Ngày nay, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) là xu hướng mới trong thời đại số giúp tiết kiệm tài nguyên và tăng hiệu quả quản lý khách hàng, dịch vụ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp còn chưa biết cách chuyển đổi đúng quy định pháp luật. Vì vậy, hãy cùng Accnet theo dõi ngay bài viết dưới đây để biết cách thức thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử (chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử) nhé!
1. Chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì?
Chuyển đổi hóa đơn điện tử là quá trình thay thế hóa đơn giấy truyền thống bằng hóa đơn điện tử – loại hóa đơn được phát hành, gửi, lưu trữ qua các phương tiện điện tử.
Thay vì in và lưu trữ hóa đơn dưới dạng giấy tờ vật lý, doanh nghiệp sẽ sử dụng phần mềm để tạo, ký, gửi hóa đơn cho khách hàng trực tuyến.
Tại sao doanh nghiệp nên chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn số? Câu trả lời là do:
- Xu hướng chuyển đổi số toàn cầu, nhiều doanh nghiệp đang dần chuyển sang các phương thức quản lý điện tử. Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp theo kịp xu hướng này.
- Việt Nam đã ban hành các quy định yêu cầu doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử nhằm tăng cường tính minh bạch trong các giao dịch tài chính.
2. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử từ hóa đơn giấy trên phần mềm LV eInvoice
Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn số chuẩn Thông tư 68/2021/TT-BTC và Nghị định 119/2021/NĐ-CP qua 7 bước đơn giản:
- Bước 1: Đăng ký sử dụng phần mềm LV eInvoice
- Bước 2: Cài đặt cấu hình phần mềm LV eInvoice
- Bước 3: Chuẩn bị dữ liệu để chuyển đổi thông tin từ hóa đơn giấy
- Bước 4: Đào tạo/kiểm tra phần mềm LV eInvoice
- Bước 5: Chính thức phát hành hóa đơn điện tử
- Bước 6: Thiết lập chế độ lưu trữ/bảo mật trên LV eInvoice
- Bước 7: Duy trì/giám sát quy trình
Bước 1: Đăng ký sử dụng phần mềm LV eInvoice
Đăng ký với nhà cung cấp LV eInvoice để chuyển đổi hóa đơn điện tử từ hóa đơn giấy:
- Truy cập vào trang web hoặc liên hệ trực tiếp với Lạc Việt - đơn vị cung cấp phần mềm LV eInvoice để đăng ký.
- Chọn gói dịch vụ phù hợp với quy mô, nhu cầu của doanh nghiệp (bao gồm số lượng hóa đơn dự kiến, các tính năng cần thiết).
- Ký hợp đồng sử dụng phần mềm, đảm bảo các thỏa thuận dịch vụ (SLA) về bảo mật, lưu trữ hóa đơn.
Khai báo với cơ quan thuế:
- Liên hệ với cơ quan thuế, khai báo về kế hoạch chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
- Thực hiện các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với mã số thuế của doanh nghiệp để được cấp phép phát hành hóa đơn điện tử hợp pháp.
- Hoàn thiện các thủ tục pháp lý, nhận thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế trước khi sử dụng chính thức.
Hãy chọn LV eInvoice để chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử hiệu quả hơn! Với tính bảo mật cao, dễ tích hợp, hỗ trợ tận tâm, LV eInvoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, tuân thủ pháp lý – khác biệt so với các phần mềm khác!
Bước 2: Cài đặt cấu hình phần mềm LV eInvoice để chuyển đổi hóa đơn điện tử
Cài đặt phần mềm:
- Doanh nghiệp tiến hành cài đặt phần mềm LV eInvoice theo hướng dẫn từ nhà cung cấp
- Nếu sử dụng bản nền tảng web, đảm bảo thiết lập tài khoản, đăng nhập thành công vào hệ thống.
Cấu hình thông tin doanh nghiệp:
- Đăng nhập vào phần mềm LV eInvoice và vào mục "Cài đặt" để điền các thông tin doanh nghiệp như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, các thông tin liên hệ cần thiết.
- Thiết lập định dạng hóa đơn điện tử theo yêu cầu của cơ quan thuế (bao gồm mã số hóa đơn, ký hiệu, các tiêu chí bắt buộc khác).
- Tùy chỉnh các thông số khác như loại tiền tệ, phương thức thanh toán, mẫu hóa đơn theo nhu cầu doanh nghiệp.
Kết nối với hệ thống kế toán để chuyển đổi hóa đơn điện tử từ hóa đơn giấy:
- Tích hợp LV eInvoice với hệ thống kế toán nội bộ của doanh nghiệp (nếu có) để đồng bộ dữ liệu giao dịch, giảm thiểu việc nhập liệu thủ công.
- Kiểm tra xem các giao dịch từ hệ thống kế toán có được cập nhật tự động trong LV eInvoice hay không.
Bước 3: Chuẩn bị dữ liệu để chuyển đổi thông tin từ hóa đơn giấy
Thu thập, chuẩn bị dữ liệu khách hàng:
- Đảm bảo tất cả thông tin của khách hàng/đối tác cần được cập nhật vào hệ thống, bao gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, các chi tiết thanh toán.
- Lập danh sách tất cả khách hàng hiện tại, xác nhận tính chính xác của thông tin trước khi chuyển sang hóa đơn điện tử.
Chuyển đổi dữ liệu hóa đơn giấy cũ:
- Đối với các hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa được lưu trữ điện tử, tạo các bản sao kỹ thuật số (như PDF), nhập các thông tin cần thiết vào LV eInvoice để quản lý tập trung.
- Thiết lập hồ sơ lưu trữ cho các hóa đơn cũ trên phần mềm để lịch sử giao dịch được duy trì đầy đủ.
Bước 4: Đào tạo/kiểm tra phần mềm LV eInvoice để chuyển đổi hóa đơn điện tử
Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm:
- Tổ chức các buổi đào tạo nội bộ hoặc làm việc với đội ngũ hỗ trợ của LV eInvoice để hướng dẫn nhân viên về quy trình sử dụng phần mềm.
- Cung cấp hướng dẫn cho các thao tác quan trọng như tạo lập, phát hành, gửi hóa đơn qua email, lưu trữ hóa đơn điện tử.
Kiểm tra/thử nghiệm hệ thống:
- Thực hiện thử nghiệm phát hành một số hóa đơn điện tử mẫu để kiểm tra tính chính xác của phần mềm để không gặp sự cố khi sử dụng thực tế.
- Kiểm tra các tính năng như tự động hóa quá trình phát hành, lưu trữ, truy xuất hóa đơn để đảm bảo tính ổn định.
Bước 5: Chính thức phát hành hóa đơn điện tử
Bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử chính thức để chuyển đổi hóa đơn điện tử:
- Sau khi hoàn thành các bước kiểm tra và cấu hình, sử dụng LV eInvoice để phát hành hóa đơn điện tử cho tất cả các giao dịch mới.
- Phát hành hóa đơn theo quy trình tự động hóa, giảm thiểu thời gian xử lý so với hóa đơn giấy.
Thông báo đến khách hàng:
- Gửi thông báo cho khách hàng về việc chuyển sang hóa đơn điện tử, kèm hướng dẫn nhận hóa đơn qua email hoặc truy cập trực tiếp vào cổng thông tin hóa đơn nếu có.
- Đảm bảo khách hàng đồng ý với hình thức mới, hỗ trợ họ trong trường hợp có thắc mắc về quy trình nhận hóa đơn điện tử.
Bước 6: Thiết lập chế độ lưu trữ/bảo mật trên LV eInvoice để chuyển đổi hóa đơn điện tử
Lưu trữ lâu dài theo quy định pháp luật:
- Thiết lập chế độ lưu trữ hóa đơn điện tử trên LV eInvoice để đảm bảo tuân thủ thời gian lưu trữ theo quy định pháp luật (thường là 10 năm).
- Hóa đơn phải dễ dàng truy xuất trong trường hợp cần cung cấp/đối chiếu cho cơ quan thuế.
Bảo mật dữ liệu hóa đơn:
- Kích hoạt các tính năng bảo mật của phần mềm, bao gồm mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập, đặt mật khẩu bảo vệ.
- Sao lưu định kỳ để đảm bảo dữ liệu hóa đơn luôn an toàn, tránh mất mát trong các trường hợp khẩn cấp.
Bước 7: Duy trì/giám sát quy trình trong giai đoạn chuyển đổi hóa đơn điện tử
Theo dõi quy trình phát hành/lưu trữ:
- Định kỳ kiểm tra quy trình phát hành hóa đơn điện tử để đảm bảo các hóa đơn được phát hành, lưu trữ đúng chuẩn.
- Giám sát tính hiệu quả của phần mềm, khắc phục ngay khi có sự cố phát sinh.
Hỗ trợ khách hàng, cải tiến quy trình:
- Giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về hóa đơn điện tử để họ nhận hóa đơn dễ dàng.
- Điều chỉnh quy trình phát hành hóa đơn điện tử dựa trên phản hồi của khách hàng/nhân viên, nâng cao hiệu quả trong quá trình sử dụng.
>>> Bài viết cùng chủ đề:
|
3. Trường hợp bắt buộc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Dưới đây là các trường hợp bắt buộc phải thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật:
Trường hợp 1 - Theo quy định pháp luật:
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Theo đó, từ ngày 1/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh phải thực hiện chuyển đổi sang HĐĐT.
- Thông tư 68/2019/TT-BTC: Hướng dẫn cụ thể về việc triển khai/sử dụng HĐĐT theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nêu rõ các yêu cầu, quy trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang HĐĐT.
Trường hợp 2 - Yêu cầu từ cục thuế:
- Các cơ quan thuế tại địa phương yêu cầu doanh nghiệp triển khai sử dụng HĐĐT để đồng bộ với hệ thống quản lý thuế điện tử, giảm thiểu gian lận thuế.
Trường hợp 3 - Đối tác yêu cầu:
- Nhiều đối tác, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn, yêu cầu sử dụng HĐĐT để tăng cường tính minh bạch trong quản lý giao dịch.
4. Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đơn giản với phần mềm LV eInvoice
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử từ hóa đơn giấy đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ nhiều bước, từ thiết lập thông tin, đăng ký với cơ quan thuế đến khởi tạo mẫu hóa đơn mới, hủy hóa đơn cũ. Quy trình này thường khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đảm bảo tính chính xác, tuân thủ đúng quy định pháp luật, đồng thời có thể mất nhiều thời gian nếu không được hỗ trợ bởi một công cụ phù hợp.
LV eInvoice là giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết các thách thức này toàn diện. Với phần mềm này, bạn có thể dễ dàng thực hiện mọi bước từ đăng nhập, quản lý thông tin đến xuất hóa đơn điện tử mới mà không gặp trở ngại. Nhờ quy trình tự động hóa, LV eInvoice giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro sai sót, đảm bảo mọi thao tác đều chính xác, tuân thủ quy định pháp luật. Hãy thử ngay LV eInvoice để chuyển đổi hóa đơn hiệu quả!
PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LV-EINVOICE
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử LV eInvoice tích hợp đầy đủ các tính năng từ lập hóa đơn, ký số, lưu trữ, cho đến việc tự động gửi hóa đơn đến khách hàng chỉ trong vài giây. Hệ thống bảo mật cao cấp của công ty cổ phần tin học Lạc Việt đảm bảo mọi dữ liệu của doanh nghiệp được bảo vệ an toàn
Lợi ích khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử LV e-Invoice bao gồm:
- Không tốn chi phí in ấn, lưu trữ giấy tờ
- Tự động tạo lập, ký số, gửi và lưu trữ hóa đơn
- Hoàn tất quy trình phát hành hóa đơn trong vài giây
- Luôn cập nhật theo quy định pháp luật mới nhất
- Tích hợp linh hoạt với các hệ thống kế toán và ERP
- Dễ sử dụng với mọi đối tượng người dùng
- Công nghệ mã hóa tiên tiến bảo vệ dữ liệu trước mọi nguy cơ mất mát
Với LV e-Invoice, việc quản lý hóa đơn chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trong hành trình số hóa doanh nghiệp, tạo ra giá trị bền vững. Chọn Lạc Việt - Chọn sự tin cậy và chất lượng hàng đầu.
>>> Xem thêm:
|
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử từ hóa đơn giấy có ý nghĩa quan trọng trong việc hiện đại hóa công tác quản lý, giúp doanh nghiệp thành công và tồn tại lâu dài trong thời đại số. Nếu bạn muốn tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử LV-Einvoice hãy liên hệ ngay với Lạc Việt để được tư vấn chi tiết!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: