1. Thủ tục/trình tự hủy bỏ hóa đơn điện tử đã phát hành
Bước 1: Kiểm tra, xác nhận lý do hủy hóa đơn
Trước khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân cụ thể của việc hủy hóa đơn (sai thông tin, hư hỏng, mất, thay đổi hợp đồng).
Lưu ý: Đảm bảo hóa đơn cần hủy chưa được kê khai thuế. Nếu hóa đơn đã kê khai, doanh nghiệp cần thực hiện thêm thủ tục điều chỉnh trên hệ thống kê khai thuế.
Bước 2: Lập biên bản hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Biên bản này phải bao gồm các thông tin chi tiết như số hóa đơn, ngày phát hành, lý do hủy, chữ ký của cả hai bên mua và bán (nếu có thể).
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 68/2019/TT-BTC, biên bản hủy hóa đơn là bắt buộc để ghi nhận việc hủy bỏ
Lưu ý: Biên bản hủy hóa đơn cần được lưu trữ cùng với các chứng từ liên quan để làm bằng chứng khi cần thiết.
Bước 3: Hủy hóa đơn trên hệ thống
Doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã phát hành trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Quá trình hủy phải đảm bảo hóa đơn bị xóa bỏ hoàn toàn khỏi hệ thống, không thể được sử dụng lại.
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, việc hủy hóa đơn trên hệ thống phải tuân thủ quy trình của phần mềm để đảm bảo tính hợp pháp, ngăn ngừa các sai sót.
Bước 4: Thông báo cho cơ quan thuế
Doanh nghiệp phải gửi thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo này có thể được thực hiện qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế hoặc trực tiếp tại văn phòng thuế.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thông báo hủy hóa đơn phải được thực hiện ngay sau khi hủy, kèm theo các tài liệu liên quan như biên bản hủy hóa đơn để đảm bảo cơ quan thuế có thể theo dõi, kiểm soát
2. Hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành trên LV eInvoice
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống LV eInvoice
- Truy cập vào hệ thống LV eInvoice bằng tài khoản doanh nghiệp đã được cấp quyền.
- Đảm bảo tài khoản bạn đăng nhập đã được phân quyền truy cập vào chức năng hủy hóa đơn trong hệ thống.
Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử đã phát hành cần hủy
- Sử dụng chức năng tìm kiếm trên LV eInvoice để xác định hóa đơn cần hủy. Bạn có thể tìm kiếm theo số hóa đơn, ngày phát hành, thông tin khách hàng.
- Kiểm tra lại thông tin hóa đơn để chắc chắn đúng hóa đơn cần hủy.
Bước 3: Thực hiện lệnh hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
- Chọn hóa đơn cần hủy, nhấp vào tùy chọn "Hủy hóa đơn".
- Nhập lý do hủy hóa đơn theo yêu cầu của hệ thống.
- Xem lại các thông tin trước khi hoàn tất lệnh hủy hóa đơn. Sau khi xác nhận, hóa đơn sẽ được đánh dấu là "Đã hủy" trên hệ thống.
Bước 4: Lưu trữ thông tin hủy hóa đơn
- Sau khi hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, hệ thống sẽ tự động lưu trữ biên bản hủy hóa đơn, cập nhật trạng thái hủy trên hệ thống quản lý hóa đơn điện tử LV eInvoice
- Bạn có thể tải về biên bản hủy hóa đơn để lưu trữ nội bộ, đồng thời thông báo cho các bên liên quan về việc hủy hóa đơn.
3. Các trường hợp hủy bỏ hóa đơn điện tử đã phát hành
- Hóa đơn điện tử được phát hành nhưng chứa thông tin sai sót như sai mã số thuế, sai tên khách hàng, sai giá trị hàng hóa/dịch vụ.
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các hóa đơn có sai sót phải được hủy và phát hành hóa đơn mới để thay thế.
- Hóa đơn bị mất, thất lạc, hư hỏng khiến không thể sử dụng/không còn giá trị pháp lý.
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 68/2019/TT-BTC, khi hóa đơn bị mất hoặc hư hỏng, doanh nghiệp phải lập biên bản ghi nhận và tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo quy trình
- Hóa đơn đã được phát hành nhưng phát hiện ra sai sót cần phải điều chỉnh trước khi giao.
Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, nếu hóa đơn chưa được giao cho khách hàng, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn đó, phát hành hóa đơn mới với thông tin điều chỉnh chính xác.
- Hóa đơn điện tử đã phát hành bị hủy do thay đổi hợp đồng/hủy giao dịch
Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định khi có sự thay đổi trong nội dung hợp đồng/khi giao dịch bị hủy bỏ, hóa đơn liên quan cũng phải được hủy theo quy định
4. Thời hạn và mức xử phạt khi hủy hóa đơn điện tử sai quy định
Đối với thời hạn hủy hóa đơn:
Hóa đơn sai sót phải được hủy trong thời hạn 10 ngày kể từ khi phát hiện sai sót hoặc trước khi hóa đơn được kê khai thuế.
Điều 17, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định hủy hóa đơn phải được thực hiện kịp thời để tránh ảnh hưởng đến quá trình kê khai thuế
Đối với mức xử phạt khi hủy hóa đơn sai quy định:
- Phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng: Khi hủy hóa đơn điện tử đã phát hành không thông báo hoặc thông báo muộn đến cơ quan thuế (Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng quy trình hủy hóa đơn theo quy định)
- Phạt tiền từ 10 triệu đến 20 triệu đồng: Khi hủy hóa đơn không không lập biên bản hủy, không thực hiện hủy trên hệ thống đúng cách.
Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định cụ thể các mức xử phạt đối với hành vi vi phạm liên quan đến việc hủy hóa đơn điện tử không đúng quy định.
Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành là một bước quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần thực hiện cẩn trọng, được xem là một biện pháp bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro pháp lý. Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã nắm vững các bước cần thiết để thực hiện việc hủy hóa đơn hiệu quả nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: