Hạch toán hàng lưu trữ trong kho là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất trong công tác kế toán doanh nghiệp. Bài viết này, AccNet sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp hiểu rõ các nguyên tắc, quy trình thực hiện. Đồng thời, những giải pháp tối ưu hóa quy trình hạch toán sẽ được đề xuất để doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả hơn.
1. Khái niệm “hạch toán hàng tồn kho” là gì?
Hạch toán hàng tồn kho là quá trình ghi nhận, theo dõi và xử lý thông tin liên quan đến giá trị và số lượng hàng tồn kho tại một thời điểm cụ thể. Việc này giúp doanh nghiệp biết rõ tình trạng tài sản lưu động và quản lý hiệu quả nguồn lực của mình.
Vai trò của hạch toán này trong quản lý tài chính doanh nghiệp:
- Cung cấp số liệu chính xác về tài sản lưu động trong doanh nghiệp
- Giúp doanh nghiệp xác định lượng hàng hóa cần nhập, xuất hoặc sản xuất
- Hạn chế lãng phí do hàng tồn đọng lâu ngày, thiếu hụt hàng hóa phục vụ sản xuất kinh doanh.
2. Cách hạch toán hàng tồn kho đơn giản chính xác nhất
2.1. Hạch toán hàng tồn kho trong quy trình nhập kho
Các chứng từ cần thiết:
- Phiếu nhập kho.
- Hóa đơn mua hàng.
- Biên bản kiểm nhận hàng hóa.
Hạch toán: Giá trị hàng hóa nhập kho được ghi nhận vào tài khoản phù hợp:
- TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: Nếu hàng nhập là nguyên vật liệu sản xuất.
- TK 156 – Hàng hóa: Nếu hàng nhập là hàng hóa kinh doanh.
Đồng thời, chi phí vận chuyển, bốc dỡ hoặc các chi phí liên quan khác được ghi nhận vào giá trị hàng hóa nhập kho.
Ví dụ:
- Doanh nghiệp nhập 1.000 sản phẩm với giá 10.000 VNĐ/sản phẩm. Chi phí vận chuyển là 2.000.000 VNĐ.
- Tổng giá trị hàng nhập kho: 1.000×10.000+2.000.000=12.000.000 VNĐ
Hạch toán:
- Nợ TK 156: 12.000.000 VNĐ.
- Có TK 331 (Phải trả người bán): 12.000.000 VNĐ.
2.2. Hạch toán hàng tồn kho trong quy trình xuất kho
Các chứng từ cần thiết:
- Phiếu xuất kho.
- Lệnh xuất kho hoặc yêu cầu xuất kho.
Hạch toán: Giá trị hàng hóa xuất kho được ghi nhận vào tài khoản:
- TK 632 – Giá vốn hàng bán: Đối với hàng hóa bán ra.
- TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Đối với nguyên vật liệu sử dụng trong sản xuất.
Ví dụ:
- Doanh nghiệp xuất bán 500 sản phẩm với giá vốn 10.000 VNĐ/sản phẩm.
- Tổng giá trị xuất kho: 500×10.000=5.000.000 VNĐ
Hạch toán:
- Nợ TK 632: 5.000.000 VNĐ.
- Có TK 156: 5.000.000 VNĐ.
2.3. Xử lý hàng tồn kho cuối kỳ
Xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:
- Thực hiện kiểm kê thực tế để so sánh với sổ sách.
- Sử dụng các phương pháp định giá hàng tồn kho để tính giá trị còn lại.
Điều chỉnh chênh lệch:
- Hàng thừa: Hạch toán tăng giá trị tài sản.
- Hàng thiếu: Hạch toán chi phí hoặc xác định trách nhiệm bồi thường.
- Hàng hư hỏng: Hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí sản xuất.
Ví dụ: Sau kiểm kê, phát hiện thiếu 50 sản phẩm, mỗi sản phẩm trị giá 10.000 VNĐ. Tổng giá trị thiếu: 50×10.000=500.000 VNĐ
Hạch toán hàng tồn kho:
- Nợ TK 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý): 500.000 VNĐ.
- Có TK 156: 500.000 VNĐ.
3. Nguyên tắc hạch toán hàng lưu trữ trong kho
3.1. Tuân thủ chuẩn mực kế toán
Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS): Theo VAS 02 – Hàng tồn kho, việc ghi nhận và hạch toán hàng tồn kho phải phản ánh đúng giá trị thực tế.
Các tài khoản quan trọng liên quan đến hàng tồn kho:
- TK 151 – Hàng mua đang đi đường: Ghi nhận giá trị hàng hóa đã mua nhưng chưa về kho.
- TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: Ghi nhận các nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.
- TK 153 – Công cụ, dụng cụ: Ghi nhận công cụ lao động nhỏ, vật tư hỗ trợ.
TK 155 – Thành phẩm: Ghi nhận sản phẩm đã hoàn thiện trong doanh nghiệp sản xuất.
- TK 156 – Hàng hóa: Ghi nhận hàng hóa nhập về để kinh doanh.
- TK 157 – Hàng gửi đi bán: Ghi nhận giá trị hàng hóa đã gửi đi bán nhưng chưa được xác nhận doanh thu.
3.2. Nguyên tắc nhất quán
- Doanh nghiệp phải áp dụng thống nhất một phương pháp hạch toán hàng tồn kho trong suốt kỳ kế toán.
- Giá trị hàng tồn kho phải được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc (giá mua + chi phí liên quan).
4. Các sai sót thường gặp trong hạch toán hàng tồn kho
4.1. Hạch toán hàng tồn kho sai tài khoản/không đúng giá trị thực tế
Nguyên nhân:
- Nhập liệu sai số liệu giá trị hoặc số lượng.
- Hiểu sai chức năng của các tài khoản kế toán.
Hậu quả:
- Báo cáo tài chính không chính xác.
- Sai lệch trong việc tính giá vốn hàng bán.
4.2. Thiếu chứng từ, không đầy đủ thông tin cần thiết
Nguyên nhân:
- Quy trình kiểm soát nội bộ yếu kém.
- Nhân sự chưa nắm rõ các yêu cầu chứng từ kế toán.
Hậu quả:
- Gây khó khăn trong việc đối chiếu, kiểm tra/thanh tra tài chính.
- Tăng rủi ro sai sót/thất thoát tài sản doanh nghiệp.
4.3. Không kiểm kê định kỳ, dẫn đến chênh lệch số liệu
Nguyên nhân:
- Bỏ qua kiểm kê do thiếu thời gian/nguồn lực.
- Hệ thống quản lý kho không đồng bộ với thực tế.
Hậu quả:
- Tồn kho sổ sách khác xa thực tế.
- Dễ phát sinh thất thoát/hàng hóa kém chất lượng.
4.4. Ảnh hưởng của việc chọn sai phương pháp kế toán hàng tồn kho
Nguyên nhân:
- Chọn phương pháp không phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
- Không nhất quán trong áp dụng giữa các kỳ kế toán.
Hậu quả:
- Làm sai lệch giá trị hàng tồn kho và lợi nhuận.
- Gây khó khăn khi phân tích tài chính, đưa ra quyết định chiến lược.
5. Giải pháp tối ưu hóa hạch toán hàng tồn kho cho doanh nghiệp
Phần mềm AccNet Inventory là công cụ tối ưu hóa được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp Việt Nam.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực với độ chính xác cao.
- Hỗ trợ đầy đủ các phương pháp kế toán hàng tồn kho: FIFO, bình quân gia quyền, đích danh.
- Báo cáo tự động, trực quan, dễ dàng theo dõi số liệu quan trọng.
Ưu điểm vượt trội:
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho mọi đối tượng.
- Hỗ trợ tích hợp với các hệ thống khác để đồng bộ dữ liệu.
- Đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, giải đáp mọi thắc mắc.
Đăng ký tư vấn miễn phí và mua phần mềm quản lý kho AccNet Inventory ngay hôm nay!
PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO ACCNET ERP TÍCH HỢP “TRỢ LÝ TÀI CHÍNH AI”
Không chỉ là một phần mềm nhập – xuất thông thường, AccNet ERP chính là nền tảng quản lý kho thông minh, tích hợp thiết bị, kết nối dữ liệu, cảnh báo tức thời, giúp doanh nghiệp:
- Phân loại hàng hóa linh hoạt: Tạo mới danh mục theo nhu cầu; phân nhóm theo thuộc tính; thống kê doanh số, lãi gộp theo nhóm; mỗi mã hàng kèm đầy đủ thông tin tồn kho, tài khoản, giá vốn, thuế, phương pháp xuất kho.
- Quản trị kho đa dạng – kết nối thiết bị: Phần mềm quản lý kho AccNet ERP hỗ trợ QR code, barcode, thiết bị kiểm kê; quản lý tồn kho theo trạng thái (tài chính, vật lý, sẵn sàng bán); cho phép xuất kho theo hạn sử dụng, chuyển đổi đơn vị tính; hỗ trợ nhiều phương pháp tính giá xuất (BQGQ, FIFO, đích danh...).
- Quản lý tồn kho chính xác, đa chiều: Theo dõi theo màu sắc, kích thước, cấu hình, vị trí kho, mã lô; cho phép khai báo song song đơn vị đo lường, kiểm đếm; đối chiếu tồn kho thực tế với sổ sách.
- Tối ưu hiệu suất kho: Truy xuất nhanh hạn sử dụng, nguồn gốc hàng; tìm kiếm thông minh; quản lý định mức nguyên vật liệu; cập nhật tồn kho tự động theo đơn bán; cân đối hàng tồn toàn hệ thống, lưu lịch sử điều chuyển.
AccNet ERP mở ra một bước tiến mới trong quản lý kho khi tích hợp trợ lý tài chính AI, giúp doanh nghiệp vận hành chủ động và ra quyết định chính xác hơn.
- Phân tích tồn kho 24/7 trên cả desktop & mobile: AI liên tục cập nhật số liệu thực tế, cảnh báo khi hàng sắp thiếu hoặc tồn đọng quá lâu.
- Dự báo nhu cầu và rủi ro hàng hóa: Từ dữ liệu lịch sử, hệ thống đưa ra dự báo xu hướng nhập – xuất, giúp doanh nghiệp tối ưu kế hoạch mua hàng.
- Tra cứu tức thì chỉ trong vài giây: Tìm nhanh sản phẩm, số lượng tồn kho, công nợ liên quan, giá trị hàng hóa,… chỉ qua một thao tác trò chuyện với AI.
- Tự động hóa nghiệp vụ kho: Từ phiếu nhập, phiếu xuất đến kiểm tra tồn, hệ thống tự động hạch toán, đối chiếu và kết nối trực tiếp với báo cáo tài chính.
✅ Quản lý kho chủ động – Không còn “tồn kho ảo, thất thoát khó kiểm soát”
- Tự động hóa đến 80% nghiệp vụ nhập – xuất – tồn, chuẩn hóa quy trình kho vận.
- AI hỗ trợ dự báo nhu cầu hàng hóa, cảnh báo tồn kho cận date hoặc ứ đọng.
- Đồng bộ dữ liệu kho theo thời gian thực, kết nối trực tiếp với tài chính – kế toán.
- Vận hành đa nền tảng trên desktop & mobile, tra cứu số liệu kho tức thì.
✅ Hiệu quả rõ rệt khi ứng dụng quản lý kho tích hợp AI
- Giảm đến 30% chi phí lưu kho nhờ tối ưu tồn và tự động hóa quy trình.
- Rút ngắn 50% thời gian kiểm kê và xử lý hàng hóa cận date.
- Tăng 82% độ chính xác dữ liệu, giảm sai sót và thất thoát hàng hóa.
- Cải thiện hiệu suất dòng tiền nhờ kiểm soát chặt vốn lưu động bị “giam” trong kho.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.
✅ Demo miễn phí full tính năng
✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp
✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm
Hạch toán hàng tồn kho là một phần không thể thiếu trong quản lý tài chính của bất kỳ doanh nghiệp nào. Với giải pháp phần mềm AccNet Inventory, doanh nghiệp có thể yên tâm hạch toán hàng lưu trữ trong kho hiệu quả hơn, từ đó tập trung vào các hoạt động phát triển kinh doanh.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: