Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn còn gặp khó khăn khi xử lý các trường hợp xuất hóa đơn khách lẻ, đặc biệt là khi khách lẻ không lấy hóa đơn. Bài viết này, AccNet sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình xuất hóa đơn cho các khách hàng cá nhân khi mua kẻ trong mọi trường hợp thực tế. Hãy cùng theo dõi nội dung dưới đây!
1. Cách xuất hóa đơn cho khách lẻ trong mọi trường hợp thực tế
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn cho khách lẻ trong các trường hợp cụ thể:
1.1. Cách xuất hóa đơn khách lẻ không lấy hóa đơn
Bước 1: Lập hóa đơn đầy đủ thông tin giao dịch
Ngay sau khi hoàn tất giao dịch bán hàng/cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn theo quy định, ghi đầy đủ các thông tin cần thiết bao gồm:
- Tên hàng hóa/dịch vụ cung cấp.
- Số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế suất, số tiền thuế GTGT.
- Tổng giá trị thanh toán.
Nếu khách hàng không cung cấp thông tin cá nhân (tên, địa chỉ), doanh nghiệp có thể ghi “Khách lẻ” ở phần thông tin người mua.
Bước 2: Ghi chú trường hợp khách không lấy hóa đơn
Trong trường hợp khách lẻ không lấy hóa đơn, doanh nghiệp nên ghi chú "khách không lấy hóa đơn" vào phần ghi chú trên hóa đơn/trong sổ sách kế toán, giúp doanh nghiệp dễ dàng giải trình với cơ quan thuế.
Bước 3: Lưu trữ hóa đơn theo quy định
Dù khách hàng không nhận hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hóa đơn phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu là 10 năm dưới dạng giấy/điện tử.
| 1. Tại sao phải xuất hóa đơn dù khách lẻ không lấy hóa đơn? Theo Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên, ngay cả khi khách hàng không lấy hóa đơn. 2. Không lập hóa đơn cho khách lẻ có bị xử lý? Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không xuất hóa đơn khách lẻ, có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt từ 4 triệu đến 8 triệu đồng cho mỗi trường hợp. 3. Có ví dụ thực tế cho trường hợp này không? Ví dụ thực tế: Một khách hàng lẻ mua hàng tại một cửa hàng điện tử với tổng giá trị là 500.000 đồng. Sau khi thanh toán, khách hàng từ chối nhận hóa đơn vì cho rằng không cần thiết. Lúc này, cửa hàng vẫn phải lập hóa đơn cho giao dịch này, ghi đầy đủ thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, thuế GTGT. |
1.2. Cách xuất hóa đơn khách lẻ cho giao dịch có giá trị từ 200.000 đồng trở lên
Theo Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi doanh nghiệp bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ cho khách lẻ với giá trị từ 200.000 đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn, kể cả khi khách lẻ không yêu cầu/không lấy hóa đơn.
- Bước 1: Sau khi hoàn tất giao dịch, doanh nghiệp phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) cho khách lẻ ngay tại thời điểm giao dịch.
- Bước 2: Trên hóa đơn, ghi đầy đủ thông tin bắt buộc bao gồm tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thuế suất và số tiền thuế GTGT.
- Bước 3: Nếu khách hàng không cung cấp thông tin đầy đủ, doanh nghiệp có thể ghi “Khách lẻ” tại phần thông tin người mua hàng.
- Bước 4: Hóa đơn có thể được xuất dưới dạng giấy/hóa đơn điện tử. Nếu xuất hóa đơn khách lẻ là giấy, doanh nghiệp cần giao bản gốc cho khách hàng
Xem thêm:
- Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử theo đúng thời điểm và nội dung hợp lệ
- Xuất hóa đơn theo hợp đồng đúng thời điểm theo quy định pháp luật
- Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm đúng trường hợp theo quy định thuế GTGT
1.3. Khách lẻ yêu cầu xuất hóa đơn có giá trị dưới 200.000 đồng
Ngay cả khi giá trị giao dịch dưới 200.000 đồng, nếu khách lẻ yêu cầu, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo quy định tại Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC. Giúp khách hàng có chứng từ hợp lệ cho các mục đích cá nhân như khai thuế/bảo hành sản phẩm.
- Bước 1: Khi khách lẻ yêu cầu xuất hóa đơn dù giá trị giao dịch dưới 200.000 đồng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm giao dịch.
- Bước 2: Ghi đầy đủ thông tin giao dịch tương tự như các trường hợp xuất hóa đơn khách lẻ khác, bao gồm mô tả hàng hóa/dịch vụ, số tiền, thuế suất và tổng số tiền thanh toán.
- Bước 3: Ghi rõ thông tin người mua (nếu khách hàng cung cấp) hoặc ghi “Khách lẻ” nếu khách không muốn cung cấp thông tin cá nhân.
- Bước 4: Xuất hóa đơn, giao bản gốc cho khách hàng.
1.4. Cách xuất hóa đơn khách lẻ cho giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ có đăng ký bảo hành
Trong các trường hợp mua hàng hóa/dịch vụ có đăng ký bảo hành, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn để khách hàng có căn cứ bảo hành sản phẩm sau này.
- Bước 1: Lập hóa đơn ngay sau khi hoàn tất giao dịch mua hàng có đăng ký bảo hành.
- Bước 2: Ghi rõ trên hóa đơn các thông tin liên quan đến sản phẩm, dịch vụ bảo hành, số seri (nếu có), thời gian bảo hành.
- Bước 3: Đảm bảo hóa đơn bao gồm thông tin của khách lẻ để khách hàng có thể sử dụng khi cần yêu cầu bảo hành.
- Bước 4: Giao hóa đơn cho khách hàng hoặc gửi qua email nếu là hóa đơn điện tử.
1.5. Cách xuất hóa đơn khách lẻ cho giao dịch trên các nền tảng thương mại điện tử
Theo Nghị định 52/2013/NĐ-CP, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tuyến thông qua các nền tảng thương mại điện tử phải xuất hóa đơn cho tất cả các giao dịch, bao gồm cả giao dịch với khách lẻ.
- Bước 1: Sau khi khách hàng hoàn tất thanh toán trên nền tảng thương mại điện tử, hệ thống của doanh nghiệp cần tự động lập hóa đơn điện tử cho giao dịch.
- Bước 2: Hóa đơn điện tử cần bao gồm đầy đủ thông tin về sản phẩm, dịch vụ, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.
- Bước 3: Sau khi xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ, doanh nghiệp gửi nó qua email cho khách hàng hoặc cung cấp link truy cập để khách hàng tải xuống hóa đơn.
1.6. Giao dịch trong các lĩnh vực nhà hàng/ăn uống/khách sạn/vận tải
Các ngành nghề như dịch vụ vận tải, ăn uống, nhà hàng, khách sạn thường phải xuất hóa đơn khách lẻ cho mọi giao dịch với khách lẻ do yêu cầu quản lý thuế chặt chẽ, theo Thông tư 26/2015/TT-BTC.
- Bước 1: Sau khi hoàn tất cung cấp dịch vụ, lập hóa đơn ngay lập tức cho khách lẻ với đầy đủ thông tin chi tiết về dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng tiền.
- Bước 2: Đối với dịch vụ ăn uống, ghi rõ trên hóa đơn các món ăn, đồ uống đã cung cấp. Đối với dịch vụ vận tải, ghi chi tiết về hành trình và loại phương tiện.
- Bước 3: Hóa đơn có thể được in trực tiếp từ hệ thống POS hoặc gửi dưới dạng hóa đơn điện tử.
- Bước 4: Giao hóa đơn cho khách lẻ, nếu khách không nhận hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu trữ bản sao theo quy định.
Đọc thêm: Cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện gì?
1.7. Cách xuất hóa đơn khách lẻ cho các chương trình khuyến mại, giảm giá
Khi tổ chức các chương trình khuyến mại, nếu khách lẻ vẫn phải thanh toán một phần giá trị hàng hóa/dịch vụ, doanh nghiệp cần xuất hóa đơn cho số tiền thực thanh toán này. Việc này hỗ trợ ghi nhận doanh thu/thuế chính xác, ngay cả khi giá trị đã được giảm.
- Bước 1: Sau khi khách hàng thực hiện giao dịch mua hàng/sử dụng dịch vụ trong các chương trình khuyến mại/giảm giá, doanh nghiệp cần lập hóa đơn ngay tại thời điểm giao dịch.
- Bước 2: Ghi rõ trên hóa đơn các thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm cả giá bán gốc, mức giảm giá/khuyến mại, số tiền thực thanh toán sau khi áp dụng chương trình giảm giá.
Ví dụ: Nếu sản phẩm có giá gốc 1.000.000 đồng, khách hàng được giảm 20%, thì ghi rõ giá gốc là 1.000.000 đồng, giảm giá 200.000 đồng, số tiền khách hàng thực trả là 800.000 đồng.
- Bước 3: Ghi đầy đủ các thông tin khác như thuế suất, số tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán sau khi đã giảm giá.
- Bước 4: Giao hóa đơn cho khách lẻ.
- Bước 5: Nếu chương trình khuyến mại yêu cầu xuất hóa đơn khách lẻ ghi rõ giá trị quà tặng, doanh nghiệp cần ghi thêm giá trị của quà tặng, số tiền thanh toán sau khi trừ giá trị quà tặng.
2. Mẫu hóa đơn xuất cho khách lẻ mới nhất 2025
Dưới đây là một mẫu xuất hóa đơn khách lẻ chi tiết, doanh nghiệp có thể tham khảo và tải về:
|
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu Ngày ..... tháng ..... năm ..... Đơn vị bán hàng: CÔNG TY XYZ Mã số thuế: 0123456789 Địa chỉ: Số 123, Đường ABC, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh Điện thoại: 0909 123 456 Số tài khoản: 123456789 - Ngân hàng ABC Họ tên người mua hàng: Người mua không lấy hóa đơn Tên đơn vị: (Hoặc: Người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế) Mã số thuế: ................................................ Địa chỉ: ........................................................ Hình thức thanh toán: Tiền mặt (TM) Số tài khoản: ...................................................
Cộng tiền hàng: ...................................... VND Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: ................................... VND Tổng cộng tiền thanh toán: ........................... VND Số tiền viết bằng chữ: ............................................................
|
TẢI FILE MẪU XUẤT HÓA ĐƠN KHÁCH LẺ TẠI ĐÂY
Việc xuất hóa đơn khách lẻ là một quy định bắt buộc mà doanh nghiệp cần tuân thủ. Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để quản lý hiệu quả việc xuất hóa đơn. Cảm ơn bạn đã theo dõi và chúc bạn thành công trong việc áp dụng những kiến thức này vào thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp.
Xuất HĐ cho khách lẻ đôi khi bị xem nhẹ, một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Với phần mềm AccNet eInvoice, bạn dễ dàng quản lý, tạo hóa đơn cho khách lẻ nhanh chóng, đảm bảo chính xác tuyệt đối. Trải nghiệm ngay để chuyên nghiệp hóa quy trình của bạn!
PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE
TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT
AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:
- Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
- Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
- Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
- Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
- Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.
TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)
Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:
- Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
- Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
- Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
- Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.
✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp
- Giảm 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
- Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
- Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
- Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi
✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP
- Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
- Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
- Cập nhật công nợ & số dư real-time
- Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn
✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội
- Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
- Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
- Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE
✅ Demo miễn phí full tính năng
✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp
✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm
- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: