Tài sản của doanh nghiệp là một tài sản quý giá, cần được bảo quản và quản lý cẩn thận. Chứng từ kế toán là một trong những công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện việc này. Vậy, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất năm 2024 là bao lâu? Hãy cùng Accnet tìm hiểu để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật nhé!
Có thể bạn quan tâm:
|
1. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán mới cập nhật
Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán được chỉ định tại điều 41 Luật Kế toán 2015, với các quy định cụ thể như sau:
- Thời gian lưu trữ tài liệu kế toán phải ít nhất là 5 năm.
- Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu là 10 năm.
- Tài liệu kế toán cần phải được bảo quản vĩnh viễn.
1.1. Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 5 năm
Dựa trên quy định tại Điều 12 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán cần được bảo quản tối thiểu 5 năm, bao gồm những tài liệu và chứng từ kế toán không trực tiếp sử dụng để ghi sổ, như:
- Chứng từ kế toán như phiếu thu chi và phiếu nhập xuất kho.
- Tài liệu kế toán sử dụng cho quản lý và điều hành.
Đối với các trường hợp khác, nếu có quy định cụ thể về thời hạn lưu trữ khác, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm túc theo quy định đó.
1.2. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 10 năm
Dựa trên quy định tại Điều 13 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời gian lưu trữ chứng từ kế toán sẽ được lưu trữ ít nhất 10 năm, với các điều sau:
- Thời điểm lưu trữ tính từ khi kết thúc niên độ kế toán: Chứng từ kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán và báo cáo Tài chính; Các bảng kê, bảng tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; BC tháng, quý, năm; BC quyết toán; BC tự kiểm tra kế toán; Biên bản tiêu hủy tài liệu,…
- Thời điểm lưu trữ tính từ khi các giao dịch được hoàn thành: Tài liệu chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; BC kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
- Thời điểm lưu trữ được tính từ khi hoàn thành duyệt hoàn thành báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án: Tài liệu liên quan đến các đơn vị Chủ đầu tư bao gồm tài liệu trong các kỳ kế toán năm; BC quyết toán dự án hoàn thành.
- Thời điểm lưu trữ tính từ khi hoàn thành thủ tục: Tài liệu liên quan đến các hoạt động thay đổi vốn điều lệ hay chủ sở hữu của doanh nghiệp như giải thể, phá sản, cổ phần hóa,…
- Thời điểm lưu trữ được tính từ khi có báo cáo hoặc kết quả thanh tra từ các cơ quan có thẩm quyền: Các tài liệu kế toán liên quan đến hoạt động kiểm tra, giám sát của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Các tài liệu khác không được nêu trong quy định tại Điều 12, Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP: Nếu có quy định cụ thể về thời hạn lưu trữ khác, doanh nghiệp sẽ phải tuân theo những quy định đó.
1.3. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán vĩnh viễn
- Trong lĩnh vực kế toán nhà nước, đối với đơn vị kế toán, thời gian lưu trữ chứng từ kế toán cần được lưu trữ vĩnh viễn, bao gồm:
- Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước đã được Quốc hội phê chuẩn;
- Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương được HĐND các cấp phê chuẩn;
- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A hay dự án quan trọng quốc gia;
- Các tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, mang ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Quyết định về việc lưu trữ vĩnh viễn thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán của các tài liệu kế toán khác sẽ do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, ngành hoặc địa phương đưa ra, dựa trên xác định về tính chất sử liệu và ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
- Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán cũng cần được lưu trữ vĩnh viễn, bao gồm:
- Các tài liệu kế toán có tính sử liệu và ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Quyết định về việc lưu trữ thời gian lưu trữ chứng từ kế toán vĩnh viễn của các tài liệu này sẽ do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán đưa ra, dựa trên đánh giá về tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của thông tin tài liệu, để quyết định cụ thể và giao cho bộ phận kế toán/bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.
| Khám phá thêm các bài viết liên quan đến quy định kế toán: |
2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán
Điều 15 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết về thời điểm tính thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán như sau:
- Thời điểm tính thời hạn lưu trữ cho tài liệu kế toán theo Điều 12 (khoản 1, 2, 7), Điều 13 và Điều 14 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP được xác định từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
- Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán theo khoản 3 của Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP được xác định từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.
- Thời điểm tính thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán liên quan đến:
- Thành lập đơn vị được tính từ ngày thành lập.
- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình từ ngày thực hiện các biện pháp này.
- Giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án từ ngày hoàn thành thủ tục liên quan.
- Hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.
|
Tìm hiểu thêm các phần mềm của Lạc Việt Accnet:
|
Việc tuân thủ thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là một thách thức không nhỏ đối với nhiều doanh nghiệp. Với số lượng lớn chứng từ phát sinh qua các năm, việc theo dõi, phân loại, đảm bảo chứng từ được lưu trữ đúng thời hạn theo quy định pháp luật trở nên phức tạp. Nếu không quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi chứng từ quá hạn bị hủy nhầm hoặc thất lạc, gây ra các vấn đề nghiêm trọng trong kiểm toán/đối chiếu.
Accnet Cloud HKD giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách tự động hóa quá trình lưu trữ, theo dõi thời hạn chứng từ. Hệ thống cung cấp cảnh báo khi chứng từ sắp hết hạn lưu trữ, tất cả dữ liệu được bảo quản an toàn trên nền tảng đám mây. Nhờ vậy, doanh nghiệp không chỉ dễ dàng quản lý thời hạn lưu trữ mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán. Hãy trải nghiệm Accnet Cloud HKD để việc lưu trữ chứng từ kế toán của bạn luôn tuân thủ đúng quy định, an toàn tuyệt đối!
GIẢI PHÁP KẾ TOÁN THÔNG MINH ACCNET CLOUD HKD
Với công nghệ điện toán đám mây tiên tiến, AccNet Cloud HKD cho phép doanh nghiệp kiểm soát tài chính toàn diện mọi lúc, mọi nơi. Hệ thống tích hợp quản lý sổ sách, hóa đơn, báo cáo tài chính, quản lý tài sản cố định, đối chiếu tự động. Mọi quy trình đều được tinh gọn, giảm thiểu sai sót và tối đa hóa hiệu quả làm việc.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán AccNet Cloud HKD:
- Tự động hóa toàn bộ quy trình kế toán
- Tiết kiệm chi phí vận hành nhờ loại bỏ đầu tư phần cứng
- Truy cập dữ liệu kế toán từ bất kỳ đâu qua nền tảng đám mây
- Dữ liệu luôn được lưu trữ ngay lập tức
- Bảo mật dữ liệu tài chính an toàn tuyệt đối
- Giao diện trực quan, thân thiện với người dùng
- Kết nối mượt mà với hệ thống ERP
- Cập nhật liên tục các quy định kế toán hiện hành
AccNet Cloud HKD chính là đối tác chiến lược trong hành trình dẫn dắt doanh nghiệp đi đến thành công. Chọn Lạc Việt - Chọn sự vượt trội, chọn sự khác biệt.
Hy vọng bạn đã có thêm nhiều kiến thức cơ bản về việc lưu trữ chứng từ kế toán và sẽ tuân thủ thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán đúng theo quy định. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào khác, xin mời bạn đọc vui lòng để lại bình luận để Accnet hỗ trợ cho bạn tốt nhất!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
