Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử (HĐĐT) phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể gặp trường hợp hóa đơn bị mất do lỗi hệ thống, sai sót kỹ thuật hoặc các nguyên nhân khác. Vậy, khi hóa đơn điện tử bị mất, doanh nghiệp cần xử lý như thế nào để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật?
1. Các trường hợp hóa đơn điện tử bị mất
Hóa đơn bị thất lạc/xóa nhầm/mất có thể xảy ra trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp làm mất hóa đơn đã lập: Hóa đơn đã được lập, gửi cho khách hàng nhưng bị mất dữ liệu do lỗi hệ thống, hỏng máy tính, mất file lưu trữ…
- Khách hàng làm mất hóa đơn điện tử: Bên mua đã nhận hóa đơn nhưng bị mất hoặc không thể truy cập được hóa đơn.
- Mất hóa đơn do lỗi phần mềm hóa đơn điện tử hoặc lỗi hệ thống: Hóa đơn đã phát hành nhưng bị mất do lỗi phần mềm, lỗi đường truyền hoặc sự cố máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Mất hóa đơn do lỗi của cơ quan thuế: Trong một số trường hợp hiếm hoi, hóa đơn điện tử đã được cấp mã từ cơ quan thuế nhưng bị lỗi trong hệ thống lưu trữ của Tổng cục Thuế.
Xem thêm:
2. Cách xử lý khi mất hóa đơn điện tử
Trường hợp doanh nghiệp làm mất hóa đơn điện tử đã lập
- Doanh nghiệp cần kiểm tra lại dữ liệu trong phần mềm hóa đơn điện tử, email hoặc hệ thống sao lưu (nếu có).
- Nếu không tìm thấy, doanh nghiệp phải liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để khôi phục dữ liệu.
- Nếu không thể khôi phục được, doanh nghiệp cần lập văn bản thông báo mất hóa đơn điện tử, gửi cho cơ quan thuế quản lý trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi phát hiện hóa đơn điện tử bị mất.
- Nếu hóa đơn đã gửi cho khách hàng, doanh nghiệp có thể đề nghị khách hàng gửi lại bản hóa đơn đã nhận.
Trường hợp khách hàng làm mất hóa đơn điện tử
- Khách hàng cần gửi văn bản đề nghị cấp lại hóa đơn cho bên bán (doanh nghiệp phát hành hóa đơn).
- Doanh nghiệp lập lại hóa đơn điện tử từ hệ thống lưu trữ, gửi lại cho khách hàng. Hóa đơn này phải có cùng số, ngày tháng, nội dung như hóa đơn gốc.
- Hóa đơn cấp lại không phải báo cáo lên cơ quan thuế, không ảnh hưởng đến nghĩa vụ kê khai thuế của doanh nghiệp.
Trường hợp hóa đơn điện tử bị mất do lỗi phần mềm hoặc lỗi hệ thống
- Doanh nghiệp cần liên hệ ngay với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để kiểm tra, khôi phục dữ liệu.
- Nếu không thể khôi phục, doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan thuế, thực hiện các bước cấp lại hóa đơn theo hướng dẫn.
Trường hợp hóa đơn điện tử bị mất do lỗi của cơ quan thuế
- Nếu doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng bị mất dữ liệu trên hệ thống thuế, cần gửi công văn đề nghị kiểm tra lại dữ liệu hóa đơn.
- Doanh nghiệp có thể truy xuất lại hóa đơn từ email khách hàng hoặc từ hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
Đọc thêm:
3. Các biện pháp phòng ngừa hóa đơn online bị mất dữ liệu
- Sao lưu hóa đơn định kỳ: Doanh nghiệp nên lưu trữ hóa đơn điện tử trên nhiều hệ thống khác nhau (máy tính nội bộ, email, ổ cứng di động, dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, OneDrive).
- Quản lý hóa đơn khoa học: Đặt quy tắc lưu trữ, phân quyền truy cập hợp lý để hạn chế rủi ro mất hóa đơn do lỗi con người.
- Luôn cập nhật dữ liệu với cơ quan thuế: Khi phát hiện hóa đơn bị mất, cần thông báo ngay với cơ quan thuế để tránh bị xử phạt.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín: Chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có hệ thống bảo mật tốt, hỗ trợ khôi phục dữ liệu khi gặp sự cố
Để tránh rủi ro mất dữ liệu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chuyên dụng như AccNet eInvoice – giải pháp giúp tự động lưu trữ hóa đơn chuẩn XML, đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế, tra cứu an toàn ngay cả khi thiết bị gặp sự cố.
PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE
TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT
AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:
- Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
- Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
- Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
- Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
- Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.
TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)
Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:
- Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
- Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
- Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
- Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.
✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp
- Giảm 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
- Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
- Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
- Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi
✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP
- Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
- Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
- Cập nhật công nợ & số dư real-time
- Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn
✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội
- Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
- Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
- Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE
✅ Demo miễn phí full tính năng
✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp
✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm
Hóa đơn điện tử bị mất là sự cố có thể xảy ra nhưng có thể xử lý nhanh chóng nếu doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định. Khi hóa đơn bị mất, doanh nghiệp cần kiểm tra lại dữ liệu, liên hệ với nhà cung cấp phần mềm, thông báo ngay cho cơ quan thuế để được hỗ trợ. Việc lưu trữ hóa đơn cẩn thận, thực hiện sao lưu định kỳ là cách hiệu quả nhất để phòng ngừa rủi ro mất hóa đơn trong tương lai.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: